Опциите за потвърждаване на данни на Excel включват създаване на падащ списък, който ограничава данните, които могат да бъдат въведени в конкретна клетка, до предварително зададен списък с записи.
Когато в клетката се добави падащ списък, до нея се показва стрелка. Кликването върху стрелката ще отвори списъка и ще ви позволи да изберете един от елементите в списъка, за да влезете в клетката.
Използваните в списъка данни могат да бъдат разположени:
- на същия работен лист, както и списъка
- в друг работен лист в същата работна книга
- в друга работна книга
Инструкция: Използване на данни, съхранени в различна работна книга
В този урок ще създадем падащ списък, като използваме списък с вписвания в друга работна книга.
Предимствата от използването на списък с вписвания, намиращи се в друга работна книга, включват централизиране на списъчните данни, ако се използват от няколко потребители и защитават данните от случайни или умишлени промени.
Забележка: Когато данните от списъка се съхраняват в отделна работна книга, двете работни книги трябва да са отворени, за да може списъкът да работи.
Следвайки стъпките в уроческите теми по-долу, можете да създадете, използвате и промените падащия списък, подобен на този, който се вижда в изображението по-горе.
Тези учебни инструкции обаче не включват стъпките за форматиране на работните листове.
Това няма да повлияе на завършването на урока. Работният ви лист ще изглежда различно от примера на страница 1, но падащият списък ще ви даде едни и същи резултати.
Уроци по теми
- Отваряне на файлове и запазване на данните за урока
- Създаване на два набелязани диапазона
- Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
- Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка с отпадане
- Промяна на елементите в списъка
- Опции за защита на списъка за отпадане
01 от 06
Въвеждане на данните за урока
Отваряне на две работни книги на Excel
Както беше споменато, за този урок данните за падащия списък ще бъдат разположени в друга работна книга от падащия списък.
За този урок следвайте тези стъпки:
- Отворете две празни работни книги на Excel
- Запишете една работна книга с името data-source.xlsx - тази работна книга ще съдържа данните за падащия списък
- Запишете втората работна книга с падащото меню name.xlsx - тази работна книга ще съдържа падащия списък
- Оставете двете работни книги да се отворят след запаметяване.
Въвеждане на данните за урока
- Въведете данните по-долу в клетки A1 до A4 на работната книга за данни-source.xlsx, както е показано на изображението по-горе.
- А1 - Джинджифил А2 - Лимон А3 - Овесена каша стафиди А4 - Шоколадов чип
- Запишете работната книга и я оставете отворена
- Въведете данните по-долу в клетки В1 от работната книга от падащото меню .xlsx .
- B1 - тип "бисквитка"
- Запишете работната книга и я оставете отворена
- Падащият списък ще бъде добавен към клетка C1 на тази работна книга
02 от 06
Създаване на два набелязани диапазона
Създаване на два набелязани диапазона
Имената диапазон ви позволява да препратите към конкретна област от клетки в работна книга на Excel.
Набелязаните диапазони имат много приложения в Excel, включително използването им във формули и при създаването на диаграми.
Във всички случаи се използва диапазон с име, който се използва вместо набор от референтни клетки, показващи местоположението на данните в работен лист.
Когато се използва в падащ списък, намиращ се в друга работна книга, трябва да се използват два диапазона.
- Единият е създаден за елементите от списъка в работната книга, където се намират данните
- В секцията се създава втора, от която се намира падащият списък. Този втори диапазон се свързва с посочения диапазон в първата работна книга
Инструкции Стъпки
Първият кръг с име
- Изберете клетки A1 - A4 на работната книга data-source.xlsx, за да ги маркирате
- Кликнете върху полето Име над колона А
- Въведете "бисквитки" (без кавички) в полето Име
- Натиснете клавиша ENTER на клавиатурата
- Клетките А1 до А4 на работната книга за данни-източник.xlsx имат името на диапазона " Бисквитки"
- Запазете работната книга
Вторият кръг
Този втори диапазон не използва препратки от клетки от работната книга на падащото меню. Xlsx .
По-скоро, както споменахме, тя ще се свърже с името на обхвата на " бисквитките" в работната книга " data-source.xlsx" .
Това е необходимо, защото Excel няма да приеме референции за клетки от друга работна книга за определен диапазон. Това обаче ще бъде с изключение на друго име на диапазона.
