Excel Стъпка по стъпка Основни уроци

Използването на Excel не е толкова трудно, колкото изглежда

Excel е електронна програма за електронни таблици (известен още като софтуер ), която се използва за съхраняване, организиране и манипулиране на данни.

Данните се съхраняват в отделни клетки, които обикновено се организират в поредица от колони и редове в работен лист. Тази колекция от колони и редове се нарича таблица. Таблиците използват заглавия в горния ред и вляво от таблицата, за да идентифицират данните, съхранени в таблицата.

Excel може също да извършва изчисления върху данните чрез формули . И за да се улесни намирането и четенето на информацията в работен лист, Excel притежава редица функции за форматиране, които могат да бъдат приложени към отделни клетки, до редове и колони или към цели таблици с данни.

Тъй като всеки работен лист в последните версии на Excel съдържа милиарди клетки на всеки работен лист, всяка клетка има адрес, известен като референтна клетка, така че да може да се отнесе към формули, диаграми и други функции на програмата.

Този урок обхваща стъпките, необходими за създаването и форматирането на основна електронна таблица, съдържаща таблицата с данни, формулите и форматирането, показани в горното изображение.

Темите, включени в този урок, са:

• Въвеждане на данните в таблицата
• Разширяване на графите за отделни работни листове
• Добавяне на текущата дата и определен диапазон в работния лист
• Добавяне на формула за приспадане
• Добавяне на формула за нетната заплата
• Копирайте формули с дръжката за пълнене
• Добавяне на форматиране на число към данните
• Добавяне на клетъчно форматиране

01 от 08

Стартиране на таблицата с данни

Въвеждането на данни в клетки в работен лист винаги е процес в три стъпки.

Тези стъпки са:

1. Кликнете върху клетката, където искате данните да се показват.
2. Въведете данните в клетката.
3. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата или кликнете върху друга клетка с мишката.

Както бе споменато, всяка клетка в работен лист се идентифицира чрез адрес или клетка , която се състои от буквата на колоната и номера на реда, които се пресичат на мястото на клетката.

При писането на референтна клетка буквата на колоната винаги е написана първо, следвана от номера на реда - като A5, C3 или D9.

Когато въвеждате данни за този урок, е важно да въведете данните в правилните клетки на работния лист. Формулите, въведени в следващите стъпки, използват референтните клетки на въведените данни.

Въвеждане на данните за урока

1. За да следвате този урок, използвайте референтните клетки на данните, които се виждат в изображението по-горе, за да въведете всички данни в празен работен лист на Excel.

02 от 08

Разширяване на колони в Excel

По подразбиране ширината на клетката позволява само осем знака от всяко въвеждане на данни да се показват, преди данните да се прехвърлят в следващата клетка вдясно.

Ако клетката или клетките отдясно са празни, въведените данни се показват в работния лист, както е показано в заглавието на работния лист Изчисленията за отчисления за служителите, въведени в клетка А1.

Ако обаче клетката отдясно съдържа данни, съдържанието на първата клетка е съкратено до първите осем знака.

Няколко клетки от данни, въведени в предишната стъпка, като етикета Степен на приспадане: въведени в клетка В3 и Томпсън А., въведени в клетка А8, са отрязани, защото клетките отдясно съдържат данни.

За да коригирате този проблем, така че данните да са напълно видими, колоните, съдържащи тези данни, трябва да бъдат разширени.

Както при всички програми на Microsoft, има няколко начина за разширяване на колоните . Следващите стъпки обхващат как да разширите колоните с помощта на мишката.

Разширяване на колоните за индивидуални работни листове

1. Поставете курсора на мишката върху линията между колони А и В в заглавката на колоната .
2. Показалецът ще се промени на стрелка с двоен надпис.
3. Кликнете и задръжте левия бутон на мишката и плъзнете стрелката с двойна глава надясно, за да разширите колона А, докато се види целият запис Thompson A.
4. Разширете други графи, за да показвате данните според нуждите.

Ширини на колони и заглавия на работен лист

Тъй като заглавието на работния лист е толкова дълго в сравнение с другите етикети в колона А, ако тази колона е разширена, за да се покаже цялото заглавие в клетка А1, работният лист не само изглежда странно, но и ще затрудни използването на работния лист, пропуските между етикетите отляво и другите колони с данни.

