Excel не разполага с възможностите за управление на данни на програми за релационни бази данни като SQL Server и Microsoft Access. Това, което може да направи, обаче, е да служи като обикновена или плоска база данни, която изпълнява изискванията за управление на данните в много ситуации.
В Excel данните се организират в таблици, като се използват редовете и колоните на работен лист. По-новите версии на програмата имат таблична функция , която улеснява въвеждането, редактирането и манипулирането на данни .
Всяка отделна част от данни или информация за даден обект - например номер на част или адрес на човек - се съхранява в отделна клетка на работен лист и се нарича поле.
Условия на база данни: Таблица, записи и полета в Excel
Базата данни представлява съвкупност от свързана информация, съхранявана в един или повече компютърни файлове по организиран начин.
Обикновено информацията или данните се организират в таблици. Една проста или плоска база данни, като например Excel, съдържа цялата информация за един обект в една таблица.
Релационните бази данни, от друга страна, се състоят от няколко таблици, като всяка таблица съдържа информация за различни, но свързани, теми.
Информацията в таблицата е организирана по такъв начин, че лесно може да бъде:
- Обновено
- Сортирани
- Коригирана
- Филтрирани или търсени конкретна информация
Records
В терминологията на базата данни записът съдържа цялата информация или данни за един конкретен обект, който е въведен в базата данни.
В Excel, записите обикновено се организират в редове от листове, като всяка клетка в реда съдържа една информация или стойност.
Полетата
Всяка отделна информация в запис на база данни - например телефонен номер или номер на улица - се посочва като поле .
В Excel отделните клетки на работен лист служат като полета, тъй като всяка клетка може да съдържа единична информация за обект.
Полеви имена
Важно е данните да бъдат въведени по организиран начин в база данни, така че да могат да бъдат сортирани или филтрирани, за да намерят конкретна информация.
За да се гарантира, че данните се въвеждат в една и съща последователност за всеки запис, заглавията се добавят към всяка колона на таблицата. Тези заглавия на колони се наричат имена на полета.
В Excel, горният ред на таблицата съдържа имената на полетата за таблицата. Този ред обикновено се нарича заглавен ред .
пример
В горното изображение цялата информация, събрана за един студент, се съхранява в отделен ред или запис в таблицата. Всеки ученик, независимо колко или колко малко информация се събира, има отделен ред в таблицата.
Всяка клетка в един ред е поле, съдържащо една част от тази информация. Имената на полетата в заглавния ред гарантират, че данните остават организирани, като запазват всички данни за конкретна тема, като име или възраст, в същата колона за всички студенти.
Инструментите за данни на Excel
Microsoft е включил редица инструменти за данни, които да улеснят работата с големи количества данни, съхранявани в таблици в Excel, и да се поддържат в добро състояние.
Използване на формуляр за записи
Един от тези инструменти, който улеснява работата с отделните записи, е формулярът за данни. Формуляр може да се използва за намиране, редактиране, въвеждане или изтриване на записи в таблици, съдържащи до 32 полета или колони.
Форматът по подразбиране включва списък на имената на полета в реда, в който са подредени в таблицата, за да се гарантира, че записите са въведени правилно. До всяко име на поле е текстово поле за въвеждане или редактиране на отделните полета с данни.
Въпреки че е възможно да се създават персонализирани формуляри, създаването и използването на стандартния формуляр е много по-лесно и често това е всичко, което е необходимо.
Премахване на дублирани записи на данни
Често срещан проблем с всички бази данни е грешките в данните. В допълнение към прости грешки в правописа или липсващи полета от данни, дублиращите се записи на данни могат да бъдат основен проблем, тъй като таблицата с данни нараства по размер.
Друг от инструментите за данни на Excel може да се използва за премахване на тези дублирани записи - точни или частични дубликати.
Сортиране на данни
Сортирането означава да реорганизирате данните според конкретна собственост, като например подреждане на таблица по азбучен ред по фамилно име или по хронологичен ред от най-старите до най-младите.
Опциите за сортиране на Excel включват сортиране по едно или повече полета, персонализирано сортиране, като дата или час и сортиране по редове, което позволява да се пренареждат полетата в таблица.