01 от 03
Сортиране по цвят на фона на клетки в Excel
Сортиране по цвят в Excel
В допълнение към сортирането по стойности - като например текст или числа - Excel има персонализирани опции за сортиране, които позволяват сортиране по цвят.
Сортирането по цвят може да бъде полезно при използване на условно форматиране , което може да се използва за промяна на цвета на фона или цвета на шрифта на данни, които отговарят на определени условия.
Както е показано на изображението по-горе, сортирането по цвят може да се използва за групиране на тези данни заедно за лесно сравнение и анализ.
Тази серия съвети обхваща различни методи за сортиране на данни в Excel, използвайки цвят. Специфична информация за различните видове цветови опции можете да намерите на следните страници:
- Сортиране по цвят на фона на клетката (по-долу)
- Сортиране по цвят шрифт
- Сортиране по условни форматиращи икони
Избиране на данни за подреждане
Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон, който трябва да бъде сортиран, и обикновено Excel е доста добър при избора на области от свързани данни - стига когато е бил въведен,
- не са останали празни редове или колони в област с свързани данни;
- и празните редове и колони бяха оставени между области с свързани данни.
Excel дори ще определи сравнително точно дали областта на данни има имена на полета и изключва този ред от записите, които трябва да бъдат сортирани.
Разрешаването на Excel да избира диапазона, който трябва да се сортира, е добре за малки количества данни, които могат да се проверят визуално, за да се гарантира, че:
- че е избран правилният диапазон;
- че в диапазона няма празни места;
- че след сортирането данните за записите са непокътнати и правилни.
За големи области от данни, най-лесният начин да се гарантира, че е избран правилният диапазон, е да го маркирате преди да започнете сортирането.
Ако един и същи диапазон трябва да бъде сортиран многократно, най-добрият подход е да му дадете име .
Ако е определено име за диапазона, който трябва да се сортира, въведете името в полето Име или го изберете от съответния падащ списък и Excel автоматично ще маркира точния обхват от данни в работния лист.
Сортиране по цвят и ред за сортиране
Сортирането изисква използването на ред за сортиране .
При сортиране по стойности съществуват две възможни подредени поръчки - възходящи или низходящи. При сортиране по цветове обаче такава поръчка не съществува, така че потребителят определя кода за подреждане на цветовете в диалоговия прозорец Сортиране.
Сортирайте по пример за цвят на клетката
В изображението по-горе, за диапазона от клетки H2 до L12 е използвано условно форматиране за промяна на цвета на фона на клетката на записите въз основа на възрастта на учениците.
Вместо да променят цвета на клетките на всички студентски записи, само тези 20-годишни или по-млади са били засегнати от условно форматиране, като останалите остават незасегнати.
Тези записи след това бяха сортирани по цвят на клетката, за да групират записите, представляващи интерес, в горната част на диапазона за лесно сравнение и анализ.
Следните стъпки бяха следвани, за да се сортира данните по цвят на фона на клетката.
- Маркирайте диапазона клетки, които трябва да бъдат сортирани - H2 до L12
- Кликнете върху раздела Начало на лентата
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- Под заглавието Sort On (Сортирай върху) в диалоговия прозорец изберете Cell Cell (Цвят на клетките) от падащия списък
- Когато Excel намери различни цветове на фона на клетките в избраните данни, добавя тези цветове към опциите, изброени в заглавието на поръчката в диалоговия прозорец
- Под заглавието на поръчката изберете червения цвят от падащия списък
- Ако е необходимо, изберете Нагоре под реда на подреждане, така че червените данни да са в горната част на списъка
- Кликнете върху OK, за да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец
- Четирите записи с цвят на червените клетки трябва да бъдат групирани в горната част на диапазона от данни
02 от 03
Сортиране на данните по цвят на шрифта в Excel
Сортиране по цвят шрифт
Много подобно на сортирането по цвят на клетката, сортирането по цвят на шрифта може да се използва за бързо сортиране на данни с различен оцветен текст.
Промените в цвета на шрифта могат да се извършват, като се използва условно форматиране или в резултат на форматиране на номера - например когато се показват червени отрицателни числа, за да се улесни намирането им.
