Как да създадете / премахнете списък с отпадане в Excel

В Excel могат да се създават падащи списъци или менюта, за да се ограничат данните, които могат да бъдат въведени в конкретна клетка, до предварително зададен списък от записи. Ползите от използването на падащ списък за валидиране на данни включват:

• улесняване на въвеждането на данни;
• предотвратяване на грешки при въвеждане на данни;
• ограничаване на броя на местата за въвеждане на данни.

Списъци и данни

Данните, които се добавят към падащия списък, могат да се намират на:

1. същия работен лист като списъка.
2. в различен работен лист в същата работна книга на Excel .
3. в друга работна книга на Excel.

Стъпки за създаване на списък с отпадане

Стъпките, използвани за създаване на падащия списък, показан в клетка B3 (типове "бисквитки") в изображението по-горе, са:

1. Кликнете върху клетка B3, за да станете активната клетка ;
2. Кликнете върху раздела Данни на лентата ;
3. Кликнете върху Валидиране на данни, за да отворите падащото меню на опциите за потвърждаване.
4. В менюто кликнете върху Validation Data (Валидиране на данни), за да отворите диалоговия прозорец Validation Data (Валидиране на данни);
5. Кликнете върху раздела Настройки в диалоговия прозорец;
6. Кликнете върху опцията Разрешаване в диалоговия прозорец, за да отворите падащото меню - стойността по подразбиране е Всяка стойност;
7. В това меню щракнете върху Списък ;
8. Кликнете върху Source ред в диалоговия прозорец;
9. Маркирайте клетки E3 - E10 в работния лист, за да добавите данните в този диапазон от клетки в списъка;
10. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист;
11. Трябва да има стрелка надолу до клетка B3, която да показва наличието на падащия списък;
12. Когато кликнете върху стрелката, падащият списък ще се отвори, за да се покажат имената на осемте бисквитки;

Забележка: Стрелката надолу, показваща наличието на падащ списък, се вижда само когато тази клетка се превърне в активна клетка.

Премахване на списък с отпадане в Excel

След като завършите с падащ списък, той може лесно да бъде премахнат от клетка на работен лист, като се използва диалоговият прозорец за проверка на данни , както е показано на изображението по-горе.

Забележка : Ако преместите падащия списък или изходните данни на ново място в един и същ работен лист, обикновено не е необходимо да изтривате и пресъздавате падащия списък, тъй като Excel динамично актуализира диапазона от данни, използвани за списъка ,

За да премахнете падащия списък:

1. Кликнете върху клетката, съдържаща падащия списък, който искате да премахнете.
2. Кликнете върху раздела Данни на лентата ;
3. Кликнете върху иконата за проверка на данни на лентата, за да отворите падащото меню;
4. Кликнете върху опцията " Валидиране на данни " в менюто, за да отворите диалоговия прозорец "Валидиране на данни";
5. В диалоговия прозорец кликнете върху раздела Настройки - ако е необходимо;
6. Кликнете върху бутона " Изчистване на всички ", за да премахнете падащия списък, както е показано на изображението по-горе.
7. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист .

Избраният падащ списък сега трябва да бъде премахнат от избраната клетка, но всички данни, въведени в клетката преди премахването на списъка, остават и трябва да бъдат изтрити отделно.

За да премахнете всички списъци с отпадане в работен лист

За да премахнете всички падащи списъци, разположени на един и същ работен лист едновременно:

1. Изпълнете стъпки от 1 до 5 в горните указания.
2. Проверете приложете тези промени на всички останали клетки със същото поле за настройки в раздела Настройки на диалоговия прозорец;
3. Кликнете върху бутона Изчистване на всички, за да премахнете всички падащи списъци в текущия работен лист.
4. Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист.