Как да определите определен диапазон в Excel

Дайте описателни имена на конкретни клетки или диапазони от клетки

Името диапазон , име на диапазон или дефинирано име се отнасят за един и същ обект в Excel. Това е описателно име - като Jan_Sales или June_Precip - което е прикачено към конкретна клетка или набор от клетки в работен лист или работна книга .

Набелязаните диапазони улесняват използването и идентифицирането на данните при създаването на диаграми и във формули като:

= SUM (Jan_Sales)

= Юни-предварително + юли-предварително + августов

Също така, тъй като посоченият диапазон не се променя, когато дадена формула се копира в други клетки , тя предоставя алтернатива на използването на абсолютни референтни клетки в формулите.

Дефиниране на име в Excel

Три различни метода за дефиниране на име в Excel са:

• Използване на полето за име (на тази страница по-долу)
• Използване на диалоговия прозорец Ново име
• Използване на мениджъра на имена

Дефиниране на име с полето за име

Един от начините и вероятно най-лесният начин за дефиниране на имена е използването на полето за име , разположено над колона А в работния лист.

• Използвайте този метод, за да създадете уникални имена, които са разпознати от всеки лист в работна книга.

За да създадете име, използвайки полето за име, както е показано на изображението по-горе:

1. Маркирайте желания диапазон от клетки в работния лист.
2. Въведете желаното име за този диапазон в полето за имена, като Jan_Sales.
3. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата.
4. Името се показва в полето Име.

Забележка : Името се показва и в полето Име, когато в работния лист се откроява същия диапазон клетки. Показва се и в мениджъра на имена.

Наименование на правилата и ограниченията

Основните правила за синтаксиса, които трябва да запомните, когато създавате или редактирате имена за диапазони, са:

1. Името не може да съдържа интервали.
2. Първият знак на име трябва да е a
   • писмо
   • Долна черта (_)
   • наклонена черта (\)
3. останалите символи могат да бъдат само
   • букви или цифри
   • периоди
   • подчертават знаците
4. Максималната дължина на името е 255 знака.
5. Големите и малки букви са неразличими за Excel, така че Jan_Sales и jan_sales се разглеждат като едно и също име от Excel.

Допълнителните правила за наименуване са:

• Клетъчната референция не може да се използва като имена като A25 или R1C4.
• Еднозначните имена на имената са разрешени, с изключение на "C", "c", "R" или "r", тъй като те са свързани с колони и редове от клетки като R1C4.

01 от 02

Дефинирани имена и обхват в Excel

Всички имена имат обхват, който се отнася до местоположенията, където специално име се разпознава от Excel.

Обхватът на името може да бъде за:

• индивидуални работни таблици - наричани като обхват на ниво местен работен лист
• цяла работна книга - обхват на ниво глобална работна книга

Името трябва да е уникално в обхвата му, но същото име може да се използва в различни сфери.

Забележка : Приложното поле за нови имена е глобалното ниво на работната книга. След като бъде определен, обхватът на име не може лесно да бъде променен. За да промените обхвата на име, изтрийте името в мениджъра на имена и го предефинирайте с правилния обхват.

Обхват на нивото на местния работен лист

Име с обхват на ниво работен лист е валидно само за работния лист, за който е дефиниран. Ако името Total_Sales има обсег на лист 1 на работна книга, Excel няма да разпознае името на лист 2, лист 3 или друг лист в работната книга.

Това дава възможност за дефиниране на едно и също име за използване на няколко работни листа - при условие, че обхватът на всяко име е ограничен до конкретния му работен лист.

Използването на едно и също име за различни листове може да се направи, за да се осигури непрекъснатост между работните листове и да се гарантира, че формулите, които използват името Total_Sales, винаги се отнасят към един и същи набор от клетки в няколко работни листа в рамките на една работна книга.

За да направите разлика между идентични имена с различни обхвати във формулите, предшествайте името с името на работния лист, като например:

Лист1! Общо_наказания, Лист2! Общо_насочвания

Забележка: Имена, създадени с помощта на полето Име, винаги ще имат глобален обхват на ниво работна книга, освен ако името на областта и името на диапазона не са въведени в полето за име, когато името е определено.

Пример:
Име: Jan_Sales, Scope - ниво на глобалната работна книга
Име: Sheet1! Jan_Sales, Scope - ниво на местния работен лист

Обхват на ниво глобална работна книга

Името, дефинирано с обхват на ниво работна книга, се разпознава за всички работни листове в тази работна книга. Името на ниво работна книга може да се използва само веднъж в работна книга, за разлика от описаните по-горе имена на листа.