Тъй като няма други записи в ред 1, не е неправилно просто да оставите заглавието, тъй като то се разнася в клетките отдясно. Алтернативно, Excel има функция, наречена " сливане" и "център", която ще бъде използвана в по-късна стъпка за бързо центриране на заглавието върху таблицата с данни.

03 от 08

Добавяне на дата и избран диапазон

Преглед на функцията за дата

Нормално е да добавите датата към електронна таблица - доста често да се посочва кога е бил последно актуализиран листът.

Excel има редица функции за дата , които улесняват въвеждането на датата в работен лист.

Функциите са само вградени формули в Excel, за да е лесно да се изпълнят често изпълняваните задачи - като например добавянето на дата към работен лист.

Функцията TODAY е лесна за използване, тъй като няма никакви аргументи - това са данните, които трябва да бъдат предоставени на функцията, за да може тя да работи.

Функцията TODAY също е една от нестабилните функции на Excel, което означава, че се актуализира всеки път, когато се преизчислява - което обикновено се случва винаги в работния лист.

Добавяне на дата с функцията ДНЕС

Стъпките по-долу ще добавят функцията TODAY към клетка C2 на работния лист.

1. Кликнете върху клетката С2, за да станете активната клетка
2. Кликнете върху раздела Формули на лентата
3. Кликнете върху опцията Дата и час на лентата, за да отворите списъка с функции за дата
4. Кликнете върху функцията " Днес", за да изведете диалоговия прозорец на функцията
5. Кликнете върху OK в диалоговия прозорец, за да въведете функцията и да се върнете в работния лист
6. Текущата дата трябва да бъде добавена към клетка C2

Виждащи ###### Символи вместо дата

Ако в клетката С2 вместо датата след добавяне на функцията "ДНЕС" към тази клетка се появи ред от символи за хеш маркер, това се дължи на факта, че клетката не е достатъчно широка, за да покаже форматираните данни.

Както бе споменато по-рано, неформатираните числа или текстовите данни се прехвърлят върху празните клетки надясно, ако са твърде широки за клетката. Данните, които са форматирани като конкретен вид число - като валута, дати или време, обаче, не се прехвърлят в следващата клетка, ако са по-широки от клетката, в която се намират. Вместо това те показват грешката ######.

За да коригирате проблема, разширете колона C, като използвате метода, описан в предходната стъпка на урока.

Добавяне на избран диапазон

Обхватът на име се създава, когато на една или повече клетки се даде име, което да улесни идентифицирането на диапазона. Посочените диапазони могат да се използват като заместител на референтната клетка, когато се използват в функции, формули и графики.

Най-лесният начин да създадете именирани диапазони е да използвате полето за име в горния ляв ъгъл на работния лист над номерата на реда.

В този урок, коефициентът на име ще бъде даден на клетка C6, за да се определи коефициентът на приспадане, приложен към заплатите на служителите. Посоченият диапазон ще бъде използван във формулата за приспадане, която ще бъде добавена към клетките C6 до C9 на работния лист.

1. Изберете клетка C6 в работния лист
2. Въведете "курс" (без кавички) в полето Име и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
3. Cell C6 вече има името "процент"

Това име ще се използва, за да се опрости създаването на формулите за отчисления в следващата стъпка на урока.

04 от 08

Въвеждане на формулата за отчисления на служителите

Преглед на формулите на Excel

Формулите за Excel ви позволяват да извършвате изчисления за числови данни, въведени в работен лист .

Формулите на Excel могат да се използват за основно число, като прибавяне или изваждане, както и по-сложни изчисления, като намиране на средна стойност на ученика по резултатите от теста и изчисляване на ипотечните плащания.

• Формулите в Excel винаги започват с равен знак ( = )
• Равен знак винаги се въвежда в клетката, където искате да се появи отговор
• Формулата се попълва чрез натискане на клавиша Enter на клавиатурата

Използване на референциите за клетки в формулите

Един общ начин за създаване на формули в Excel включва въвеждането на формулата в клетки в работните листи и след това използването на референтните клетки за данните във формулата, вместо самите данни.

