Форматиране на отрицателни, дълги и специални номера в Excel

01 от 04

Форматиране на числа в Преглед на Excel

Информация за конкретни формати на числата може да намерите на следните страници:

Страница 1: Отрицателни номера (по-долу);
Страница 2: Показване на десетичните числа като фракции;
Страница 3: Специални номера - пощенски кодове и форматиране на телефонни номера;
Страница 4: Форматиране на дълги номера - например номера на кредитни карти - като текст.

Форматирането на номера в Excel се използва за промяна на външния вид на число или стойност в клетка в листа.

Форматирането на номера е прикрепено към клетката, а не към стойността в клетката. С други думи, форматирането на числа не променя действителното число в клетката, а само начина, по който се показва.

Например, форматирането на валута, процент или число в данните се вижда само в клетката, където се намира номерът. Щракването върху тази клетка ще покаже обикновения, неформатиран номер в лентата за формули над работния лист.

Общи по подразбиране

Форматът по подразбиране за клетките, съдържащи всички данни, е общият стил. Този стил няма специфичен формат и по подразбиране показва числа без знаци в долари или запетаи и смесени номера - цифри, съдържащи частичен компонент - не се ограничават до определен брой десетични знаци.

Форматирането на номера може да се приложи към една клетка, цели колони или редове, избран диапазон от клетки или целия работен лист .

Форматиране на отрицателни числа

По подразбиране отрицателните числа се идентифицират чрез отрицателен знак или тире (-) отляво на номера. Excel има няколко други опции за форматиране за показване на отрицателни числа, намиращи се в диалоговия прозорец Форматиране на клетки . Те включват:

• червен текст
• кръгли скоби
• кръгли скоби и червен текст

Показването на отрицателни числа в червено може да улесни тяхното намиране - особено ако те са резултат от формули, които могат да бъдат трудно проследени в голям работен лист.

Често се използват скоби, за да се улесни идентифицирането на отрицателни числа за данни, които трябва да бъдат отпечатани в черно и бяло.

Промяна на форматирането на отрицателни числа в диалоговия прозорец Форматиране на клетки

1. Маркирайте данните, които ще бъдат форматирани
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата
3. Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки
4. Кликнете върху Номер в секцията Категория на диалоговия прозорец
5. Изберете опция за показване на отрицателни числа - червени, скоби или червени и скоби
6. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
7. Отрицателните стойности в избраните данни сега трябва да бъдат форматирани с избраните опции

02 от 04

Форматиране на числа като фракции в Excel

Показване на десетични числа като фракции

Използвайте формата Фракция, за да показвате номерата като действителни фракции, а не десетични числа. Както е посочено в колоната Описание в изображението по-горе, наличните опции за фракции включват:

• показващи десетични знаци като една, две или трицифрени фракции в знаменателната част на числото;
• показващи десетични знаци като често използвани фракции - като половината и една четвърт.

Първо форматирайте данните на второ място

Обикновено най-добре е да приложите фрагментния формат към клетките, преди да въведете данните, за да избегнете неочаквани резултати.

Например, ако в клетките с общ формат са въведени фракции с числители между една и 12 - например 1/2 или 12/64 - числата ще бъдат променени на дати като:

• 1/2 ще бъде върнат като 2-Jan
• 12/64 ще бъдат върнати като Jan-64 (януари, 1964)

Също така, фракции с числители, по-големи от 12, ще бъдат превърнати в текст и могат да причинят проблеми, ако се използват при изчисления.

Форматирайте числата като фракции в диалоговия прозорец Format Cells

1. Маркирайте клетките, които ще бъдат форматирани като фракции
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата
3. Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки
4. Кликнете върху фракцията в секцията Категория на диалоговия прозорец, за да се покаже списъкът с наличните фракционни формати от дясната страна на диалоговия прозорец
5. Изберете формат за показване на десетични номера като фракции от списъка
6. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
7. Десетичните номера, въведени във форматирания обхват, трябва да се показват като фракции

03 от 04

Форматиране на специални номера в Excel

Ограничения по общия и номера на формата

Ако използвате Excel за съхраняване на идентификационни номера - като пощенски кодове или телефонни номера - може да откриете, че номерът се променя или се показва с неочаквани резултати.

По подразбиране всички клетки в работен лист на Excel използват общия формат и характеристиките на този формат включват:

• водещите нули в числата се премахват,
• номерата с повече от 11 цифри се превръщат в научна (или експоненциална) нотация.

По същия начин форматът " Брой " е ограничен до показване на числа с дължина 15 цифри. Всички цифри извън тази граница са закръглени до нули

За да избегнете проблеми със специални номера, могат да се използват две опции в зависимост от типа номер, който се съхранява в работен лист:

• категорията на специалния формат в диалоговия прозорец Форматиране на клетки (вижте по-долу);
• форматиране на номера като текст (следваща страница).

