01 от 01
Предотвратяване на невалиден запис на данни
Използване на валидиране на данни за предотвратяване на невалиден запис на данни
Опциите за потвърждаване на данни на Excel могат да се използват за контрол на типа и стойността на данните, въведени в конкретни клетки в работен лист .
Различните нива на контрол, които могат да бъдат приложени, включват:
- показващо бързо съобщение, когато на клетка, съдържаща ограничения за валидиране на данни, е натиснат, но няма ограничения за данните върху самата клетка
- ограничавайки типа и обхвата на данните, които могат да бъдат въведени в клетка
- използвайки формула, разположена на различно място, за да определи дали въведените в клетката данни са валидни
Този урок обхваща втората възможност за ограничаване на вида и обхвата на данните, които могат да бъдат въведени в клетка в работен лист на Excel.
Използване на съобщение за предупреждение за грешка
В допълнение към поставянето на ограничения върху данните, които могат да бъдат въведени в клетка, може да се изведе съобщение за предупреждение за грешка, обясняващо ограниченията при въвеждане на невалидни данни.
Има три вида аларми за предупреждение, които могат да бъдат показани, и избраният тип влияе на това колко строго се налагат ограниченията:
- Стоп - предотвратява въвеждането на невалидни данни
- Предупреждение - предупреждава, че невалидни данни са въведени в клетка с опция за отмяна на ограниченията
- Информация - информира потребителите, че невалидни данни са въведени в клетка, но не възпрепятстват нейното въвеждане
Изключения за предупреждения за грешки
Грешките за предупреждения се показват само когато данните са въведени в клетка. Те не се появяват, ако:
- невалидните данни се копират в клетка или се въвеждат с помощта на дръжката за пълнене
- формулата в клетката изчислява невалиден резултат
- макрос въвежда невалидни данни в клетка
Пример: Предотвратяване на невалиден запис на данни
Както е показано на изображението по-горе, този пример ще:
- да задават опции за потвърждаване на данни, които да позволяват въвеждането в клетка D1 на цели числа със стойност по-малка от 5;
- ако в клетката бъдат въведени невалидни данни, ще се появи сигнал за грешка Stop .
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Всички опции за потвърждаване на данни в Excel се задават чрез диалоговия прозорец за проверка на данни.
- Кликнете върху клетка D1 - мястото, където ще бъде приложено валидирането на данните
- Кликнете върху раздела Данни
- Изберете Валидиране на данни от лентата, за да отворите падащия списък
- Кликнете върху Валидиране на данни в списъка, за да отворите диалоговия прозорец за потвърждаване на данните
Раздел "Настройки"
Тези стъпки ограничават вида данни, които могат да бъдат въведени в клетка D1 до цели числа със стойност по-малка от пет.
- Кликнете върху раздела Настройки в диалоговия прозорец
- Под опцията Позволи: изберете Цяло число от списъка
- Под опцията Данни: изберете по-малко от списъка
- В реда Максимум: линия въведете число 5
Разделът за предупреждения за грешки
Тези стъпки определят този вид предупреждение за грешка, който трябва да се показва, и съобщението, което съдържа.
- Кликнете върху раздела Аларма за грешка в диалоговия прозорец
- Уверете се, че е поставена отметка в квадратчето "Показване на сигнала за грешка след въвеждане на невалидни данни"
- Под опцията Стил: изберете Спиране от списъка
- В типа заглавие: ред: Невалидна стойност на данните
- В съобщението за грешка: тип на линията: В тази клетка се допускат само числа със стойност по-малка от 5
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
Тестване на настройките за потвърждаване на данните
- Кликнете върху клетката D1
- Въведете числото 9 в клетка D1
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Бутонът за съобщение за сигнал за грешка " Стоп " трябва да се появи на екрана, тъй като това число е по-голямо от максималната стойност, зададена в диалоговия прозорец
- Кликнете върху бутона Retry в полето за съобщения за грешки
- Въведете номер 2 в клетка D1
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Данните трябва да се приемат в клетката, тъй като тя е по-малка от максималната стойност, зададена в диалоговия прозорец