Основното предимство на този подход е, че ако по-късно стане необходимо да промените данните , това е просто въпрос на замяна на данните в клетките, а не на пренаписване на формулата.

Резултатите от формулата ще се актуализират автоматично, след като данните се променят.

Използване на наименувани диапазони във формулите

Алтернатива на референтните клетки е да се използват избрани диапазони - например диапазонът на зададените диапазони , създадени в предишната стъпка.

Във формулата посочената диапазон функционира същата като клетка, но обикновено се използва за стойности, които се използват няколко пъти в различни формули - например процент на приспадане за пенсии или здравни помощи, данъчна ставка или научна константа - докато референтните клетки са по-практични във формулите, които се отнасят само до конкретни данни.

В стъпките по-долу се използват както референтните клетки, така и диапазонът с име, за създаване на формули.

Въвеждане на формулата за отчисления на служителите

Първата формула, създадена в клетка C6, ще умножи брутната заплата на служителя Б. Смит с процента на приспадане в клетка С3.

Крайната формула в клетка C6 ще бъде:

= Скорост B6 *

Използване на посочването, за да въведете формулата

Въпреки че е възможно просто да напишете горепосочената формула в клетка C6 и да се появи правилният отговор, по-добре е да използвате посочването, за да добавите препратки към формули, за да сведете до минимум възможността за грешки, създадени чрез натискане на погрешна клетка.

Посочването включва кликване върху клетката, съдържаща данните с показалеца на мишката, за да добавите референтната клетка или кръга с име към формулата.

1. Кликнете върху клетката C6, за да стане активната клетка
2. Въведете знака за равенство ( = ) в клетка C6, за да започнете формулата
3. Кликнете върху клетка B6 с показалеца на мишката, за да добавите тази клетка справка към формулата след равен знак
4. Въведете символа за умножение ( * ) в клетка C6 след референтната клетка
5. Кликнете върху клетката С3 с показалеца на мишката, за да добавите зададения диапазон на честотата към формулата
6. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата
7. Отговор 2747.34 трябва да присъства в клетка C6
8. Въпреки че отговорът на формулата е показан в клетка C6, кликването върху тази клетка ще покаже курса = B6 * в лентата за формули над работния лист

05 от 08

Въвеждане на формула за нетните заплати

Въвеждане на формула за нетните заплати

Тази формула се създава в клетка D6 и изчислява нетната заплата на служителя, като се извади сумата на приспадане, изчислена в първата формула от брутната заплата .

Крайната формула в клетка D6 ще бъде:

= В6-С6

1. Кликнете върху клетката D6, за да станете активната клетка
2. Въведете знака за равенство ( = ) в клетка D6
3. Кликнете върху клетка B6 с показалеца на мишката, за да добавите тази клетка справка към формулата след равен знак
4. Въведете знак минус ( - ) в клетка D6 след референтната клетка
5. Кликнете върху клетката C6 с показалеца на мишката към тази клетка, която се позовава на формулата
6. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата
7. Отговор 43,041.66 трябва да присъства в клетка D6
8. За да видите формулата в клетка D6, кликнете върху тази клетка, за да се покаже формулата = B6 - C6 във формулата

Относителни референции за клетки и формули за копиране

Досега формулите " Отчисления и Нетна заплата" са добавени само към една клетка в работен лист - съответно C6 и D6.

В резултат на това работен лист понастоящем е попълнен само за един служител - Б. Смит.

Вместо да премине през продължителната задача за пресъздаване на всяка формула за останалите служители, Excel позволява при определени обстоятелства формули да се копират в други клетки.

Тези обстоятелства най-често включват използването на конкретен тип референтна клетка - известна като относителна клетка - във формулите.

Позоваванията на клетки, които са въведени във формулите в предходните стъпки, са относителни референтни клетки и те са стандартният тип референтна клетка в Excel, за да се направят формули за копиране колкото е възможно по-ясни.

Следващата стъпка в урока използва "Попълнете дръжката", за да копирате двете формули в редовете по-долу, за да завършите таблицата с данни за всички служители.

06 от 08

Копиране на формули с дръжката за пълнене

Попълнете ръкохватката Преглед

Дръжката за запълване е малка черна точка или квадрат в долния десен ъгъл на активната клетка .

