Създайте списък с отпадане в Excel от друг работен лист

Създаването на падащ списък в Excel ви позволява да въвеждате данни в определена клетка на работен лист от предварително зададен списък от записи.

Ползите от използването на падащия списък включват:

• Улесняване на въвеждането на данни
• Предотвратяване на грешки при въвеждане на данни
• Ограничаване на броя на местата за въвеждане на данни

Стъпка по стъпка Excel Списък с падащи стъпки

• Въвеждане на данните за урока
• Създаване на наименуван диапазон за данните
• Стартиране на списъка за отпадане
• Използване на списък за валидиране на данни
• Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка за отпадане
• Промяна на елементите в списъка
• Опции за защита на списъка за отпадане

Въвеждане на данните за урока

Първата стъпка за създаване на падащ списък в Excel е да въведете данните .

Забележка: Указанията за урока не включват стъпките за форматиране на работния лист.

Това няма да повлияе на завършването на урока. Работният ви лист ще изглежда различно от примера на страница 1, но падащият списък ще ви даде едни и същи резултати.

Въведете данните по-долу в клетките, посочени в листове едно и две от работна книга на Excel.

Инструкции Стъпки

1. Въведете следните данни в правилните клетки в Лист 1 на работния лист: D1 - Тип "бисквитки":
2. Кликнете върху раздела Лист за Лист 2.
   
3. Въведете следните данни в правилните клетки в Лист 2 на работния лист:
   А1 - Джинджифил А2 - Лимон А3 - Овесена каша стафиди А4 - Шоколадов чип

Падащият списък ще бъде добавен към клетка Е1 на лист 1.

Създаване на именуван обхват за данните от списъка

Имената диапазон ви позволява да препратите към конкретна област от клетки в работна книга на Excel.

Набелязаните диапазони имат много приложения в Excel, включително използването им във формули и при създаването на диаграми.

Във всички случаи се използва диапазон с име, който се използва вместо набор от референтни клетки, показващи местоположението на данните в работен лист.

Когато се използва в падащ списък, избраният диапазон се използва като източник за елементите в списъка.

Инструкции Стъпки

1. Плъзнете клетките A1 - A4 в лист 2.
2. Кликнете върху полето Име над колона А
3. Въведете "бисквитки" (без кавички) в полето Име
4. Натиснете клавиша ENTER на клавиатурата
5. Клетките А1 до А4 на лист 2 сега имат диапазона на името на "бисквитките"
6. Запишете работен лист

Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни

Всички опции за потвърждаване на данни в Excel, включително падащите списъци, се задават чрез диалоговия прозорец за проверка на данни.

Диалоговият прозорец за потвърждаване на данните се намира под раздела за данни на лентата .

Инструкции Стъпки

1. Кликнете върху раздела Лист 1 в долната част на екрана, за да преминете към лист 1
2. Кликнете върху клетка E1, за да стане активната клетка - там ще се намира падащият списък
3. Кликнете върху раздела Данни на лентата над менюто
4. Кликнете върху иконата за проверка на данни на лентата, за да отворите падащото меню
5. Кликнете върху опцията " Валидиране на данни " в менюто, за да отворите диалоговия прозорец "Валидиране на данните"

Използване на списък за валидиране на данни

Освен добавянето на падащи списъци към работен лист, валидирането на данни в Excel може да се използва и за контролиране или ограничаване на типа данни, които могат да бъдат въведени в конкретни клетки .

Някои от най-често използваните опции:

• списък
• Дати и / или часове
• Цели номера
• Текст
• Формули (зададени под опцията " Персонализиране ")

В тази стъпка ще изберем опцията Списък като типа на валидацията на данните, който ще се използва за клетка E1 на лист 1.

стъпки

1. Кликнете върху раздела Настройки в диалоговия прозорец
2. Кликнете върху стрелката надолу в края на линията " Разрешаване ", за да отворите падащото меню
3. Кликнете върху Списък, за да изберете падащ списък за потвърждаване на данните в клетка D1 и за активиране на Source ред в диалоговия прозорец

Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка с отпадане

Тъй като източникът на данни за падащия списък се намира в различен работен лист, избраният по-рано диапазон ще бъде въведен в изходния ред в диалоговия прозорец .

