Форматите са промени, които се правят в работни листове в Excel, за да се подобри външният им вид и / или да се съсредоточи вниманието върху конкретни данни в работния лист.
Форматирането променя външния вид на данните, но не променя действителните данни в клетката, което може да е важно, ако тези данни се използват при изчисления. Например форматирането на числа, показващи само два знака след десетичната запетая, не съкращава или закръглява стойности с повече от два десетични знака.
За да промените числата по този начин, данните трябва да бъдат закръглени с помощта на една от функциите за закръгляне на Excel.
01 от 04
Форматиране на номера в Excel
Форматирането на номера в Excel се използва за промяна на външния вид на число или стойност в клетка в листа.
Форматирането на номера е прикрепено към клетката, а не към стойността в клетката. С други думи, форматирането на числа не променя действителното число в клетката, а само начина, по който се показва.
Например, изберете клетка, която е форматирана за отрицателни, специални или дълги числа, а обикновеният номер, а не форматираният номер, се показва в лентата за формули над работния лист.
Методите, обхванати за промяна на форматирането на числата, включват:
- клавишите за бърз достъп на клавиатурата;
- форматиране на икони върху лентата ;
- диалоговия прозорец Форматиране на клетки .
Форматирането на номера може да се приложи към една клетка, цели колони или редове, избран диапазон от клетки или цял работен лист.
Форматът по подразбиране за клетките, съдържащи всички данни, е общият стил. Този стил няма специфичен формат и по подразбиране показва числа без знаци в долари или запетаи и смесени номера - цифри, съдържащи частичен компонент - не се ограничават до определен брой десетични знаци.
02 от 04
Прилагане на форматиране на числа
Комбинацията от клавиши, която може да се използва за форматиране на число в данните, е:
Ctrl + Shift + ! (удивителен знак)Форматите, приложени към избраните цифрови данни чрез клавишни комбинации, са:
- два десетични знака
- запетаята като хиляда сепаратор (,)
За да приложите форматиране на номера към данните, използвайки клавишите за бърз достъп:
- Маркирайте клетките, съдържащи данните, които ще бъдат форматирани
- Натиснете и задръжте клавишите Ctrl и Shift на клавиатурата
- Натиснете и освободете клавиша за удивителен знак (!) - разположен над номер 1 - на клавиатурата, без да се освобождават клавишите Ctrl и Shift
- Освободете клавишите Ctrl и Shift
- Където е подходящо, номерата в избраните клетки ще бъдат форматирани, за да се покажат гореспоменатите формати
- Кликването върху някоя от клетките показва оригиналния неформатиран номер в лентата за формули над работния лист
Забележка: за числа с повече от два знака след десетичната запетая се показват само първите два десетични знака, останалите не се премахват и пак ще се използват при изчисления, включващи тези стойности.
Прилагане на форматиране на числа чрез използване на опции на лентата
Въпреки че няколко често използвани формати на числата са налични като отделни икони в раздела " Начална страница" на лентата, както е показано на изображението по-горе, повечето формати на числата се намират в падащия списък " Формат на числата" - който показва Обща информация като формат по подразбиране за клетките За да използвате опциите на списъка:
- Маркирайте клетките на данните, които ще бъдат форматирани
- Кликнете върху стрелката надолу до полето Номер формат , за да отворите падащия списък
- Кликнете върху опцията Брой в списъка, за да приложите тази опция към избраните клетки от данни
Числата се форматират до два знака след десетичната запетая, както при горната клавишна комбинация, но разделянето на запетаята не се използва с този метод.
Приложете форматиране на числа в диалоговия прозорец Форматиране на клетки
Всички опции за форматиране на номера са достъпни чрез диалоговия прозорец Форматиране на клетки .
Има два варианта за отваряне на диалоговия прозорец:
- Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата
- Натиснете Ctrl + 1 на клавиатурата
Опциите за форматиране на клетки в диалоговия прозорец са групирани заедно в списъците с табла с форматите на числата, намиращи се под раздела Номер .
В този раздел наличните формати се подразделят на категории в левия прозорец. Кликнете върху опция в прозореца и атрибутите и извадката от тази опция се показват вдясно.
