Dos и Dont на въвеждане на данни в Excel

01 от 08

Обзор на данните за вход в Excel

Този урок обхваща някои от основните DOS и DON'Ts за въвеждане на данни в програмите за електронни таблици, като Excel, Google Spreadsheets и Open Office Calc.

Въвеждането на данни правилно за първи път може да избегне проблеми по-късно и да улесни използването на редица инструменти и функции на Excel, като формули и диаграми.

DOs и DON'Ts са:

1. Планирайте електронната си таблица
2. Не оставяйте празни редове или колони при въвеждане на свързани данни
3. Запазвайте често и запишете в две места
4. Не използвайте цифрите като заглавия на колони и не включвайте блокове с данните
5. Използвайте Референции за клетки и наименувани диапазони в формулите
6. Не оставяйте клетки, които съдържат формули, отключени
7. Сортирайте данните си

Планирайте електронната си таблица

Когато става въпрос за въвеждане на данни в Excel, е добра идея да направите малко планиране, преди да започнете да пишете.

Познавайки какво ще бъде използван работния лист, данните, които ще съдържа, и какво ще се направи с тези данни, биха могли да повлияят значително на окончателното оформление на работния лист.

Планирането преди въвеждането може да спести време по-късно, ако електронната таблица трябва да бъде реорганизирана, за да стане по-ефективна и по-лесна за работа.

Посочва се

• Каква е целта на електронната таблица?
• Колко данни ще задържи електронната таблица?
• Имате ли графики?
• Ще се отпечата ли електронната таблица?

Каква е целта на електронната таблица?

• Целта на електронната таблица ще помогне да се определи местоположението на данните, тъй като най-важната информация трябва да бъде видима и лесно достъпна.
• Какви изчисления се изискват? Изчисленията засягат какви формули и функции са необходими и къде ще бъдат разположени.

Колко данни ще държи електронната таблица?

Количеството данни, което електронната таблица първоначално ще задържи и колко ще се добави по-късно, ще се отрази на броя на използваните работни листове.

• Не разпространявайте твърде много данните си, тъй като те могат да направят конкретна информация трудна за намиране, а изчисленията, обхващащи няколко листа или работни книги, могат да започнат да повлияят на ефективността на Excel.
• За големи работни листове понякога е полезно да се показват важни колони над заглавията на колоните, вместо да се принуждават потребителите да се придвижват до дъното на работния лист, за да видят информацията.

Имате ли графики?

Ако всички или част от данните трябва да се показват в диаграма или диаграми, това може да повлияе върху оформлението на информацията,

• В зависимост от вида на графиката данните може да са групирани по различен начин - като например използването на обобщена област за пай диаграми.
• За големи електронни таблици графиките могат да бъдат преместени на отделни страници, за да се облекчи натрупването

Ще бъде ли отпечатан електронният лист?

Начинът, по който се подреждат данните, може да бъде засегнат, ако всички или някои от данните ще бъдат отпечатани, в зависимост от това дали е избрано портретното или пейзажно оформление и броя на необходимите листове.

• Ако искате да използвате портретен изглед на обикновена хартия с размер на буквите (8 1/2 X 11), помислете за поставянето на повечето данни в редове под няколко колони, така че всички заглавия да се виждат на един лист.
• Ако са необходими няколко листа, помислете за отпечатване на заглавията на колоните в горната част на всяка страница, за да улесните четенето на данните.
• Ако трябва да бъдат отпечатани много колони от данни, оформлението на пейзажа може да запази всички заглавия на една страница. Отново, ако са необходими няколко листа, отпечатайте заглавията на графите в горната част на всяка страница.
• Ако графиките трябва да бъдат отпечатани, преместването им в отделен лист може да опрости задачата.

02 от 08

Не оставяйте празни редове или колони в свързани данни

Оставянето на празни редове или колони в таблиците с данни или свързаните с тях диапазони може да направи много трудно правилното използване на редица функции на Excel, като например диаграми, осеви таблици и определени функции.

Дори празните клетки в ред или колона, съдържащи данни, могат да причинят проблеми, както е показано на изображението по-горе.

Липсата на празни пространства също ще улесни Excel да открива и избира всички свързани данни в диапазон, ако се използват функции като сортиране , филтриране или AutoSum .

