Тази серия от съвети обхваща различни методи за сортиране на данни в Excel. Специфична информация може да намерите на следните страници:
- Бързо сортиране на единична колона с помощта на Сортиране и филтър или Горещи клавиши
- Сортиране на няколко колони
- Сортиране по дати или пъти
- Сортирайте по дни от седмицата, месеците или други персонализирани списъци
- Сортиране по редове - преподреждане на колони
Избиране на данни за подреждане
Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон, който трябва да бъде сортиран и обикновено Excel е доста добър при избора на области от свързани данни - стига когато е бил въведен,
- не са останали празни редове или колони в област с свързани данни;
- и празните редове и колони бяха оставени между области с свързани данни.
Excel дори ще определи сравнително точно дали областта на данни има имена на полета и изключва този ред от записите, които трябва да бъдат сортирани.
Обаче позволяването на Excel да избира диапазона, който трябва да се сортира, може да е рисковано - особено при големи количества данни, които са трудни за проверка.
За да сте сигурни, че са избрани правилните данни, маркирайте обхвата, преди да започнете сортирането.
Ако един и същи диапазон трябва да бъде сортиран многократно, най-добрият подход е да му дадете име .
01 от 05
Сортиране на клавишите и сортирането
Сортирането изисква използването на клавиша за сортиране и реда на сортиране.
Ключът за сортиране е данните в колоната или колоните, които искате да сортирате. Той се идентифицира чрез заглавието на колоната или името на полето. В изображението по-горе, възможните клавиши за сортиране са студентски идентификатор, име , възраст , програма и месец
При бързо сортиране, кликване върху отделна клетка в колоната, съдържаща клавиша за сортиране, е достатъчно, за да се каже на Excel какъв е клавишът за сортиране.
За текстови или цифрови стойности двете опции за реда на сортиране са възходящи и низходящи .
Когато използвате бутона Сортиране и филтриране в раздела " Начална страница" на лентата, опциите за подреждане в падащия списък ще се променят в зависимост от типа данни в избрания диапазон.
Бързо сортиране чрез Сортиране и филтриране
В Excel може да се извърши бързо сортиране с помощта на бутона Сортиране и филтриране в раздела Начална страница на лентата .
Стъпките за бързо подреждане са:
- Кликнете върху клетка в колоната, съдържаща клавиша за сортиране
- Кликнете върху раздела Начална страница на лентата, ако е необходимо
- Кликнете върху бутона Сортиране и филтриране, за да отворите падащото меню на опциите за сортиране
- Кликнете върху една от двете опции, за да ги сортирате във възходящ или низходящ ред
- Проверете дали данните са сортирани правилно
Сортиране на данни с използване на ленти с горещи клавиши
Няма комбинация от клавишни комбинации за сортиране на данни в Excel.
Налице са горещи клавиши, които ви позволяват да използвате клавишите, а не показалеца на мишката, за да изберете същите опции, изброени по-горе, в раздела Начало на лентата.
- Използването на клавиатурата за достъп до опциите на лентата винаги започва с клавиша Alt .
Да се сортирате във възходящ ред, като използвате горещи клавиши
- Кликнете върху клетка в колоната за сортиране
- Натиснете следните клавиши на клавиатурата:
- Alt HSS
- Таблицата с данни трябва да бъде сортирана от A до Z / най-малката до най-голямата от избраната колона
Горещите клавиши се превеждат в:
Клавиш "Alt"> Раздел "Начало"> "Редактиране" група> "Сортиране и филтриране" меню> "Сортиране най-малко до най-голямо" опция.
Сортиране в низходяща поръчка с помощта на горещи клавиши
Стъпките за сортиране в низходящ ред с помощта на горещи клавиши са същите като изброените за възходящ сортиране, освен комбинацията горещи клавиши:
Alt HSO Горещите клавиши се превеждат в:
Клавиш "Alt"> Раздел "Начало"> "Редактиране" група> "Сортиране и филтриране" меню> "Сортиране на най-малката до най-малката" опция.
02 от 05
Сортиране на няколко колони на данни в Excel
В допълнение към извършването на бързо сортиране, базирано на една колона от данни, функцията за персонализиране на Excel на Excel Ви позволява да сортирате няколко колони, като дефинирате няколко клавиша за сортиране.