За да се уверите, че специалните номера се показват правилно при въвеждане, форматирайте клетката или клетките, като използвате един от двата формата по-долу, преди да въведете номера.

Категория на специалния формат

Специалната категория в диалоговия прозорец Форматиране на клетки автоматично прилага специално форматиране на такива номера като:

• телефонни номера - обхваща първите три цифри на 10-цифрено число в скоби и разделя останалите седем цифри на две групи, разделени с тире. Например: (800) 555-1212
• Социалноосигурителни номера - разделя девет цифрени числа на групи от по три, два и четири, разделени с тирета. Например: 555-00-9999

• пощенски кодове - запазва водещи нули в числа - които се премахват с обикновени формати. Например: 00987

• пощенски код + 4 : разделя деветцифрени числа на групи от пет цифри и четири разделени с тире. Също така запазва всички водещи нули. Пример: 00987-5555

Локално чувствителни

Падащият списък под локалната мрежа дава опции за форматиране на специални номера, подходящи за конкретни държави. Например, ако локалът е променен на английски (Канада), наличните опции са Телефонен номер и Номер на социално осигуряване - които обикновено се използват за тази държава.

Използване на специален форматиране за числа в диалоговия прозорец Форматиране на клетки

1. Маркирайте клетките, които ще бъдат форматирани като фракции
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата
3. Кликнете върху стартовия панел на диалоговия прозорец - малката стрелка за насочване надолу в долния десен ъгъл на групата с икони номер на лентата, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране на клетки
4. Кликнете върху Специални в секцията Категория на диалоговия прозорец, за да се покаже списъкът с наличните специални формати в дясната страна на диалоговия прозорец
5. Ако е необходимо, кликнете върху опцията " Локализация ", за да промените местоположенията
6. Изберете една от опциите за форматиране за показване на специални номера от списъка
7. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
8. Подходящите номера, въведени във форматирания диапазон, трябва да се показват както при избрания специален формат

04 от 04

Форматиране на номера като текст в Excel

Ограничения по общия и номера на формата

За да се уверите, че дългите номера - като 16 цифри на кредитни карти и банкови карти - се показват правилно при въвеждане, форматирайте клетката или клетките с помощта на текстовия формат - за предпочитане преди да въведете данните.

По подразбиране всички клетки в работен лист в Excel използват общия формат и една от характеристиките на този формат е, че номерата с повече от 11 цифри се преобразуват в научна (или експоненциална) нотация - както е показано в клетка А2 в изображението по-горе.

По същия начин форматът " Брой " е ограничен до показване на числа с дължина 15 цифри. Всички цифри извън тази граница са закръглени до нули.

В клетка A3 по-горе, номерът 1234567891234567 се променя на 123456789123450, когато клетката е настроена за форматиране на числа.

Използване на текстови данни във формули и функции

Обратно, когато се използва текстово форматиране - клетка А4 по-горе - същото число се показва правилно и тъй като ограничението на броя на клетките за текстовия формат е 1,024, вероятно са само ирационални числа като Pi (Π) и Phi (Φ) които не могат да бъдат показани в тяхната цялост.

В допълнение към запазването на номера, идентичен на начина, по който е въведен, числата, форматирани като текст, все още могат да се използват във формулите, като се използват основни математически операции, като например добавяне и изваждане, както е показано в клетка А8 по-горе.

Те обаче не могат да бъдат използвани при изчисления с някои от функциите на Excel - като SUM и СРЕДНО , тъй като клетките, съдържащи данните, се третират като празни и се връщат:

• резултат от нула за SUM - клетка A9
• стойността на грешката # DIV / 0! за средно - клетка A10

Стъпки за форматиране на клетка за текст

Както при другите формати, е важно да форматирате клетката за текстови данни, преди да въведете номера - в противен случай тя ще бъде повлияна от текущото клетъчно форматиране.

1. Кликнете върху клетката или изберете диапазон от клетки, които искате да конвертирате в текстов формат
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата
3. Кликнете върху стрелката за надолу до полето Номер формат - по подразбиране се показва Общи - за да отворите падащото меню на опциите за форматиране
4. Превъртете до долната част на менюто и кликнете върху опцията Текст - няма допълнителни опции за текстов формат

Текст отляво, цифри надясно

Визуална улика, която ви помага да определите формата на клетката, е да погледнете привеждането в съответствие на данните.

По подразбиране в Excel текстовите данни са подравнени отляво в клетка и числови данни отдясно. Ако подравняването по подразбиране за диапазон, форматиран като текст, не е променен, номерата, въведени в този диапазон, трябва да бъдат показани от лявата страна на клетките, както е показано в клетка C5 на изображението по-горе.

В допълнение, както е показано в клетки А4 до А7, числата, форматирани като текст, също ще покажат малък зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката, което показва, че данните могат да бъдат форматирани неправилно.