Обучение на базата данни на Excel 2003

01 от 09

Преглед на база данни на Excel 2003

Понякога трябва да следите информацията и доброто място за това е в файл на база данни на Excel. Независимо дали става дума за личен списък с телефонни номера, списък с контакти за членове на организация или екип или колекция от монети, карти или книги, файлът на базата данни на Excel улеснява въвеждането, съхраняването и намирането на конкретна информация.

Excel е създала инструменти, които да ви помогнат да следите данните и да намерите конкретна информация, когато искате. Също така, със своите стотици колони и хиляди редове, електронна таблица в Excel може да съдържа огромно количество данни.

Вижте също съответния урок: Excel 2007/2010/2013 Стъпка по стъпка Бази данни .

02 от 09

Таблици с данни

Основният формат за съхраняване на данни в база данни на Excel е таблица. В таблицата данните се въвеждат в редове. Всеки ред е известен като запис .

След като е създадена таблица, инструментите за данни на Excel могат да се използват за търсене, сортиране и филтриране на записи в базата данни, за да се намери конкретна информация.

Въпреки че съществуват редица начини, по които можете да използвате тези инструменти за данни в Excel, най-лесният начин да направите това е да създадете това, което е известно като списък от данните в дадена таблица.

За да следвате този урок:

• въведете данните, както е показано на изображението по-горе.

Съвет - за бързо въвеждане на идентификационния номер на студент:

1. Въведете първите две идентификационни номера - ST348-245 и ST348-246 съответно в клетки А5 и А6.
2. Маркирайте двете идентификационни номера, за да ги изберете.
3. Кликнете върху дръжката за запълване и я плъзнете надолу до клетка A13.
4. Останалите идентификационни данни за студентите трябва да бъдат въведени правилно в клетки A6 до A13.

03 от 09

Въвеждане на данните правилно

При въвеждането на данните е важно да се уверите, че са въведени правилно. Освен в ред 2 между заглавието на електронната таблица и заглавията на колоните, не оставяйте други празни редове при въвеждането на данните си. Също така се уверете, че не оставяйте празни клетки.

Грешките в данните, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно в началото, програмата е по-вероятно да ви върне резултатите, които искате.

04 от 09

Редовете са записи

Както беше споменато, редове от данни в база данни са известни като записи. При вписването на записите се спазват тези указания:

• Не оставяйте празни редове в създадената таблица, дори между заглавията и първия ред данни.
• Записът може да съдържа данни само за един конкретен елемент.
• Записът трябва да съдържа и всички данни в базата данни за този елемент. Не може да има информация за елемент в повече от един ред.
  

05 от 09

Колоните са Полета

Докато редове в база данни на Excel се наричат ​​записи, колоните са известни като полета . Всяка графа се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа. Тези заглавия се наричат ​​имена на полета.

• Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис се въвеждат в една и съща последователност.
• Уверете се, че всички данни в колона са въведени с един и същ формат. Ако започнете да въвеждате числа като цифри (като например 10 или 20), запазете го. Не променяйте частично и започвайте да въвеждате номера като думи (като например десет или двадесет). Да бъда постоянен.
• Не оставяйте празни колони в таблицата.

06 от 09

Създаване на списъка

След като данните бъдат въведени в таблицата, тя може да бъде преобразувана в списък . За да направите това:

1. Маркирайте клетки A3 до E13 в работния лист.
2. Кликнете върху Data> List> Create List от менюто, за да отворите диалоговия прозорец Create List .
3. Докато диалоговият прозорец е отворен, клетките от A3 до E13 на работния лист трябва да бъдат заобиколени от маршируващите мравки.
4. Ако маршируващите мравки заобикалят правилния диапазон от клетки, кликнете върху Ok в диалоговия прозорец Create List .
5. Ако маршируващите мравки не заобикалят правилния диапазон от клетки, маркирайте правилния диапазон в работния лист и след това кликнете върху Ok в диалоговия прозорец Create List .
6. Масата трябва да бъде заобиколена от тъмна граница и да има стрелки с падащи стрелки, добавени до всяко име на поле.

07 от 09

Използване на инструментите за бази данни

След като създадете базата данни, можете да използвате инструментите, разположени под стрелките за падащо меню до всяко име на поле, за да сортирате или филтрирате данните си.

Сортиране на данни

1. Кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето " Последен име".
2. Кликнете върху опцията Сортирай Възходящо, за да подредите базата данни по азбучен ред от A до Z.
3. След като се сортира, Греъм Дж. Трябва да е първият рекорд в масата, а Уилсън Р. трябва да е последният.

Филтриране на данни

1. Кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето на програмата .
2. Кликнете върху опцията Бизнес, за да филтрирате всички студенти, а не в бизнес програмата.
3. Кликнете върху OK.
4. Само двама студенти - Г. Томпсън и Ф. Смит трябва да бъдат видими, тъй като те са единствените двама, записани в бизнес програмата.
5. За да покажете всички записи, кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето на програмата .
6. Кликнете върху опцията Всички .
   

08 от 09

Разширяване на базата данни

За да добавите допълнителни записи към базата данни:

• В края на базата данни се добавя празен ред, съдържащ звездичка (клетки А14 до Е14), когато е създаден.
• Към базата данни могат да се добавят допълнителни данни, като се използва този празен ред.
• Добавете следните данни:
  
  Клетъчни данни
  A14 - ST348-255
  Б14 - Кристофър
  С14 - А.
  D14 - 22
  Е14 - Наука

09 от 09

Завършване на форматирането на базата данни

Забележка : Тази стъпка включва използването на икони, разположени на лентата с инструменти "Форматиране" , която обикновено се намира в горната част на екрана на Excel 2003. Ако не е налице, прочетете как да намерите лентите с инструменти на Excel, за да ви помогнем да го намерите.

1. Маркирайте клетки A1 до E1 в работния лист.
2. Кликнете върху иконата за сливане и центриране на лентата с инструменти за форматиране, за да центрирате заглавието.
3. С клетките А1 до Е1, които все още са избрани, кликнете върху иконата за попълване на цвета на лентата с инструменти за форматиране (изглежда като боя), за да отворите падащия списък за цвят на фона.
4. Изберете Sea Green от списъка, за да промените цвета на фона на клетките A1 - E1 до тъмно зелено.
5. Кликнете върху иконата " Цвят на шрифта " на лентата с инструменти за форматиране (това е голяма буква "А"), за да отворите падащия списък за цветове на шрифта.
6. Изберете бяло от списъка, за да промените цвета на текста в клетките A1 - E1 в бяло.
7. Маркирайте клетки A2 - E2 в работния лист.
8. Кликнете върху иконата за попълване на цвят в лентата с инструменти за форматиране, за да отворите падащия списък за цвят на фона.
9. Изберете светло зелено от списъка, за да промените цвета на фона на клетките A2 - E2, за да светне зелено.
10. Маркирайте клетки A3 - E14 в листа.
11. Изберете Format> AutoFormat от менютата, за да отворите диалоговия прозорец AutoFormat .
12. Изберете Списък 2 от списъка с опции, за да форматирате клетките A3 - E14.
13. Маркирайте клетки A3 - E14 в листа.
14. Кликнете върху опцията "Център" на лентата с инструменти " Форматиране", за да центрирате текста в клетки А3 до Е14.
15. На този етап, ако сте следвали правилно стъпките на този урок, вашата електронна таблица трябва да прилича на електронната таблица, представена в Стъпка 1 на този урок.