Сортиране по пример за цвят на шрифта
В изображението по-горе, за диапазона от клетки H2 до L12 условното форматиране се използва за промяна на цвета на шрифта на студентските записи въз основа на тяхната програма за изследване:
- Червен шрифт - ученици, записани в програмата за медицински сестри
- Син шрифт - ученици, записани в научната програма
След това тези записи бяха сортирани по цвят на шрифта, за да групират записите, представляващи интерес, в горната част на диапазона, за да се сравняват и анализират лесно.
Редът за подреждане на цвета на шрифта е червен, последван от синьо. Записите с цвета на черен шрифт по подразбиране не са сортирани.
Следните стъпки бяха предприети за сортиране на данните по цвят на шрифта.
- Маркирайте диапазона клетки, които трябва да бъдат сортирани - H2 до L12
- Кликнете върху раздела Начало на лентата .
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- Под заглавието " Сортирай" в диалоговия прозорец изберете " Цвят на шрифта" от падащия списък
- Когато Excel намери различни цветове на шрифта в избраните данни, добавя тези цветове към опциите, изброени в заглавието на поръчката в диалоговия прозорец
- Под заглавието на поръчката изберете червения цвят от падащия списък
- Ако е необходимо, изберете Нагоре под реда на подреждане, така че червените данни да са в горната част на списъка
- В горната част на диалоговия прозорец кликнете върху бутона Добавяне на ниво, за да добавите второто ниво на сортиране
- За второто ниво, под заглавието на поръчката, изберете син цвят от падащия списък
- Изберете " На върха" под реда на подреждане, така че синьото на цветовете да бъде над тези записи с черния шрифт по подразбиране
- Кликнете върху OK, за да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец
- Двете записи с червения цвят на шрифта трябва да бъдат групирани заедно в горната част на диапазона от данни, последван от двете синьо-оцветени записани в шрифта записи
03 от 03
Сортиране на данни с условно форматиране на икони в Excel
Сортиране по условни форматиращи икони
Друга възможност за сортиране по цвят е използването на подразбиращи се форматиране на иконите за реда на подреждане .
Тези набори от икони предлагат алтернатива на редовните опции за условно форматиране, които се фокусират върху промените в шрифтовия и клетъчния формат.
Както при сортирането по цвят на клетката, при сортиране по цвят на иконата потребителят задава реда на сортиране в диалоговия прозорец Сортиране .
Сортирай по икона Пример за цвят
В изображението по-горе диапазонът от клетки, съдържащи данни за температурата за Париж, Франция, е условно форматиран със зададената икона за спиране на светлината , базирана на дневната максимална температура за юли 2014 г.
Тези икони бяха използвани за сортиране на данните със записи, показващи зелените икони, групирани първо, следвани от кехлибарените икони, а след това - червени.
Следните стъпки бяха предприети за сортиране на данните по цвят на иконата.
- Маркирайте диапазона от клетки, които трябва да бъдат сортирани - от I3 до J27
- Кликнете върху раздела Начало на лентата .
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- Под заглавието Sort On в диалоговия прозорец изберете Cell Icon от падащия списък
- Когато Excel открие икони на клетки в избраните данни, той добавя тези икони към опциите, изброени под заглавието на поръчката в диалоговия прозорец
- Под заглавието на поръчката изберете зелената икона от падащия списък
- Ако е необходимо, изберете Нагоре под реда на подреждане, така че данните със зелени икони да са в горната част на списъка
- В горната част на диалоговия прозорец кликнете върху бутона Добавяне на ниво, за да добавите второто ниво на сортиране
- За второто ниво, под заглавието на поръчката, изберете яркочервената или жълта икона от падащия списък
- Отново, ако е необходимо, изберете Нагоре под реда на подреждане - това ще постави втората група записи под тези със зелени икони, но преди всичко останалите записи ще бъдат сортирани
- Тъй като в този набор има само три опции за икона, няма нужда да добавяте трето ниво, за да сортирате записите с червени икони, тъй като те са единствените останали записи и ще бъдат разположени в долната част на диапазона
- Кликнете върху OK, за да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец
- Записите със зелена икона трябва да бъдат групирани в горната част на диапазона от данни, следвани от записите с ирландска икона и след това с червена икона