Вместо да оставяте празни редове или колони, използвайте граници или форматиране на заглавия и етикети, като използвате удебелен или подчертан текст, за да раздробите данните и да ги направите по-лесни за четене.

Въведете колоната с данни по възможност, когато е възможно.

• Когато излагате електронната си таблица, поставете описателна позиция в горната част на първата колона на таблицата с данните по-долу.
• Ако има повече от една серия от данни, посочете ги една след друга в колони (отляво надясно) с заглавието за всяка серия от данни в горната част.

Съхранявайте несвързаните данни отделно

Макар че запазването на сродни данни е важно, в същото време може да бъде полезно да се запазят отделни диапазони от данни.

Оставянето на празни колони или редове между различни диапазони данни или други данни в работния лист отново ще улесни Excel да открие правилно и да избере съответни диапазони или таблици с данни.

03 от 08

Запазвайте често

Значението на спасяването на работата ви често не може да бъде преувеличено - или твърде често.

Разбира се, ако използвате електронна таблица в мрежата - например електронни таблици в Google или Excel Online - запазването не е проблем, тъй като нито една програма няма опция за запазване, а вместо това работи с функция за автоматично запазване.

За компютърните програми, обаче, след две или три промени - независимо дали става дума за добавяне на данни, извършване на промяна на форматирането или въвеждане на формула, се запазва работен лист.

Ако това изглежда твърде много, освен най-малко на всеки две или три минути.

Макар че стабилността на компютрите и компютърен софтуер се е подобрила драстично през последните няколко години, софтуерът все още се срива, все още се случват повреди на електрозахранването, а други хора понякога прескачат захранващия ви кабел и го изваждат от контакта.

И когато това се случи, загубата на всякакви данни - големи или малки - само увеличава натоварването ви, когато се опитвате да възстановите това, което вече сте направили.

Excel има функция за автоматично запаметяване , която обикновено работи много добре, но не трябва да се разчита. Получете навика да си осигурите вашите данни с чести спестявания.

Бърз достъп до запазването

Записването не трябва да бъде тежка задача да премествате мишката върху лентата и да кликвате върху иконите, да получите навик да запазвате с помощта на комбинацията от клавишни комбинации от:

Ctrl + S

Направете Запазване в две места

Друг аспект на спестяването, който не може да бъде преувеличен, е значението на запазването на данните ви на две различни места.

Второто място е, разбира се, резервно копие и многократно е казано: "Архивите са като застраховка: имайте една и вероятно няма да имате нужда от нея, нямате такъв и вероятно ще".

Най-добрият архив е този, който е в различно физическо местоположение от оригинала. В края на краищата, какъв е смисълът да имате две копия на файл, ако те са

• са на същия твърд диск, който не успее?
• на същия компютър, който е откраднат?
• в същата сграда, която гори на земята?

Уеб базирани архиви

Отново, създаването на резервно копие не трябва да бъде тежка или отнемаща време задача.

Ако сигурността не е проблем - работен лист е списък на вашите DVD-та - изпращайки си копие чрез уеб пощенска кутия, така че копие да остане на сървъра, вероятно е достатъчно.

Ако сигурността е проблем, уеб хранилището е все още опция - макар и с компания, която специализира в такива неща и заплаща такса за това.

В случая на онлайн електронни таблици, вероятно, собствениците на програмата архивират своите сървъри - и това включва всички потребителски данни. Но за да сте сигурни, изтеглете копие от файла на собствения си компютър.

04 от 08

Не използвайте цифрите като заглавия на колони и не включвайте блокове с данните

Използвайте заглавия в горната част на колоните и в началото на редовете, за да идентифицирате данните си, тъй като те правят операции като сортиране много по-лесно, но не използват номера като - 2012, 2013 и т.н. - за да го направите.

Както е показано на изображението по-горе, заглавията на колоните и редовете, които са само числа, могат по невнимание да бъдат включени в изчисленията. Ако формулите ви съдържат функции като:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

, които автоматично избират диапазона от данни за аргумента на функцията.

Обикновено такива функции първо търсят колони с номера, над които се намират, и след това наляво за ред от номера, като всички изброени числа ще бъдат включени в избрания диапазон.

Цифрите, използвани като заглавки на редици, също могат да бъдат погрешни като други серии от данни, ако са избрани като част от диапазон за диаграма, а не като етикети на оси.

