Ръководство за начинаещи за формулите на Excel

Просто се учат за формули? Това е ръководството за вас

Формулите за Excel ви позволяват да извършвате изчисления за числови данни, въведени в работен лист .

Формулите в Excel могат да се използват за основно свиване на числа, като добавяне или изваждане, както и по-сложни изчисления, като удържане на заплати, намиране на средна стойност на ученика по резултатите от теста и изчисляване на ипотечните плащания.

Освен това, ако формулата е въведена правилно и данните, използвани във формулата се променят по подразбиране, Excel автоматично преизчислява и актуализира отговора.

Този урок подробно описва как да създавате и използвате формули, включително стъпка по стъпка пример за основна формула в Excel.

Той също така включва по-сложен пример за формула, който се основава на реда на работа на Excel, за да изчисли правилния отговор.

Урокът е предназначен за хора с малък или никакъв опит в работата с програмите за електронни таблици като Excel.

Забележка: Ако искате да добавите колона или ред от номера, Excel има вградена формула, наречена функцията SUM, която прави работата бързо и лесно.

Формула на основата на Excel

Писането на формулата за електронни таблици е малко по-различно от писането в класа на математиката.

Винаги започвайте с равен знак

Най-важната разлика е, че в Excel, формулите започват с равен знак ( = ), а не завършват с него.

Excel формулите изглеждат така:

= 3 + 2

отколкото:

3 + 2 =

Допълнителни точки

• Равен знак винаги отива в клетката, където искате да се появи отговор на формулата.
• Знакът за равенство информира Excel, че следващото е част от формула, а не само име или номер.
• Както е показано на изображението по-горе, веднъж въведено, клетката, съдържаща формулата, показва отговора, а не формулата.
• Формулата винаги може да се види във формулата, разположена над работния лист.

Използване на клетъчни референции в формули на Excel

Докато формулата на предишната страница работи, тя има един основен недостатък - Ако трябва да промените данните, използвани във формулата, трябва да редактирате или пренапишете формулата.

Подобряване на формулата: Използване на референции за клетки

По-добър начин е да напишете формула, така че данните да могат да се променят, без да се налага да се променя самата формула.

Това може да стане чрез въвеждане на данните в клетки в работен лист и след това информиране на програмата, които клетки съдържат данните, които ще се използват във формулата.

По този начин, ако данните на формулата трябва да бъдат променени, това се прави, като се променят данните в клетките на работния лист, а не се променя самата формула.

За да кажете на Excel кои клетки съдържат данните, които искате да използвате, всяка клетка има адрес или клетка .

Относно референциите за клетки

• Клетката е пресечната точка между вертикална колона и хоризонтален ред в листа.
• Всяка колона се идентифицира с буква в горната част на колоната - като A, B, C.
• Всеки ред се идентифицира с номер, разположен в левия край на реда - такъв 1, 2, 3.
• Тогава референтната клетка е комбинация от буквата на колоната и номера на реда, които се пресичат в местоположението на клетката - например A1 , B2 , C3 или W345.
• Когато пишете референции за клетки, буквата на колона винаги е на първо място.

За да намерите референция за клетка, просто погледнете нагоре, за да видите коя колона е в клетката и след това погледнете наляво, за да откриете кой ред е в нея.

Текущата клетка - обозначението на клетката, върху която е кликната понастоящем - се показва и в полето Име, разположено над колона А в работния лист.

Така че, вместо да напишете тази формула в клетка D1:

= 3 + 2

По-добре би било да въведете данните в клетки C1 и C2 и да напишете тази формула:

= С1 + С2

Пример за основна формула на Excel

Този пример дава стъпка по стъпка инструкции за създаване на основната формула Excel, която се вижда в изображението по-горе.

Вторият по-сложен пример, използващ множество математически оператори и включващ реда на работа на Excel, е включен в последната страница на урока.

Въвеждане на данните за урока

Обикновено е най-добре първо да въведете всички данни в работния лист, преди да създадете формулите. Това прави по-лесно да се каже кои референтни клетки трябва да бъдат включени във формулата.

Въвеждането на данни в клетка на работен лист е процес в две стъпки:

1. Въведете данните в клетката.
2. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата или кликнете върху друга клетка. с показалеца на мишката, за да завършите въвеждането.

Инструкции Стъпки

1. Кликнете върху клетката С1, за да станете активната клетка.
2. Въведете 3 в клетката и натиснете клавиша Enter на клавиатурата.
3. Ако е необходимо, кликнете върху клетка C2 .
4. Въведете 2 инча в клетката и натиснете клавиша Enter на клавиатурата.

Въвеждане на формулата

1. Кликнете върху клетка D1 - това е мястото, където ще се видят резултатите от формулата.
2. Въведете следната формула в клетка D1: = C1 + C2
3. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата.
4. Отговорът 5 трябва да се появи в клетка D1.
5. Ако кликнете върху клетка D1 отново, пълната функция = C1 + C2 се появява в лентата за формули над работния лист.

Подобряване на формулата - отново: Въвеждане на референции за клетки с посочване

Въвеждането в клетките на референции като част от формула е валиден начин за тяхното въвеждане - както е доказано от отговора на 5 в клетка D1 - това просто не е най-добрият начин да го направите.

Най-добрият начин да въведете референтните клетки в дадена формула е да използвате посочването.

Посочването включва кликване върху клетките с показалеца на мишката, за да въведете референтната клетка във формулата. Основното предимство при използването на насочването е, че помага да се елиминират възможните грешки, причинени от написването на грешната референтна клетка.

