01 от 04
Конвертиране на импортираните данни от текстов в цифров формат
Понякога, когато стойностите се импортират или копират в работен лист в Excel, стойностите завършват като текст, а не като числови данни.
Тази ситуация може да доведе до проблеми, ако се направи опит за сортиране на данните или ако данните се използват при изчисления, включващи някои от вградените функции на Excel.
На изображението по-горе, например, функцията SUM е настроена да прибави трите стойности - 23, 45 и 78 -, разположени в клетки D1 до D3.
Вместо да отвърне 146 като отговор; функцията връща нула, защото трите стойности са въведени като текст, а не като числови данни.
Указания за работен лист
Подразбиращото се форматиране на Excel за различни типове данни често е една от индикаторите, които показват кога данните са били импортирани или въведени неправилно.
По подразбиране цифровите данни, както и резултатите от формулата и функцията са подравнени от дясната страна на клетката, докато текстовите стойности са подравнени отляво.
Трите номера - 23, 45 и 78 - в изображението по-горе са подравнени от лявата страна на клетките им, защото те са текстови стойности, докато функцията SUM води до това, че клетката D4 е подравнена отдясно.
В допълнение, Excel обикновено показва потенциални проблеми със съдържанието на клетка, като показва малък зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката.
В този случай зеленият триъгълник показва, че стойностите в клетки D1 до D3 са въведени като текст.
Определяне на проблемни данни с поставяне на специални
Опциите за промяна на тези данни обратно в цифров формат са да се използва функцията VALUE в Excel и специална паста.
Paste special е разширена версия на командата паста, която ви дава редица опции относно точно това, което се прехвърля между клетките по време на операция за копиране / поставяне .
Тези опции включват основни математически операции като добавяне и умножение.
Умножете стойностите по 1 с паста Специални
Опцията за умножение в специална паста не само ще умножи всички числа с определена сума и ще постави отговора в целевата клетка, но и ще преобразува текстовите стойности в цифрови данни, когато всеки запис се умножи по стойност от 1.
Примерът на следващата страница използва тази особеност на специалната паста, като резултатите от операцията са:
- отговорът на функцията SUM се променя от нула до 146
- трите стойности променят подравняването от лявата страна на клетката надясно
- като зелените триъгълни индикатори за грешка се премахват от клетките, съдържащи данните
02 от 04
Поставяне на специален пример: Преобразуване на текст в цифри
За да превърнем текстовите стойности в цифрови данни, първо трябва да въведем някои числа като текст.
Това се прави чрез въвеждане на апостроф ( ' ) пред всяко число, когато се вкарва в клетка.
- Отворете нов работен лист в Excel, в който всички клетки са зададени в общия формат
- Кликнете върху клетката D1, за да станете активната клетка
- Въведете апостроф, последван от номер 23 в клетката
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Както е показано на изображението по-горе, клетката D1 трябва да има зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката и цифрата 23 да бъде подравнена от дясната страна. Апострофата не се вижда в клетката
- Кликнете върху клетка D2, ако е необходимо
- Въведете апостроф, последван от числото 45 в клетката
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Кликнете върху клетката D3
- Въведете апостроф, последван от номер 78 в клетката
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Кликнете върху клетката Е1
- Въведете номера 1 (без апостроф) в клетката и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Номерът 1 трябва да бъде подравнен от дясната страна на клетката, както е показано на изображението по-горе
Забележка: За да видите апострофа пред цифрите, въведени в D1 до D3, кликнете върху една от тези клетки, като например D3. Във формулата на лентата над работния лист вписването " 78 трябва да е видимо.
03 от 04
Поставяне на специален пример: Преобразуване на текст в цифри (продължение)
Въвеждане на функцията SUM
- Кликнете върху клетката D4
- Тип = SUM (D1: D3)
- Натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Отговорът 0 трябва да се появи в клетка D4, тъй като стойностите в клетки D1 до D3 са въведени като текст
Забележка: В допълнение към въвеждането, методите за въвеждане на функцията SUM в клетка на работен лист включват:
Конвертиране на текст към числа с паста Специални
- Кликнете върху клетката E1, за да стане активната клетка
- В раздела Начална страница на лентата кликнете върху иконата за копиране
- Маркиращите мравки трябва да се показват около клетката Е1, което показва, че съдържанието на тази клетка се копира
- Маркирайте клетки D1 до D3
- Кликнете върху стрелката надолу под иконата " Поставяне " в раздела Начална страница на лентата, за да отворите падащото меню
- В менюто кликнете върху Поставяне на специални, за да отворите диалоговия прозорец " Поставяне на специални "
- В секцията " Работа " на диалоговия прозорец кликнете върху бутона за избор до " Умножение", за да активирате тази операция
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
04 от 04
Поставяне на специален пример: Преобразуване на текст в цифри (продължение)
Резултати от работния лист
Както е показано на изображението по-горе, резултатите от тази операция в работния лист трябва да бъдат:
- трите стойности в клетките D1 до D3 сега трябва да бъдат подравнени вдясно в клетките си
- зелените триъгълници трябва да изчезнат от горния десен ъгъл на всяка клетка
- резултатите за функцията SUM в клетка D4 сега трябва да четат 146, което е общото за трите числа в клетки D1 до D3