Да форматирате номерата в заглавията на клетките като текст или да създавате текстови етикети, като предхождате всяко число с апостроф (') - като "2012 и 2013". Апострофът не се показва в клетката, но тя променя числото на текстовите данни.

Съхранявайте единиците в заглавията

Не: въведете валута, температура, разстояние или други единици във всяка клетка с данните за броя.

Ако го направите, има голяма вероятност Excel или Google Spreadsheets да преглеждат всички ваши данни като текст.

Вместо това поставете единиците в заглавията в горната част на колоната, които, както се случва, ще гарантират, че тези заглавия са най-малко текстови и няма да създадат проблема, обсъден по-горе.

Текст отляво, цифри надясно

Един бърз начин да установите дали имате текстови или цифрови данни е да проверите подравняването на данните в клетката. По подразбиране текстовите данни са подравнени наляво в Excel, а електронните таблици в Google и номерата са подравнени вдясно в клетката.

Въпреки че това подравняване по подразбиране може лесно да бъде променено, форматирането обикновено не се прилага, докато след въвеждане на всички данни и формули, така че подравняването по подразбиране може да ви даде представа, че нещо не е наред в работния лист.

Проценти и валутни символи

Най-добрата практика за въвеждане на всички данни в работен лист е да въведете само обикновен номер и след това да форматирате клетката, за да покажете правилно номера - и това включва процентите и сумите на валутата.

Excel и Google Spreadsheets обаче приемат процентни символи, които се въвеждат в клетка заедно с номера и и двете признават символите на обикновена валута, като например знака за долар ($) или символа на британската паунда (£), ако те са въведени в клетка заедно с номерата, но други валутни символи, като Южноафриканския Ранд (R), вероятно ще бъдат интерпретирани като текст.

За да избегнете потенциални проблеми, следвайте гореописаната най-добра практика и въведете сумата, след което форматирайте клетката за валута, вместо да въвеждате символа за валута.

05 от 08

Използвайте Референции за клетки и наименувани диапазони в формулите

Както референтните клетки, така и имените диапазони могат да бъдат и трябва да се използват във формулите, за да станат по-бързи и по-лесни за поддържане на формулите и по-нататък на целия работен лист, без грешки и актуализирани.

• Клетъчните препратки са комбинация от буквата на колона и номера на ред на клетка - като A1, B23 и W987 - и се използват за идентифициране на местоположението на данните в работен лист.
• Определен диапазон или дефинирано име е подобно на референтната клетка, тъй като се използва за идентифициране на клетка или диапазон от клетки в работен лист.

Препращане на данни във формули

Формулите се използват в Excel за извършване на изчисления - като добавяне или изваждане.

Ако действителните числа са включени във формули - като например:

= 5 + 3

Всеки път, когато данните се променят - да речем на 7 и 6, формулата трябва да се редактира и номерата да се променят така, че формулата да стане:

= 7 + 6

Ако вместо това данните се вписват в клетки в работния лист, референтните клетки или имената на диапазоните могат да се използват във формулата, а не в числата.

Ако числото 5 е въведено в клетки А 1 и 3 в клетка А2, формулата става:

= A1 + A2

За да актуализирате данните, променете съдържанието на клетки A1 и A2, но формулата остава същата - Excel автоматично актуализира резултатите от формулата.

Спестяването на време и усилия се увеличава, ако работният лист съдържа по-сложни формули и ако няколко формули отнасят едни и същи данни, тъй като данните трябва да се променят само на едно място и всички формули, които го отнасят, ще бъдат актуализирани.

Използването на референции за клетки или изброени диапазони също прави по-безопасен работен лист, тъй като ви позволява да защитите формулите от случайни промени, като същевременно оставяте клетките с данни, които се променят, достъпни.

Посочвайки данните

Друга характеристика на Excel и Google Spreadsheets е, че те ви позволяват да въведете референтни клетки или имена на диапазони във формули, като използвате посочването - което включва кликване върху клетка, за да въведете референцията във формулата.

Посочването намалява възможността за грешки, причинени от написването на погрешна референция на клетката или грешно изписване на име на диапазона.

Използвайте Named Ranges за избор на данни

Даването на име на свързана информация може да улесни избора на данни при извършване на сортиране или филтриране.