Инструкциите на следващата страница сочат, за да въведете референтните клетки за формулата в клетка D2.

Използване на посочването, за да въведете референтните клетки в формулата на Excel

Тази стъпка в урока използва показалеца на мишката, за да въведе референтните клетки за формулата в клетка D2.

1. Кликнете върху клетката D2, за да станете активната клетка.
2. Въведете знака за равенство ( = ) в клетка D2, за да стартирате формулата.
3. Кликнете върху клетка С1 с показалеца на мишката, за да въведете референтната клетка във формулата.
4. Въведете знак плюс ( + ).
5. Кликнете върху клетка С2 с показалеца на мишката, за да въведете втората клетка в формулата.
6. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата.
7. Отговорът 5 трябва да се появи в клетка D2.

Актуализиране на формулата

За да тествате стойността на използването на референтни клетки в формулата Excel, променете данните в клетка C1 от 3 на 6 и натиснете клавиша Enter на клавиатурата.

Отговорите в клетките D1 и D2 трябва автоматично да се променят от 5 на 8, но формулите и в двете остават непроменени.

Математическите оператори и оперативния ред

Както се вижда от току-що завършения пример, създаването на формули в Microsoft Excel не е трудно.

Това е просто въпрос на комбиниране в правилния ред на клетките на вашите данни с правилния математически оператор.

Математически оператори

Математическите оператори, използвани в формулите на Excel, са подобни на използваните в математическия клас.

• Изваждане - знак минус ( - )
• Добавяне - знак плюс ( + )
• Дивизия - наклонена черта ( / )
• Умножение - звездичка ( * )
• Експониране - карет ( ^ )

Ред на операциите

Ако в една формула се използва повече от един оператор, има специална поръчка, която Excel ще изпълни, за да изпълни тези математически операции.

Този ред на операциите може да бъде променен чрез добавяне на скоби към уравнението. Един лесен начин да запомните реда на операциите е да използвате акроним:

BEDMAS

Орденът за операции е:

B rackets E xponents D ivision Мултипликация на данните A ddition S ubtraction

Как функционира оперативният ред

• Всяка операция (и), съдържаща се в скоби, ще бъде извършена първо, последвана от всякакви експонати.
• След това Excel счита разделянето или умножаването операции за еднакво важни и извършва тези операции в реда, в който се появяват отляво надясно в уравнението.
• Същото важи и за следващите две операции за добавяне и изваждане. Те се считат за еднакви по реда на операциите. Който и да се появи на първо място в уравнение, добавяне или изваждане, операцията се извършва първо.

Пример: Използване на няколко оператора и реда на операциите във формулата на Excel

На следващата страница са дадени указания за създаване на формула, която включва множество математически оператори и използва реда на операциите на Excel за изчисляване на отговора.

Използване на няколко оператора в формулите на Excel

Този втори пример за формулиране, показан на изображението по-горе, изисква от Excel да използва реда на операциите си, за да изчисли отговора.

Въвеждане на данните

1. Отворете празен лист и въведете данните, показани в клетките от C1 до C5, в горното изображение.

По-сложна формула за Excel

Използвайте сочейки заедно с правилните скоби и математическите оператори, за да въведете следната формула в клетка D1.

= (С2-С4) * С1 + C3 / C5

Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, когато свършите, а отговорът -4 трябва да се появи в клетка D1. Подробностите за начина, по който Excel изчислява този отговор, са изброени по-долу.

Подробни стъпки за въвеждане на формулата

Ако имате нужда от помощ, използвайте стъпките по-долу, за да въведете формулата.

1. Кликнете върху клетката D1, за да станете активната клетка.
2. Въведете знака за равенство ( = ) в клетка D1.
3. Въведете кръгла отворена скоба " ( " след знак за равенство.
4. Кликнете върху клетката С2 с показалеца на мишката, за да въведете референтната клетка във формулата.
5. Въведете знака минус ( - ) след C2.
6. Кликнете върху клетка C4, за да въведете тази клетка в формулата.
7. Въведете кръгла затваряща скоба " ) " след C4.
8. Въведете знака за умножение ( * ) след затварящия кръг.
9. Кликнете върху клетка С1, за да въведете тази клетка в формулата.
10. Въведете знака плюс ( + ) след C1.
11. Кликнете върху клетката С3, за да въведете тази клетка в формулата.
12. Въведете знака за разделяне ( / ) след C3.
13. Кликнете върху клетката C5, за да въведете тази клетка в формулата.
14. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата, за да завършите формулата.
15. Отговор -4 трябва да се появи в клетка D1.
16. Ако кликнете върху клетка D1 отново, пълната функция = (C2-C4) * C1 + C3 / C5 се появява във формулата на лентата над работния лист.

Как Excel изчислява формулата Отговор

Excel достига отговора от -4 за формулата по-горе, като използва правилата BEDMAS за извършване на различните математически операции в следния ред:

1. Excel първо изпълнява операцията за изваждане (C2-C4) или (5-6), тъй като е заобиколена от скоби и получава резултат от -1.
2. След това програмата умножава -1 от 7 (съдържанието на клетка С1), за да получи отговор от -7.
3. След това Excel прескача напред, за да дели 9/3 (съдържанието на C3 / C5), тъй като идва преди добавянето в BEDMAS, за да получи резултат от 3.
4. Последната операция, която трябва да се извърши, е да добавите -7 + 3, за да получите отговор за цялата формула от -4.