Името на полето за ниво на работната книга обаче не е разпознато от друга работна книга, така че имената на глобалните нива могат да бъдат повторени в различни Excel файлове. Например, ако името Jan_Sales има глобален обхват, същото име може да се използва в различни работни книги, озаглавени 2012_Revenue, 2013_Revenue и 2014_Revenue.

Обхват на конфликтите и предимствата на обхвата

Възможно е едно и също име да се използва както на ниво местен лист, така и на ниво работна книга, тъй като обхватът на двата биха били различни.

Подобна ситуация обаче би създала конфликт, когато името се използва.

За да разрешите такива конфликти, в Excel имената, определени за нивото на местния работен лист, имат предимство пред нивото на глобалната работна книга.

В такава ситуация ще се използва име на ниво на лист 2014_Revenue вместо име на ниво на работната книга за 2014_Revenue .

За да заобиколите правилото за приоритет, използвайте името на ниво работна книга във връзка с конкретно име на ниво лист, като например 2014_Revenue! Sheet1.

Едно изключение от първостепенното предимство е име на ниво местен лист, което има обсег на лист 1 на работна книга. Сферите, свързани с лист 1 на която и да било работна книга, не могат да бъдат пренебрегнати от имената на глобално ниво.

02 от 02

Дефиниране и управление на имена с мениджъра на имена

Използване на диалоговия прозорец Ново име

Втори метод за дефиниране на имена е да използвате диалоговия прозорец Ново име . Този диалогов прозорец се отваря с помощта на опцията Дефиниране на име , разположена в средата на раздела Формули на лентата .

Диалоговият прозорец Ново име улеснява дефинирането на имена с обхват на ниво работен лист.

За да създадете име, използвайки диалоговия прозорец Ново име

1. Маркирайте желания диапазон от клетки в работния лист.
2. Кликнете върху раздела Формули на лентата.
3. Кликнете върху опцията Дефиниране на име, за да отворите диалоговия прозорец Ново име .
4. В диалоговия прозорец се изисква да дефинирате:
   • име
   • Обхват
   • Обхват за новото име - коментарите са незадължителни
5. След като приключите, кликнете върху OK, за да се върнете в работния лист.
6. Името ще се покаже в полето за имена, когато бъде избран дефинираният диапазон.

Мениджърът на имената

Мениджърът на имена може да се използва и за дефиниране и управление на съществуващи имена. Той се намира до опцията Дефиниране на име в раздела Формули на лентата.

Дефиниране на име с помощта на мениджъра на имена

Когато дефинирате име в Мениджър на име, той отваря диалоговия прозорец Ново име , описан по-горе. Пълният списък на стъпките са:

1. Кликнете върху раздела Формули на лентата.
2. Кликнете върху иконата Name Manager в средата на лентата, за да отворите Name Manager.
3. В Мениджъра на имена кликнете върху бутона Нов, за да отворите диалоговия прозорец Ново име.
4. В този диалогов прозорец се изисква да дефинирате:
   • име
   • Обхват
   • Обхват за новото име - коментарите са незадължителни
5. Кликнете върху OK, за да се върнете към Мениджъра на имената, където новото име ще бъде посочено в прозореца.
6. Кликнете върху Затваряне, за да се върнете в работния лист.

Изтриване или редактиране на имена

С отвореното управление на имената,

1. В прозореца, съдържащ списъка с имена, щракнете веднъж върху името, което ще бъде изтрито или редактирано.
2. За да изтриете името, кликнете върху бутона Изтриване над прозореца на списъка.
3. За да редактирате името, кликнете върху бутона Редактиране, за да отворите диалоговия прозорец " Редактиране на име ".

В диалоговия прозорец "Редактиране на име" можете:

• редактирайте името.
• редактирайте или добавете коментар за името.
• променете референтния диапазон за името. Това може да се направи, като се подчертае съществуващият диапазон в диалоговия прозорец и след това се избере новият диапазон в работния лист, който да го замени.

Забележка: Обхватът на съществуващо име не може да бъде променен чрез опциите за редактиране. За да промените обхвата, изтрийте името и го предефинирайте с правилния обхват.

Филтриране на имена

Бутонът Филтър в Мениджъра на имена улеснява:

• намерете имена с грешки - като например невалиден диапазон,
• - определяне на обхвата на име - дали ниво на работен лист или работна книга, и
• сортиране и филтриране на изброените имена - дефинирани (обхват) имена или имена на таблици.

Филтрираният списък се показва в прозореца на списъка в Мениджър на имена.