Какво представлява макросът в Excel и кога се използва?
Екскро макрос е набор от инструкции за програмиране, съхранени в така наречения VBA код, който може да се използва, за да се елиминира необходимостта от повтаряне на стъпките на често изпълняваните задачи отново и отново.
Тези повтарящи се задачи могат да включват сложни изчисления, които изискват използването на формули или могат да бъдат обикновени задачи по форматирането - като например добавяне на форматиране на номера към нови данни или прилагане на формати на клетки и работни листове , като граници и засенчване.
Другите повтарящи се задачи, за които макросите могат да се използват за запазване, включват:
- добавяне или премахване на редове и колони
- защита или не защита на работни листове
- като изберете набор от клетки
- добавяне на текущата дата към работен лист
Задействане на макрос
Макросите могат да се задействат чрез клавишна комбинация, икона на лентата с инструменти или бутон или икона, добавени към работен лист.
Макроси срещу шаблони
Макар че използването на макроси може да бъде чудесен спестяване на време за повтарящи се задачи, ако рутинно добавите определени форматиращи функции или съдържание - например заглавия или лого на фирмата в нови работни листове, може би е по-добре да създадете и запазите шаблонен файл, съдържащ всички такива елементи вместо да ги създавате отново всеки път, когато стартирате нов работен лист.
Макроси и VBA
Както вече споменахме, в Excel макросите са написани във Visual Basic for Applications (VBA). Написването на макроси с помощта на VBA се извършва в прозореца на VBA редактора, който може да се отвори, като се кликне върху иконата на Visual Basic в раздела Developers на лентата (вж. По-долу за инструкции за добавяне на раздел Developers към лентата, ако е необходимо).
Макро рекордер на Excel
За тези, които не могат да напишат VBA код, има вграден макро рекордер, който ви позволява да записвате серия от стъпки с помощта на клавиатура и мишка, които Excel след това превръща в код VBA за вас.
Подобно на редактора на VBA, споменат по-горе, Макро рекордерът се намира в раздела Разработчици на лентата.
Добавяне на раздела за програмисти
По подразбиране в Excel, разделът за програмисти не присъства на лентата. За да го добавите:
- Кликнете върху раздела Файл, за да отворите падащия списък с опции
- В падащия списък щракнете върху Опции, за да отворите диалоговия прозорец Опции на Excel
- В левия панел на диалоговия прозорец кликнете върху Персонализиране на лентата, за да отворите прозореца Персонализиране на лентата
- В секцията " Основни раздели " в дясната прозореца кликнете върху квадратчето за отметка до Разработчик, за да добавите този раздел към лентата
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист.
Програмистът трябва да присъства сега - обикновено от дясната страна на лентата
Използване на макро рекордера
Както вече споменахме, Macro Recorder опростява задачата за създаване на макроси - дори и понякога за тези, които могат да пишат VBA кода, но има няколко неща, които трябва да сте наясно, преди да започнете да използвате този инструмент.
1. Планирайте макроса
Записването на макроси с макро рекордера включва малко крива на обучение. За да опростите процеса, планирайте предварително - дори до точката на изписване на това, което макросът е предназначен да направи и стъпките, които ще са необходими за изпълнение на задачата.
2. Съхранявайте макросите малки и специфични
Колкото по-голям е макросът по отношение на броя на задачите, които изпълнява, толкова по-сложно ще бъде да го планира и записва успешно.
По-големите макроси също се движат по-бавно - особено тези, които включват много изчисления в големи работни листове - и те са по-трудни за отстраняване на грешки и коригиране, ако те не работят правилно за първи път.
Като държите макросите малки и специфични по предназначение, е по-лесно да проверите точността на резултатите и да видите къде са се объркали, ако нещата не вървят по план.
3. Име Макроси подходящо
Имената на макросите в Excel имат няколко ограничения за именуване, които трябва да се спазват. На първо място е, че името на макрос трябва да започва с буква от азбуката. Следващите знаци могат да бъдат числа, но имената на макроси не могат да включват интервали, символи или препинателни знаци.
Името на макроса не може да съдържа нито един от редица запазени думи, които са част от използвания от VBA като част от програмния си език като If , GoTo , New или Select .
Макар имената на макросите да са с дължина до 255 знака, рядко е необходимо или препоръчително да се използват много от тях в име.
За една, ако имате много макроси и планирате да ги изпълнявате от диалоговия прозорец на макроси, дългите имена просто причиняват задръствания, което прави по-трудно избора на макроса, който следвате.
По-добър подход би бил да запазите имената кратки и да използвате зоната за описание, за да дадете подробности за това, което прави всеки макрос.
Подпис и вътрешна капитализация в имена
Тъй като имената на макроси не могат да включват интервали, един символ, който е разрешен и който прави четенето на имена на макроси по-лесни, е символът за подчертаване, който може да се използва между думи вместо интервал - като Change_cell_color или Addition_formula.
Друга възможност е да се използва вътрешна капитализация (понякога наричана Camel Case ), която започва всяка нова дума в име с главна буква - като ChangeCellColor и AdditionFormula.
Късите имена на макроси се избират по-лесно в диалоговия прозорец за макроси, особено ако работен лист съдържа голям брой макроси и записвате много макроси, така че лесно можете да ги идентифицирате в. Системата предоставя и поле за описание, но не всеки го използва.
4. Използвайте относителни спрямо абсолютни референтни клетки
Референтните клетки , като например B17 или AA345, идентифицират местоположението на всяка клетка в работен лист.
По подразбиране в рекордера на макроси всички референтни клетки са абсолютни, което означава, че точните клетъчни местоположения се записват в макроса. Алтернативно, макросите могат да бъдат настроени така, че да използват относителни референтни клетки, което означава, че движенията (колко колони наляво или надясно преместват курсора на клетката) се записват, а не точните местоположения.
Коя от двете зависи от това какво е зададен макросът. Ако искате да повтаряте същите стъпки - като форматиране на колони с данни - отново и отново, но всеки път, когато форматирате различни колони в работен лист, ще използвате подходящи отношения.
Ако от друга страна искате да форматирате същия кръг от клетки - като A1 до M23 - но в различни работни листове, тогава абсолютните референтни клетки могат да се използват, така че всеки път, когато макросът се изпълнява, първата стъпка е да преместите клетъчен курсор към клетка А1.
Промяната на препратките на клетки от абсолютно абсолютно се извършва лесно, като кликнете върху иконата Use Relative References в раздела Developers на панделката.
5. Използване на клавишни клавиши срещу мишката
Използването на клавишни натискания на клавиатурата на макрокапара при преместване на курсора на клетката или избор на диапазон от клетки обикновено е за предпочитане, ако движенията на мишката са записани като част от макроса.
Използване на комбинации от клавишни комбинации - например Ctrl + End или Ctrl + Shift + клавиша за десния бутон - за да преместите курсора на клетката в краищата на областта за данни (тези клетки, съдържащи данни в текущия работен лист), вместо да натиснете многократно стрелката или раздела клавишите за преместване на няколко колони или редове опростяват процеса на използване на клавиатурата.
Дори когато става дума за прилагане на команди или избор на опции за лентата, използвайки клавишни комбинации, е за предпочитане да използвате мишката.