За да предотвратите случайни или умишлени промени в определени елементи в работен лист или работна книга , Excel разполага с инструменти за защита на някои елементи от работните листи, които могат да се използват със или без парола.
Защитата на данните от промяна в работния лист на Excel е двуетапен процес.
- Заключване / отключване на конкретни клетки или обекти, като диаграми или графики, в работен лист.
- Прилагайки опцията "Защитен лист" - докато стъпка 2 приключи, всички елементи и данни на работните листове са уязвими за промяна.
Забележка : Защитата на елементите на работните листи не бива да се бърка със сигурността на паролите на ниво работна книга, която предлага по-високо ниво на сигурност и може да бъде използвана, за да се предотврати възможността на потребителите да отварят файл напълно.
Стъпка 1: Заключване / Отключване на клетки в Excel
По подразбиране всички клетки в работен лист на Excel се заключват. Това прави много лесно да се защитят всички данни и форматирането в един работен лист, просто като се приложи опцията за защита на листа.
За да защитите данните във всички страници в работна книга, опцията за защитен лист трябва да се приложи индивидуално за всеки лист.
Отключването на определени клетки позволява да се направят промени в тези клетки, след като опцията за защита на листа / работна книга е била приложена.
Клетките могат да бъдат отключени с помощта на опцията Lock Cell. Тази опция работи като превключвател - има само две състояния или позиции - ON или OFF. Тъй като всички клетки са първоначално заключени в работния лист, кликването върху опцията отключва всички избрани клетки.
Някои клетки в работен лист може да останат отключени, за да могат да се добавят нови данни или да се променят съществуващите данни.
Клетките, съдържащи формули или други важни данни, се държат заключени, така че след като се приложи опцията за защитен лист / работна книга, тези клетки не могат да се променят.
Пример: Отключване на клетки в Excel
На изображението по-горе е приложена защита на клетките. Стъпките по-долу са свързани с примера на работния лист в изображението по-горе.
В този пример:
- Клетките I6 до J10 са отключени, за да позволят добавянето или редактирането на данни при необходимост.
- Клетки I10 и J10, които съдържат формули за изчисляване на общите приходи, остават заключени.
- За този работен лист е активирана опцията за защитен лист.
Стъпки за заключване / отключване на клетките:
- Маркирайте клетки I6 до J10, за да ги изберете.
- Кликнете върху раздела Начална страница.
- Изберете опцията Формат на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху опцията Заключване на клетката в долната част на списъка.
- Показаните клетки I6 до J10 вече са отключени.
Отключване на графики, текстови полета и графики
По подразбиране всички диаграми, текстови полета и графични обекти - като например картини, клипове, фигури и Smart Art - представени в работен лист, се заключват и следователно се защитават, когато се използва опцията Protect Shee t.
За да оставите тези предмети отключени, така че да могат да бъдат променени, след като листът е защитен:
- Изберете обекта, който да бъде отключен; това прави добавя раздела Формат на лентата.
- Кликнете върху раздела Формат .
- В групата " Размер " в дясната страна на лентата кликнете върху бутона за стартиране на диалоговия прозорец (малка стрелка за посочване надолу) до думата "Размер", за да отворите прозореца за задачи за форматиране (диалогов прозорец Форматиране на картина в Excel 2010 и 2007)
- В секцията " Свойства " в прозореца за задачи премахнете отметката от квадратчето за отметка и ако е активно, от квадратчето Заключване на текста.
Стъпка 2: Прилагане на опцията за защита на листа в Excel
Втората стъпка в процеса - защита на целия работен лист - се прилага, като се използва диалоговият прозорец Protect Sheet.
Диалоговият прозорец съдържа серия от опции, които определят кои елементи от даден работен лист могат да бъдат променени. Тези елементи включват:
- Добавяне на парола, за да не се изключи защитата на листа.
- Избиране на заключени и отключени клетки.
- Редактиране, преместване или изтриване на данни.
- Добавяне / изтриване на редове и колони .
- Скриване или премахване на колони и редове.
- Промяна на форматирането на числата - валутни символи, процентни знаци, брой десетични знаци и др.
- Промяна на клетъчното форматиране - добавяне / премахване на промени в границите , клетките или шрифта, обвиване на текста и т.н.
Забележка : Добавянето на парола не възпрепятства потребителите да отварят работния лист и да преглеждат съдържанието.
Ако двете опции, които позволяват на потребителя да открои заключени и отключени клетки, са изключени, потребителите няма да могат да извършват промени в работен лист, дори ако съдържат отключени клетки.
Останалите опции, като форматиране на клетки и сортиране на данни, не работят еднакви. Например, ако опцията за формат клетки е отметнато, когато листът е защитен, всички клетки могат да бъдат форматирани.
От друга страна, опцията за сортиране позволява само тези клетки, които са били отключени преди листата да бъде защитена, за да бъдат сортирани.
Пример: Прилагане на опцията за защита на листа
- Отключете или заключете желаните клетки в текущия работен лист.
- Кликнете върху раздела Начална страница.
- Изберете опцията Формат на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху опцията Защита на листа в долната част на списъка, за да отворите диалоговия прозорец Защита на листа.
- Поставете отметка или премахнете отметката от желаните опции.
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да защитите работния лист.
Изключване на защитата на листа
За да депротектирате работен лист, така че всички клетки да могат да бъдат редактирани:
- Кликнете върху раздела Начална страница.
- Изберете опцията Формат на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху опцията Незащитен лист в долната част на списъка, за да деактивирате листа.
Забележка : Дезактивирането на работен лист няма ефект върху състоянието на заключените или отключените клетки.