Ако размерът на дадена област за данни се промени, обхватът на име може лесно да бъде редактиран, като се използва функцията Name Manager .

06 от 08

Не оставяйте клетките, съдържащи формули, незащитени

След като прекарах толкова много време, за да накарам формулите им правилни и да използваме правилните референции за клетки, много хора правят грешката да напуснат тези формули уязвими от случайни или умишлени промени.

Чрез поставянето на данни в клетките в работния лист и след това позоваване на тези данни във формули позволява клетките, съдържащи формулите, да бъдат заключени и, ако е необходимо, да бъдат защитени с парола, за да бъдат защитени.

В същото време клетките, съдържащи данните, могат да останат отключени, за да могат лесно да се въвеждат промени, за да се запази актуалната електронна таблица.

Защитата на работен лист или работна книга е процес в две стъпки:

1. Уверете се, че правилните клетки са заключени
2. Приложете опцията за защита на листа - и, ако желаете, добавете парола

07 от 08

Сортирайте данните си

Сортирайте данните си, след като приключите с въвеждането им.

Работата с малки количества несортирани данни в Excel или в Google Spreadsheets обикновено не е проблем, но тъй като броят на данните се увеличава, така и трудностите при работата с него ефективно.

Сортираните данни са по-лесни за разбиране и анализ, а някои функции и инструменти, като VLOOKUP и SUBTOTAL изискват сортирани данни, за да се върнат правилните резултати.

Също така, сортирането на данните ви по различни начини може да улесни откриването на тенденции, които в началото не са очевидни.

Избиране на данни за подреждане

Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон, който трябва да бъде сортиран, и обикновено Excel е доста добър при избора на области от свързани данни - стига когато е бил въведен,

1. не са останали празни редове или колони в област с свързани данни;
2. и празните редове и колони бяха оставени между области с свързани данни.

Excel дори ще определи сравнително точно дали областта на данни има имена на полета и изключва този ред от записите, които трябва да бъдат сортирани.

Обаче позволяването на Excel да избира диапазона, който трябва да се сортира, може да е рисковано - особено при големи количества данни, които са трудни за проверка.

Използване на имена за избор на данни

За да сте сигурни, че са избрани правилните данни, маркирайте обхвата, преди да започнете сортирането.

Ако същия диапазон трябва да се сортира многократно, най-добрият подход е да му дадете aName.

Ако е определено име за диапазона, който трябва да бъде сортиран, въведете името в полето Име или го изберете от съответния падащ списък и Excel автоматично ще маркира точния обхват от данни в работния лист.

Скрити реда и колоните и сортиране

Скритите редове и колони от данни не се преместват по време на сортирането, така че те трябва да бъдат разкрити, преди да се извърши сортирането.

Например, ако ред 7 е скрит и е част от набор от данни, които са сортирани, той ще остане като ред 7, вместо да бъде преместен в правилното си местоположение в резултат на сортирането.

Същото важи и за колоните с данни. Сортирането по редове включва пренареждане на колони от данни, но ако колона Б е скрита преди сортирането, тя ще остане като колона Б и няма да бъде пренаредена с другите колони в сортирания диапазон.

08 от 08

Всички номера трябва да се съхраняват като номера

Проблем: Проверете дали всички номера се съхраняват като номера. Ако резултатите не са такива, каквито очаквахте, колоната може да съдържа номера, съхранявани като текст, а не като номера. Например, отрицателни числа, внесени от някои счетоводни системи или число, въведено с водещ "(апостроф), се съхраняват като текст.

Когато бързо сортирате данните с бутоните AZ или ZA, нещата могат да се окажат ужасно погрешни. Ако в данните има празен ред или празни колони, част от данните могат да бъдат сортирани, докато други данни се игнорират. Представете си каква бъркотия ще имате, ако имената и телефонният номер вече не съвпадат, или ако поръчките отиват на грешни клиенти!

Най-лесният начин да се гарантира, че правилният диапазон от данни е избран преди сортирането, е да му дадете име.

Второто предположение засяга точно това, което Excel подрежда. Ако сте избрали една клетка, Excel разширява селекцията, за да изберете диапазон (подобно на натискането на Ctrl + Shift + 8), ограничен от една или повече празни колони и редове. След това той преглежда първия ред в избрания диапазон, за да определи дали съдържа информация за заглавката или не.

