Как да създадете база данни в Excel

Проследяване на контакти, колекции и други данни с база данни в Excel

Понякога трябва да следите информацията и доброто място за това е в файл на база данни на Excel. Независимо дали става дума за личен списък с телефонни номера, списък с контакти за членове на организация или екип или колекция от монети, карти или книги, файлът на базата данни на Excel улеснява въвеждането, съхраняването и намирането на конкретна информация.

Microsoft Excel е създал инструменти, които да ви помогнат да следите данните и да намерите конкретна информация, когато искате. Също така, със своите стотици колони и хиляди редове , електронна таблица в Excel може да съдържа огромно количество данни .

Въвеждане на данните

Основният формат за съхраняване на данни в база данни на Excel е таблица.

След като е създадена таблица, инструментите за данни на Excel могат да се използват за търсене, сортиране и филтриране на записи в базата данни, за да се намери конкретна информация.

За да следвате този урок, въведете данните, както е показано на изображението по-горе.

Въведете Студентското ID бързо:

1. Въведете първите два ID - ST348-245 и ST348-246 съответно в клетки А5 и А6 .
2. Маркирайте двете идентификационни номера, за да ги изберете.
3. Кликнете върху дръжката за запълване и я плъзнете надолу до клетка A13 .
4. Останалите идентификационни данни за студентите трябва да бъдат въведени правилно в клетки A6 до A13.

Въвеждане на данните правилно

При въвеждането на данните е важно да се уверите, че са въведени правилно. Освен в ред 2 между заглавието на електронната таблица и заглавията на колоните, не оставяйте други празни редове при въвеждането на данните си. Също така се уверете, че не оставяйте празни клетки.

Грешките в данните , причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно в началото, програмата е по-вероятно да ви върне резултатите, които искате.

Редовете са записи

Всеки отделен ред данни в база данни е известен като запис . При вписването на записите се спазват тези указания:

• Не оставяйте празни редове в създадената таблица. Това включва НЕ оставя празен ред между заглавията на колоните и първия ред данни.
• Записът може да съдържа данни само за един конкретен елемент.
• Записът трябва да съдържа и всички данни в базата данни за този елемент. Не може да има информация за елемент в повече от един ред.

Колоните са Полета

Докато редове в база данни на Excel се наричат ​​записи, колоните са известни като полета . Всяка графа се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа. Тези заглавия се наричат ​​имена на полета.

• Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис се въвеждат в една и съща последователност.
• Уверете се, че всички данни в колона са въведени с един и същ формат. Ако започнете да въвеждате числа като цифри (като например 10 или 20), запазете го. Не променяйте частично и започвайте да въвеждате номера като думи (като например десет или двадесет). Да бъда постоянен.
• Не оставяйте празни колони в таблицата.

Създаване на таблицата

След като данните бъдат въведени, тя може да бъде превърната в таблица . За да направите това:

1. Маркирайте клетките от A3 до E13 в работния лист.
2. Кликнете върху раздела Начална страница.
3. Кликнете върху опцията Формат като таблица на лентата, за да отворите падащото меню.
4. Изберете синьото средство Стил на таблица Среден 9, за да отворите диалоговия прозорец Форматиране като таблица .
5. Докато диалоговият прозорец е отворен, клетките от A3 до E13 на работния лист трябва да бъдат заобиколени от маршируващите мравки.
6. Ако маршируващите мравки заобикалят правилния диапазон от клетки, кликнете върху Ok в диалоговия прозорец Форматиране като таблица .
7. Ако маршируващите мравки не заобикалят правилния диапазон от клетки, маркирайте правилния диапазон в работния лист и след това кликнете върху Ok в диалоговия прозорец Форматиране като таблица .
8. В таблицата трябва да има стрелки с падащо поле, добавени до всяко име на поле, а редовете в таблицата трябва да бъдат форматирани в променлива светлина и тъмно синьо.

Използване на инструментите за бази данни

След като създадете базата данни, можете да използвате инструментите, разположени под стрелките за падащо меню до всяко име на поле, за да сортирате или филтрирате данните си.

Сортиране на данни

1. Кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето Последен име.
2. Кликнете върху опцията Sort A to Z за да подредите базата данни по азбучен ред.
3. След като се сортира, Греъм Дж. Трябва да бъде първият рекорд в масата и Уилсън. R трябва да е последният.