При многоортови сортове класовете за сортиране се идентифицират чрез избиране на заглавията на графите в диалоговия прозорец Сортиране.
Както при бързо сортиране, класовете за сортиране се определят чрез идентифициране на заглавията на колоните или имената на полета в таблицата, съдържаща клавиша за сортиране.
Сортиране на няколко колони Пример
В горния пример са следвани следните стъпки за сортиране на данните в диапазона H2 до L12 на две колони данни - първо по име и след това по възраст.
- Маркирайте обхвата на клетките, които да бъдат сортирани
- Кликнете върху раздела Начало на лентата .
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- Под заглавието " Колона" в диалоговия прозорец изберете Име от падащия списък, за да сортирате данните първо с колоната Име
- Опцията " Сортиране " е оставена на " Стойности" , тъй като подреждането се основава на актуалните данни в таблицата
- Под заглавието Подреждане на поръчката изберете Z до A от падащия списък, за да сортирате данните Име в низходящ ред
- В горната част на диалоговия прозорец кликнете върху бутона Добавяне на ниво, за да добавите втората опция за сортиране
- За втория клавиш за сортиране, под заглавието " Колона" , изберете Възраст от падащия списък, за да сортирате записите с дублиращи се имена от колоната "Възраст"
- Под заглавието Сортиране на поръчката изберете от най- малката до най- малката от падащия списък да сортирате данните за възрастта в низходящ ред
- Кликнете върху OK в диалоговия прозорец, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните
В резултат на дефинирането на втори клавиш за сортиране в горния пример двата записи с идентични стойности за полето Име бяха по-нататък сортирани в низходящ ред, използвайки полето " Възраст ", което доведе до запис на студентката А. Уилсън на възраст 21 г. преди рекордът за втория А. Уилсън на 19 години.
Първият ред: заглавия на колони или данни?
Обхватът на данните, избрани за сортиране в горния пример, включва заглавията на графите над първия ред данни.
Excel установи, че този ред съдържа данни, които са различни от данните в следващите редове, така че той приема, че първият ред е заглавията на колоните и коригира наличните опции в диалоговия прозорец Сортиране , за да ги включи.
Един от критериите, които използва Excel, за да определи дали първият ред съдържа заглавия на колони, е форматиране. В горния пример текстът в първия ред е различен шрифт и е различен цвят от данните в останалите редове. Тя също е отделена от редовете по-долу с дебела граница.
Excel използва такава разлика при вземането на решението си дали първият ред е ред на заглавието и е доста добър, за да го направим правилно - но това не е непогрешимо. Ако това е грешка, диалоговият прозорец Сортиране съдържа квадратче за отметка " Моите данни има заглавки" , което може да бъде използвано за преодоляване на този автоматичен избор.
Ако първият ред не съдържа заглавия, Excel използва буквата на колона - например Колона D или Колона Е - като опции в опцията Колона на диалоговия прозорец Сортиране .
03 от 05
Сортиране на данни по дата или час в Excel
В допълнение към подреждането на текстовите данни по азбучен ред или номерата от най-големите до най-малките, опциите за сортиране на Excel включват сортиране на стойностите за дата.
Наличните поръчки за сортиране са:
- Възходящ ред - най-стари до най-нови
- Низходящ ред - най-нови до най-стари
Диалогов прозорец за бързо сортиране срещу сортиране
Тъй като датите и часовете са само форматирани числови данни, за сортиране в една колона - например Дата на заемане в примера от изображението по-горе - бързият метод за сортиране може да се използва успешно.
За сортове, включващи няколко колони от дати или пъти, трябва да се използва диалоговият прозорец Сортиране - точно както при сортиране на няколко колони с номера или текстови данни.
Сортиране по дата Пример
За да извършите бързо подреждане по дата във възходящ ред - най-стари до най-нови - например в изображението по-горе, стъпките ще бъдат:
- Маркирайте обхвата на клетките, които да бъдат сортирани
- Кликнете върху раздела Начало на лентата
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък
- Кликнете върху опцията Сортиране на най-старите към най-нови в списъка, за да сортирате данните във възходящ ред
- Записите трябва да бъдат сортирани с най-старите дати в колоната " Заимствани " в горната част на таблицата
Дати и часове се съхраняват като текст
Ако резултатите от сортирането по дата не се окажат както се очаква, данните в колоната, съдържаща клавиша за сортиране, могат да съдържат дати или часове, съхранявани като текстови данни, а не като номера (датите и часовете са само форматирани числови данни).
