Запазване в Excel чрез клавиши за бърз достъп

Спестете рано, запишете често!

Вие сте положили много работа във вашата електронна таблица Excel; не го оставяйте да избяга, защото сте забравили да го спасите! Използвайте тези съвети, за да запазите работата си безопасна и запазена за следващия път, когато ви е необходим този файл.

Excel Запазване на клавишите за бърз достъп

В допълнение към запазването на файловете на работната книга, използвайки опцията Запазване, намираща се под менюто Файл или иконата за запис в лентата с инструменти за бърз достъп, Excel има опцията да запаметява клавишите за бърз достъп на клавиатурата.

Ключовата комбинация за този пряк път е:

Ctrl + S

• Ако файлът е бил запазен преди, показалецът на мишката ще се смени на икона на часовото стъкло, докато се извършва запаметяването.
• Ако работната книга се записва за първи път, ще се отвори диалоговият прозорец Запазване като.

Запазване на първото време

Когато файлът се запази за първи път, в диалоговия прозорец Запиши като трябва да бъдат посочени две части от информацията:

• Името на файла (до 255 знака, включително интервали).
• Местоположението (папката), където ще бъде съхранен файлът.

Запазвайте често

Тъй като използването на клавишните комбинации Ctrl + S е толкова лесен начин да запазите данните, е добре да запазите често - поне на всеки пет минути - за да избегнете загуба на данни в случай на катастрофа на компютъра.

Записване на Запазване на местоположения

След Excel 2013 е възможно да се закрепят често използвани запазени местоположения под "Запазване като" .

Това прави мястото лесно достъпно в горната част на списъка Скорошни папки. Няма ограничение за броя на местата, които могат да бъдат прикрепени.

За да закачите място за запазване:

1. Кликнете върху Файл> Запазване като.
2. В прозореца "Запиши като" поставете показалеца на мишката на желаното място под "Последни папки".
3. В най-дясната част на екрана се показва малко хоризонтално изображение на притискащ щифт за това място.
4. Кликнете върху щифта за това местоположение. Изображението се променя до това на вертикално изображение на притискащ щифт, което показва, че местоположението вече е прикрепено към горната част на списъка Скорошни папки.
5. За да освободите място, кликнете върху изображението на вертикалния плътен щифт отново, за да го промените обратно на хоризонтален щифт.

Съхраняване на файлове в Excel в PDF формат

Една от характеристиките, въведени за пръв път в Excel 2010, е възможността да се конвертират или запазват Excel електронни таблици в PDF формат.

PDF файлът (Портативен формат на документа) позволява на другите да разглеждат документи, без да се налага да се инсталира на компютъра оригиналната програма - като Excel -.

Вместо това, потребителите могат да отворят файла с безплатна програма за четене на PDF документи, като например Adobe Acrobat Reader.

PDF файлът ви позволява също така да позволите на другите да преглеждат данните от електронната таблица, без да им дават възможност да ги променят.

Запазване на активния работен лист в PDF формат

Когато запазвате файл в PDF формат, по подразбиране се запазва само текущият или активният работен лист - това е работен лист на екрана.

Стъпките за запазване на работен лист в Excel в PDF формат, като използвате опцията "Запиши като тип файл" на Excel, са:

1. Кликнете върху раздела Файл на лентата, за да видите наличните опции на менюто.
2. Кликнете върху опцията Запазване като, за да отворите диалоговия прозорец Запиши като.
3. Изберете място за запазване на файла под реда "Запиши в" в горната част на диалоговия прозорец.
4. Въведете име за файла под реда на името на файла в долната част на диалоговия прозорец.
5. Кликнете върху стрелката надолу в края на полето Запиши като в долната част на диалоговия прозорец, за да отворите падащото меню.
6. Превъртете през списъка, за да намерите и кликнете върху опцията PDF (* .pdf) , за да се покаже в диалоговия прозорец " Запиши като тип " на диалоговия прозорец.
7. Кликнете върху Запазване, за да запазите файла в PDF формат и затворете диалоговия прозорец.

Запазване на няколко страници или цялата работна книга в PDF формат

Както вече споменахме, опцията по подразбиране Запазване като запазва текущия работен лист в PDF формат.

Има два начина да промените запаметяването на няколко работни листа или цяла работна книга в PDF формат:

1. За да запазите няколко страници в работна книга, маркирайте разделите на тези листове, преди да ги запазите. Само тези листове ще бъдат запазени в PDF файла.
2. За да запазите цяла работна книга:
   • Маркирайте всички раздели на листа;
   • Отворете опциите в диалоговия прозорец Запамети като.

Забележка : Бутонът Опции става видим само след като типът на файла е променен на PDF (* .pdf) в диалоговия прозорец Запиши като. Той ви дава редица възможности за избор на информация и данни, запазени в PDF формат.

1. Кликнете върху опцията PDF (* .pdf), за да се появи бутонът Опции в диалоговия прозорец "Запиши като тип" на диалоговия прозорец;
2. Кликнете върху бутона, за да отворите диалоговия прозорец " Опции ";
3. Изберете цялата работна книга в секцията Публикуване на това;
4. Кликнете върху OK, за да се върнете в диалоговия прозорец Запазване като.