стъпки

1. Кликнете върху линията Източник
2. Въведете "cookies" (без кавички) в Source ред
3. Кликнете върху OK, за да завършите падащия списък и да затворите диалоговия прозорец " Валидиране на данни "
4. Малка икона на стрелка , разположена от дясната страна на клетката Е1
5. Кликването върху стрелката надолу трябва да отвори падащия списък, съдържащ четирите имена на бисквитки, въведени в клетки А1 до А4 на лист 2
6. Кликнете върху едно от имената трябва да въведете това име в клетка Е1

Редактиране на елементите от списъка

За да запазите актуалния списък с промените в данните си, може да се наложи периодично да променяте избора в списъка.

Тъй като ние използвахме наречен диапазон като източник на елементите от списъка, а не истинските имена на списъци, промяната на имената на бисквитки в посочения диапазон в клетките А1 до А4 на лист 2 незабавно променя имената в падащия списък.

Ако данните се въвеждат директно в диалоговия прозорец, промените в списъка включват връщане в диалоговия прозорец и редактиране на изходния ред.

В тази стъпка в падащия списък ще променим кърлежчето на овесена каша Raisin, като промените данните в клетка А3 на посочения диапазон.

стъпки

1. Кликнете върху клетката A3 на лист 2 (Кръв), за да станете активната клетка
2. Въведете овесена каша Raisin в клетка A3 и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
3. Кликнете върху стрелката за надолу за падащия списък в клетка Е1 на лист 1, за да отворите списъка
4. Точка 3 в списъка трябва сега да прочете овесена каша Raisin вместо " Shortbread"

Опции за защита на списъка за отпадане

Тъй като данните ни се показват в различен работен лист от падащия списък, две опции, достъпни за защита на списъчните данни, са:

• Скриване на работния лист, съдържащ данните (лист 2)
• Защитете работния лист, който включва заключване на клетки A1 до A4 на лист 2

Ако сигурността не предизвиква загриженост, скриването на работния лист, съдържащ данните от списъка, е добра опция, тъй като улеснява обновяването на списъка, когато е необходимо.

Ако защитата е проблем, може да се добави парола при защита на работния лист, за да се избегнат промени в елементите в списъка.

Създаване на списък за отпадане на различен работен лист

Падащият списък ви позволява да въвеждате данни в електронна таблица в Excel от предварително зададен списък с записи.

Част 1 обхваща стъпките за създаване на падащ списък с данни от същия лист като падащия списък.

Този урок обхваща създаването на падащ списък в друг работен лист.

Пример: Създаване на падащ списък с данни в различен работен лист

Въведете следните данни в правилните клетки в Лист 1 на работен лист:
Е1 - Бисквитките
D2 - Тип бисквитка:
Кликнете върху раздела Лист за Лист 2.
Въведете следните данни в правилните клетки в Лист 2 или в работен лист:
А1 - Джинджър
А2 - Лимон
А3 - Овесена каша стафид
A4 - шоколадов чип
Маркирайте клетки A1 - A4 на лист 2.
Въведете "бисквитки" (без кавички) в полето Име и натиснете клавиша Enter на клавиатурата.
Кликнете върху раздела Лист за Лист 1
Кликнете върху клетка E2 - мястото, където ще се показват резултатите
Кликнете върху раздела Данни
Кликнете върху опцията "Валидиране на данни" от лентата, за да отворите менюто
Кликнете върху Validation Data в менюто, за да отворите диалоговия прозорец
Кликнете върху раздела Настройки в диалоговия прозорец
От менюто Позволи изберете Списък
Въведете = "бисквитки" в реда "Източник" в диалоговия прозорец
Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
До клетката E2 трябва да се появи стрелка надолу
Когато кликнете върху стрелката, падащият списък трябва да се отвори, за да се покажат имената на четирите бисквитки