На снимката по-горе, рекордът за А. Питърсън завършва в дъното на списъка, когато, на базата на датата на заемане - 5 ноември 2014 г., рекордът трябваше да бъде поставен над рекорда за А. Уилсън, който също има дата на заем от 5 ноември.
Причината за неочакваните резултати е, че датата на заемане на А. Питърсън е била съхранявана като текст, а не като номер
Смесени данни и бързи сорти
Когато използвате метода за бързо сортиране, ако записите, съдържащи текстови и числови данни, се смесват заедно, Excel сортира номерата и текстовите данни отделно - поставяне на записите с текстови данни в долната част на списъка.
Excel може също да включва заглавията на колоните в резултатите от сортирането - като ги интерпретира като съвсем друг ред от текстови данни, а не като имена на полетата за таблицата с данни.
Сортиране на предупрежденията - Сортиране на диалоговия прозорец
Както е показано на изображението по-горе, ако диалоговият прозорец " Сортиране " се използва, дори при сортиране на една колона Excel показва съобщение, което ви предупреждава, че е срещяло данни, съхранявани като текст, и ви дава възможност да изберете:
- Сортирайте всичко, което изглежда като число като число
- Сортирайте числата и номерата, съхранени отделно като текст
Ако изберете първата опция, Excel ще се опита да постави текстовите данни в правилното местоположение на резултатите от сортирането.
Изберете втората опция и Excel ще постави записите, съдържащи текстови данни в долната част на резултатите от сортирането - точно както при бързите сортиране.
04 от 05
Сортиране на данни по дни от седмицата или по месеци в Excel
Сортирайте по дни от седмицата или по месеци от годината, като използвате същия вграден персонализиран списък, който Excel използва за добавяне на дни или месеци към работен лист с помощта на дланта за запълване .
Този списък позволява сортиране по дни или месеци хронологично, а не по азбучен ред.
В горния пример данните са сортирани според месеца, в който студентите са започнали онлайн програмата си за обучение.
Както при другите опции за сортиране, стойностите за сортиране по персонализиран списък могат да се показват във възходящ ред (от неделя до събота / януари до декември) или в низходящ ред (от събота до неделя / декември до януари).
На изображението по-горе са следвани следните стъпки за сортиране на пробата с данни в диапазона H2 до L12 по месеци от годината:
- Маркирайте обхвата на клетките, които да бъдат сортирани
- Кликнете върху раздела Начало на лентата .
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- Под заглавието " Колона" в диалоговия прозорец изберете "Стартиран месец" от падащия списък, за да сортирате данните по месеци от годината
- Опцията " Сортиране " е оставена на " Стойности" , тъй като подреждането се основава на актуалните данни в таблицата
- Под заглавието Подреждане на поръчката кликнете върху стрелката надолу до опцията по подразбиране А до Z, за да отворите падащото меню
- В менюто изберете Custom List, за да отворите диалоговия прозорец Custom Lists
- В левия прозорец на диалоговия прозорец кликнете веднъж в списъка: януари, февруари, март, април ..., за да го изберете
Кликнете върху OK, за да потвърдите избора си и да се върнете в диалоговия прозорец Сортиране
Избраният списък - януари, февруари, март, април - ще се покаже под заглавието на поръчката
Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните по месеци от годината
Забележка : По подразбиране персонализираните списъци се показват само във възходящ ред в диалоговия прозорец Custom Lists . За да сортирате данните в низходящ ред, като използвате персонализиран списък, след като сте избрали желания списък, така че да се показва под заглавието на поръчката в диалоговия прозорец Сортиране :
- Кликнете върху стрелката надолу до показания списък - например януари, февруари, март, април ..., за да отворите падащото меню
- В менюто изберете опцията за персонализиран списък, която се показва в низходящ ред - например декември, ноември, октомври, септември ...
Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате данните в низходящ ред, като използвате персонализирания списък
05 от 05
Сортирайте по редове, за да преподредите колоните в Excel
Както е показано при предишните опции за сортиране, данните обикновено се сортират чрез заглавия на колони или имена на полета и резултатът е пренареждането на цели редове или записи на данни.