Това е мястото, където сортирането с инструментите на лентата с инструменти може да стане трудно - вашият хедър (ако приемете, че имате такъв) трябва да отговаря на някои доста строги указания, за да може Excel да го разпознае като заглавна част. Например, ако в заглавния ред има празни клетки, Excel може да мисли, че не е заглавна. Също така, ако заглавният ред е форматиран на същия ред като другите редове в обхвата на данни, то той може да не го разпознае. Също така, ако вашата таблица с данни се състои изцяло от текст и заглавието ви съдържа само текст, Excel ще - почти навсякъде - не успя да разпознае заглавния ред. (Редът изглежда точно като друг ред за данни в Excel.)

Само след избиране на диапазона и определяне дали има заглавен ред Excel ще направи действително сортиране. Колко сте доволни от резултатите, зависи от това дали Excel е получил едновременно избора на диапазона и определянето на заглавния ред. Например, ако Excel не мисли, че имате заглавен ред и вие правите, тогава заглавката ви се сортира в тялото на данните; това обикновено е лошо нещо.

За да се уверите, че диапазонът ви от данни е разпознат правилно, използвайте клавишната комбинация Ctrl + Shift + 8, за да видите какво избира Excel; това ще бъде сортирано. Ако тя не отговаря на очакванията ви, трябва да промените характера на данните в таблицата или трябва да изберете диапазона от данни, преди да използвате диалоговия прозорец Сортиране.

За да се уверите, че заглавието ви е разпознато правилно, използвайте клавишната комбинация Ctrl + Shift + 8, за да изберете обхвата от данни, след което погледнете първия ред. Ако заглавката ви има празни клетки сред тези, избрани в първия ред или първия ред, е форматиран точно както вторият ред или имате избрани повече от един ред на заглавната част, тогава Excel предполага, че изобщо нямате заглавен ред. За да коригирате това, направете промени в заглавния ред, за да сте сигурни, че той е разпознат правилно от Excel.

И накрая, всички залози биха могли да бъдат изключени, ако таблицата ви с данни използва няколко заглавки. Excel е трудно да ги разпознае. Можете да комбинирате проблема, когато очаквате той да включва празни редове в този хедър; тя просто не може да го направи автоматично. Можете обаче просто да изберете всички редове, които искате да сортирате, преди да направите това. С други думи, да бъдете конкретни в това, което искате Excel да сортира; не позволявайте на Excel да направи предположенията за вас.
Дати и часове се съхраняват като текст

Ако резултатите от сортирането по дата не се окажат както се очаква, данните в колоната, съдържаща клавиша за сортиране, могат да съдържат дати или часове, съхранявани като текстови данни, а не като номера (датите и часовете са само форматирани числови данни).

На снимката по-горе, рекордът за А. Питърсън завършва в дъното на списъка, когато, на базата на датата на заемане - 5 ноември 2014 г., рекордът трябваше да бъде поставен над рекорда за А. Уилсън, който също има дата на заем от 5 ноември.

Причината за неочакваните резултати е, че датата на заемане на А. Питърсън е била съхранявана като текст, а не като номер
Смесени данни и бързи сорти.

При използване на метода за бързо сортиране на записи, съдържащи данни за текста и числата, се смесват заедно, Excel подрежда номерата и текстовите данни отделно - поставяне на записите с текстови данни в долната част на списъка.

Excel може също да включва заглавията на колоните в резултатите от сортирането - като ги интерпретира като съвсем друг ред от текстови данни, а не като имена на полетата за таблицата с данни.
Сортиране на предупрежденията - Сортиране на диалоговия прозорец

Както е показано на изображението по-горе, ако диалоговият прозорец "Сортиране" се използва, дори при сортиране на една колона Excel показва съобщение, което ви предупреждава, че е срещяло данни, съхранявани като текст, и ви дава възможност да изберете:

Сортирайте всичко, което изглежда като число като число
Сортирайте числата и номерата, съхранени отделно като текст

Ако изберете първата опция, Excel ще се опита да постави текстовите данни в правилното местоположение на резултатите от сортирането.

Изберете втората опция и Excel ще постави записите, съдържащи текстови данни в долната част на резултатите от сортирането - точно както при бързите сортиране.