Дръжката за запълване има редица приложения, включително копиране на съдържанието на клетката в съседни клетки . запълване на клетки с поредица от номера или текстови етикети и копиране на формули.

В тази стъпка на ръководството, дръжката за попълване ще бъде използвана за копиране както на формули Deduction и Net Salary от клетки C6 и D6 до клетките C9 и D9.

Копиране на формули с дръжката за пълнене

1. Маркирайте клетки B6 и C6 в листа
2. Поставете показалеца на мишката върху черния квадрат в долния десен ъгъл на клетката D6 - показалецът ще се промени на знак "+"
3. Кликнете и задръжте левия бутон на мишката и плъзнете дръжката за пълнене до клетката C9
4. Освободете бутона на мишката - клетките С7 до С9 трябва да съдържат резултатите от формулата за отчисляване и клетките от D7 до D9 формулата Net Salary

07 от 08

Прилагане на форматиране на числа в Excel

Преглед на форматирането на Excel

Форматирането на цифри се отнася до добавянето на валутни символи, десетични маркери, процентни знаци и други символи, които помагат да се идентифицира видът на данните в клетка и да се улесни четенето.

Добавяне на процента символ

1. Изберете клетка C3, за да я подчертаете
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата
3. Кликнете върху опцията Общи, за да отворите падащото меню Формат на числата
4. В менюто кликнете върху опцията Процент, за да промените формата на стойността в клетка С3 от 0.06 до 6%

Добавяне на символа за валута

1. Изберете клетки D6 до D9, за да ги маркирате
2. В раздела Начална страница на лентата кликнете върху опцията Общи, за да отворите падащото меню Номер формат
3. Кликнете върху валутата в менюто, за да промените форматирането на стойностите в клетки D6 до D9 във валута с два знака след десетичната запетая

08 от 08

Прилагане на клетъчно форматиране в Excel

Общ преглед на форматирането на клетки

Клетъчното форматиране се отнася до опциите за форматиране - като например нанасяне на получерно форматиране върху текст или числа, промяна на подравняването на данните, добавяне на граници към клетките или използване на функцията за сливане и центровка за промяна на външния вид на данните в клетката.

В този урок горепосочените клетъчни формати ще бъдат приложени към конкретни клетки в работния лист, така че да съответстват на завършения работен лист, представен на страница 1 на урока.

Добавяне на получерно форматиране

1. Изберете клетка А1, за да я подчертаете.
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата .
3. Кликнете върху опцията Bold форматиране, както е посочено в изображението по-горе, за да смените данните в клетка А1.
4. Повторете горепосочената последователност от стъпки, за да смените данните в клетки А5 до D5.

Промяна на подреждането на данните

Тази стъпка ще промени подравняването по подразбиране на няколко клетки, за да центрирате подравняването

1. Изберете клетка C3, за да я подчертаете.
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата.
3. Кликнете върху опцията за центриране на центъра , както е посочено в изображението по-горе, за да центрирате данните в клетка C3.
4. Повторете горната поредица от стъпки, за да центрирате данните в клетките А5 до D5.

Обединяване и централни клетки

Опцията за сливане и центриране съчетава избрания брой клетки в една клетка и центрира въвеждането на данни в най-лявата клетка в новата обединена клетка. Тази стъпка ще се слее и центрира заглавието на работния лист - Изчисляване на отчисленията за служители ,

1. Изберете клетки A1 до D1, за да ги маркирате.
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата.
3. Кликнете върху опцията Обединяване и център , както е посочено в изображението по-горе, за да обедините клетки A1 до D1 и да центрирате заглавието в тези клетки.

Добавяне на долните граници към клетките

Тази стъпка ще добави долните граници към клетките, съдържащи данни в редове 1, 5 и 9

1. Изберете обединената клетка от A1 до D1, за да я маркирате.
2. Кликнете върху раздела Начало на лентата.
3. Кликнете върху стрелката за надолу до опцията " Огран ", както е посочено в изображението по-горе, за да отворите падащото меню за граници.
4. Кликнете върху опцията Bottom Border в менюто, за да добавите граница в долната част на обединената клетка.
5. Повторете горната поредица от стъпки, за да добавите долна граница към клетки А5 до D5 и към клетки А9 до D9.