По-малко известна и следователно по-малко използвана опция за сортиране в Excel е да се сортира по ред, което води до пренареждане на реда на колоните отляво надясно в работен лист
Една от причините за сортиране по ред е да съответства на реда на колоните между различните таблици с данни. С колоните в същия ред отляво надясно е по-лесно да сравнявате записи или да копирате и премествате данни между таблиците.
Персонализиране на реда на колоните
Много рядко обаче се получават колоните в правилния ред като директна задача, поради ограниченията на възходящите и низходящите опции за ред на сортиране за стойности.
Обикновено е необходимо да използвате персонализирана поръчка за сортиране и Excel включва опции за сортиране по цвят на клетка или шрифт или чрез условно форматиране на икони .
Тези опции, както са описани в долната част на тази страница, все още са доста трудоемки и не толкова лесни за използване.
Вероятно най-лесният начин да кажете на Excel реда на колоните е да добавите ред над или под таблицата с данни, съдържаща номерата 1, 2, 3, 4 ..., които показват реда на колоните отляво надясно.
Сортирането по редове става просто въпрос на сортиране на колоните от най-малката до най-голямата от реда, съдържащ числата.
След като се сортира, добавеният ред от номерата може лесно да бъде изтрит .
Сортиране по редове Пример
В пробата за данни, използвана за тази серия в опциите за сортиране в Excel, колоната Студентски идентификатор винаги е била първа вляво, следвана от Име и след това обикновено Възраст .
В този случай, както е показано на изображението по-горе, колоните са били пренаредени така, че колоната Програма да е първа вляво, следвана от Месец , Име и т.н.
Следните стъпки бяха използвани за промяна на реда на колоните с този, който се вижда на изображението по-горе:
- Поставете празен ред над реда, съдържащ имената на полетата
- В този нов ред въведете следните номера от ляво на дясно, като започнете
колона Н: 5, 3, 4, 1, 2 - Маркирайте диапазона от H2 до L13
- Кликнете върху раздела Начало на лентата .
- Кликнете върху иконата Sort & Filter на лентата, за да отворите падащия списък.
- Кликнете върху Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране
- В горната част на диалоговия прозорец кликнете върху Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции за сортиране
- В секцията Ориентация на този втори диалогов прозорец кликнете върху Сортиране отляво надясно, за да сортирате реда на колони отляво надясно в работния лист
- Кликнете върху OK, за да затворите този диалогов прозорец
- С промените в ориентацията заглавието на колоната в диалоговия прозорец Сортиране се променя на ред
- Под заглавието Ред изберете да сортирате по ред 2 - реда, съдържащ персонализираните номера
- Опцията " Сортиране " е оставена на " Стойности"
- Под заглавието Подреждане на поръчката изберете от най- малката до най-голямата от падащия списък, за да подредите числата в ред 2 във възходящ ред
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да сортирате колоните отляво надясно с числата в ред 2
- Редът на колоните трябва да започне с програмата, последвана от месец , името и т.н.
Използване на опциите за избор на персонализиране на Excel, за да преподредите колоните
Както бе споменато по-горе, докато в диалоговия прозорец Сортиране в Excel има налични персонализирани сортове, тези опции не са лесни за използване, когато става въпрос за пренареждане на колони в работен лист.
Опциите за създаване на персонализирана поръчка за сортиране в диалоговия прозорец Сортиране са за сортиране на данните чрез:
И, освен ако всяка колона вече не е използвала уникално форматиране - като различни цветове на шрифтове или клетки, това форматиране трябва да бъде добавено към отделни клетки в същия ред, за да бъде пренаредена всяка колона.
Например, за да използвате цвета на шрифта, за да пренаредите колоните в изображението по-горе
- Кликнете върху всяко име на полето и променете цвета на шрифта за всеки - например червено, зелено, синьо и т.н.
- В диалоговия прозорец "Сортиране" задайте опцията Сортиране на "" на "" "" "" ""
- Под Подреждане ръчно задайте реда на цветовете на имената на полетата така, че да съответстват на желания ред на колоните
- След сортирането нулирайте цвета на шрифта за всяко име на поле