Кликването върху номера в левия прозорец показва атрибутите, които могат да бъдат коригирани
- показваният брой десетични знаци
- използването на сепаратора за запетая за хиляди
- показващи опции за отрицателни числа
03 от 04
Прилагане на форматиране на валута
Прилагане на форматиране на валути чрез клавишите за бърз достъп
Комбинацията от клавиши, която може да се използва за форматиране на валута към данните, е:
- Ctrl + Shift + (знак за долар)
Форматите на валутата по подразбиране, приложени към избраните данни чрез клавишни комбинации, са:
- знакът за долара
- два десетични знака
- запетаята като хиляда сепаратор (,)
Стъпки за прилагане на форматиране на валути чрез клавишите за бърз достъп
За да приложите форматиране на валута към данните чрез клавишни комбинации:
- Маркирайте клетките, съдържащи данните, които ще бъдат форматирани
- Натиснете и задръжте клавишите Ctrl и Shift на клавиатурата
- Натиснете и освободете клавиша за знак за долар ($) - разположен над номер 4 - на клавиатурата, без да се освобождават клавишите Ctrl и Shift
- Освободете клавишите Ctrl и Shift
- Избраните клетки ще бъдат форматирани във валута и, където е приложимо, ще покажат гореспоменатите формати
- Кликването върху някоя от клетките показва оригиналния неформатиран номер в лентата за формули над работния лист.
Прилагане на форматиране на валути с използване на опции на лентата
Валутен формат може да се приложи към данните, като изберете опцията Валута от падащия списък Номер формат .
Иконата на знак за долар ( $) , намираща се в групата " Брой " в раздела " Начална страница" на лентата, не е за формата " Валута ", а за формата " Счетоводство ", както е показано на изображението по-горе.
Основната разлика между двата е, че счетоводният формат подравнява знака за долар от лявата страна на клетката, докато подравнява самите данни отдясно.
Приложете форматирането на валута в диалоговия прозорец Форматиране на клетки
Форматът на валутата в диалоговия прозорец " Форматиране на клетки " е много подобен на формата на числата, с изключение на опцията за избор на различен символ на валутата от стандартния знак за долар.
Диалоговият прозорец Форматиране на клетки може да се отвори по два начина:
- Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата
- Натиснете Ctrl + 1 на клавиатурата
В диалоговия прозорец кликнете върху Валута в списъка с категории отляво, за да видите или промените текущите настройки.
04 от 04
Прилагане на процентно форматиране
Уверете се, че данните, които се показват в процентен формат, се въвеждат в десетична форма - например 0,33 -, които, ако са форматирани за проценти, ще се показват правилно като 33%.
С изключение на числото 1, числата - номерата без десетична част - обикновено не са форматирани за проценти, тъй като показаните стойности се увеличават с коефициент 100.
Например, при форматиране за проценти:
- числото 1 ще се показва като 100%;
- числото 33 ще се показва като 3300%.
Прилагане на процентно форматиране с помощта на клавишите за бърз достъп
Комбинацията от клавиши, която може да се използва за форматиране на число в данните, е:
Ctrl + Shift + % (символ процент)Форматите, приложени към избраните цифрови данни чрез клавишни комбинации, са:
- 0 десетични знака
- добавя се процентният символ
Стъпки за прилагане на процентното форматиране посредством клавишите за бърз достъп
За да приложите процента на форматиране към данните, използвайки клавишите за бърз достъп:
- Маркирайте клетките, съдържащи данните, които ще бъдат форматирани
- Натиснете и задръжте клавишите Ctrl и Shift на клавиатурата
- Натиснете и освободете клавиша за процента символи (%) - разположен над номер 5 - на клавиатурата, без да се освобождават клавишите Ctrl и Shift
- Освободете клавишите Ctrl и Shift
- Номерата в избраните клетки ще бъдат форматирани, за да се покаже процентният символ
- Ако кликнете върху някоя от форматираните клетки, ще видите оригиналния неформатиран номер в лентата за формули над работния лист
Прилагане на процентно форматиране с помощта на опциите на лентата
Процентният формат може да бъде приложен към данните, като се използва или процентната икона, разположена в групата Брой в раздела Начална страница на лентата, както е показано на изображението по-горе, или като изберете опцията Процент от падащия списък Формат на числата .
Единствената разлика между двете е, че иконата на лентата, като клавишната комбинация по-горе, показва нула след десетичната запетая, докато опцията за падащия списък се показва до два знака след десетичната запетая. Например, както е показано на изображението по-горе, числото 0.3256 се показва като:
- 33%, когато се форматира с иконата на лентата
- 32.56%, когато се форматира, като се използва опцията за падащия списък
Числата се форматират до два знака след десетичната запетая, както при горната клавишна комбинация, но разделянето на запетаята не се използва с този метод.
Нанесете процентното използване на диалоговия прозорец " Форматиране на клетки "
Предвид броя на стъпките, необходими за достъп до опцията за форматиране на процента в диалоговия прозорец Форматиране на клетки , има много малко време, когато този избор трябва да се използва вместо един от методите, споменати по-горе.
Единствената причина да изберете да използвате тази опция би била да промените броя десетични места, показвани с номера, форматирани за процент - в диалоговия прозорец броят на показаните десетични знаци може да бъде зададен от нула до 30.
Диалоговият прозорец Форматиране на клетки може да се отвори по два начина:
- Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата
- Натиснете Ctrl + 1 на клавиатурата