Поради това, създаването на втория изброен диапазон не е направено с помощта на полето Име, но с помощта на опцията Name Manager , намираща се в раздела " Формули" на лентата.
- Кликнете върху клетка С1 в работната книга от падащото меню. Xlsx
- Кликнете върху Формули> Мениджър на име на лентата, за да отворите диалоговия прозорец Name Manager
- Кликнете върху бутона Нов, за да отворите диалоговия прозорец Ново име
- В типа линия Име: Данни
- В Отнася се към типа линия: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Кликнете върху OK, за да завършите посочения диапазон и да се върнете в диалоговия прозорец Name Manager
- Кликнете върху Затвори, за да затворите диалоговия прозорец Name Manager
- Запазете работната книга
03 от 06
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Всички опции за потвърждаване на данни в Excel, включително падащите списъци, се задават чрез диалоговия прозорец за проверка на данни.
Освен добавянето на падащи списъци към работен лист, валидирането на данни в Excel може да се използва и за контролиране или ограничаване на типа данни, които могат да бъдат въведени в конкретни клетки в работен лист.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху клетката С1 на работната книга от падащия списък.xlsx, за да станете активната клетка - там ще се намира падащият списък
- Кликнете върху раздела Данни на лентата над менюто
- Кликнете върху иконата за проверка на данни на лентата, за да отворите падащото меню
- Кликнете върху опцията " Валидиране на данни " в менюто, за да отворите диалоговия прозорец "Валидиране на данните"
- Оставете диалоговия прозорец отворен за следващата стъпка в урока
04 от 06
Използване на списък за валидиране на данни
Избиране на списък за проверка на данни
Както вече споменахме, в падащия списък има и редица опции за валидиране на данни в Excel.
В тази стъпка ще изберем опцията Списък като типа на валидацията на данните, който ще се използва за клетка D1 на работния лист.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху раздела Настройки в диалоговия прозорец
- Кликнете върху стрелката надолу в края на линията " Разрешаване ", за да отворите падащото меню
- Кликнете върху Списък, за да изберете падащ списък за потвърждаване на данни в клетка C1 и за активиране на Source ред в диалоговия прозорец
Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка с отпадане
Тъй като източникът на данни за падащия списък се намира в друга работна книга, вторият кръг, създаден по-рано, ще бъде въведен в реда " Източник " в диалоговия прозорец.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху линията Източник
- Въведете "= Данни" (без кавички) в реда "Източник"
- Кликнете върху OK, за да завършите падащия списък и да затворите диалоговия прозорец " Валидиране на данни "
- Малка икона на стрелка надолу , разположена от дясната страна на клетка C1
- Кликването върху стрелката надолу трябва да отвори падащия списък, съдържащ четирите имена на бисквитки, въведени в клетки А1 до А4 на работната книга за данни-source.xlsx
- Ако кликнете върху някое от имената, трябва да въведете това име в клетка C1
05 от 06
Промяна на списъка за отпадане
Промяна на елементите в списъка
За да запазите актуалния списък с промените в данните ни, може да се наложи периодично да променяте избора в списъка.
Тъй като ние използвахме наречен диапазон като източник на елементите от списъка, а не реалните имена на списъците, промяната на имената на бисквитки в посочения диапазон, намиращи се в клетки А1 до А4 на работната книга за данни-източник.xlsx, незабавно променя имената в падащото меню списък.
Ако данните се въвеждат директно в диалоговия прозорец, промените в списъка включват връщане в диалоговия прозорец и редактиране на изходния ред.
В тази стъпка ще променим Lemon to Shortbread в падащия списък, като промените данните в клетка A2 на посочения диапазон в работната книга data-source.xlsx .
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху клетката A2 в работната книга data-source.xlsx (Lemon), за да я превърнете в активна клетка
- Напишете кърлеж в клетка A2 и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Кликнете върху стрелката за надолу за падащия списък в клетка C1 на работната книга от падащия списък.xlsx, за да отворите списъка
- Точка 2 в списъка сега трябва да чете " Кетчук" вместо " Лимон"
06 от 06
Опции за защита на списъка за отпадане
Опции за защита на списъка за отпадане
Тъй като данните ни се показват в различен работен лист от падащия списък, наличните опции за защита на списъчните данни включват:
- Защитете работния лист, който включва заключване на клетки A1 до A4 на лист 2
- Изисква се парола за промяна на работната книга
- Отваряне на работната книга само за четене