Филтриране на данни

1. Кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето на програмата .
2. Кликнете върху квадратчето до опцията Избор на всички, за да изчистите всички квадратчета.
3. Кликнете върху квадратчето до опцията Бизнес, за да добавите отметка в полето.
4. Кликнете върху OK .
5. Само двама студенти - Г. Томпсън и Ф. Смит трябва да бъдат видими, тъй като те са единствените двама, записани в бизнес програмата.
6. За да покажете всички записи, кликнете върху стрелката за падащо меню до името на полето на програмата .
7. Кликнете върху опцията Изчистете филтъра от "Програма" .

Разширяване на базата данни

За да добавите допълнителни записи към базата данни:

• Поставете курсора на мишката върху малката точка в долния десен ъгъл на масата.
• Показалецът на мишката ще се превърне в двуглавна стрелка.
• Когато това се случи, кликнете и задръжте десния бутон на мишката и плъзнете показалеца надолу, за да добавите празен ред в долната част на базата данни.
• Добавете следните данни към този нов ред:
  Клетъчни данни
  A14 - ST348-255
  Б14 - Кристофър
  С14 - А.
  D14 - 22
  Е14 - Наука

Завършване на форматирането на базата данни

1. Маркирайте клетки A1 до E1 в работния лист.
2. Кликнете върху раздела Начална страница.
3. Кликнете върху опцията Обединяване и център на лентата, за да центрирате заглавието.
4. Кликнете върху цвета за попълване (изглежда като боя) върху лентата, за да отворите падащия списък за попълване на цвета.
5. Изберете Blue, Accent 1 от списъка, за да промените цвета на фона в клетките A1 - E1 до тъмносиньо.
6. Кликнете върху иконата " Цвят на шрифта " в лентата с инструменти " Форматиране" (това е голяма буква "А"), за да отворите падащия списък за цветове на шрифта.
7. Изберете бяло от списъка, за да промените цвета на текста в клетките A1 - E1 в бяло.
8. Маркирайте клетки A2 - E2 в работния лист.
9. Кликнете върху цвета за попълване върху лентата, за да отворите падащия списък за попълване на цвета.
10. Изберете Blue, Accent 1, Lighter 80 от списъка, за да промените цвета на фона в клетките A2 - E2 до светло синьо.
11. Маркирайте клетки А4 - Е14 в работния лист.
12. Кликнете върху опцията Център на лентата, за да центрирате текста в клетките А14 до Е14.
13. На този етап, ако сте следвали правилно стъпките на този урок, вашата електронна таблица трябва да прилича на електронната таблица, представена в Стъпка 1 на този урок.

Бази данни

Синтаксис : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Където функцията D е една от следните:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Тип : База данни

Функциите на базата данни са особено полезни, когато Google Sheets се използва за поддържане на структурирани данни, като база данни. Всяка функция на базата данни, Dfunction , изчислява съответната функция на подмножество от обхват от клетки, считана за таблица на базата данни. Функциите на базата данни имат три аргумента:

• Database_arr е диапазон, вграден масив или масив, генериран от израз на масив, който е структуриран така, че всеки ред след Ред 1 е запис на база данни и всяка колона е поле на база данни. Ред 1 съдържа етикетите за всяко поле.
• Field_str | num показва коя колона (поле) съдържа средните стойности. Това може да се изрази като име на поле (текстов низ) или номер на колона, където лявата колона ще бъде представена като 1.
• Criteria_arr е диапазон, вграден масив или масив, генериран от израз на масив, който е структуриран така, че първият ред съдържа името (имената) на полета, към които ще се прилага критерият (критериите), а следващите редове съдържат тест (условни) ,

Първият ред в "Критерии" определя имената на полетата. Всеки друг ред в критериите представлява филтър, който представлява набор от ограничения за съответните полета. Ограниченията се описват с помощта на нотация за търсене по примери и могат да включват стойност за сравняване или оператор за сравнение, последван от стойност на сравнение. Примери за ограничения са: "Шоколад", "42", "> = 42", "<> 42". Празна клетка не означава никакво ограничение на съответното поле.

Филтърът съвпада с ред от базата данни, ако всички ограничения на филтъра (ограниченията в реда на филтъра) са изпълнени. Ред (запис) на база данни отговаря на критериите, ако и само ако поне един филтър съвпада с него. Името на полето може да се покаже повече от един път в диапазона на критериите, за да позволи множество ограничения, които се прилагат едновременно (например температура> = 65 и температура <= 82).

DGET е единствената функция на базата данни, която не събира стойности. DGET връща стойността на полето, посочено във втория аргумент (подобно на VLOOKUP) само когато точно един запис отговаря на критериите; в противен случай тя връща грешка, показваща не съвпадение или множество съвпадения