По принцип таблица в Excel е поредица от редове и колони в работен лист, който съдържа свързани данни. В версии преди Excel 2007 таблица от този тип е посочена като списък.
По-конкретно, таблица представлява блок от клетки (редове и колони), съдържащи свързани данни , които са форматирани като таблица, използвайки опцията Таблица на Excel в раздела Вмъкване на лентата (подобна опция се намира в раздела Начална страница).
Форматирането на блок от данни като таблица улеснява извършването на различни задачи по данните от таблицата, без да се засягат други данни в работния лист. Тези задачи включват:
- сортиране на данни;
- филтриране на данни ;
- бързи изчисления - въведете една формула, която автоматично се прилага към всяка клетка в тази графа;
- добавянето на колонни суми към последния ред в таблицата;
- форматирайки данните в таблицата като отличителен блок, като по този начин го заличаваме от другите данни в работния лист.
Преди да поставите таблица
Въпреки че е възможно да се създаде празна таблица, обикновено е по-лесно да въведете данните първо, преди да я форматирате като таблица.
Когато въвеждате данни, не оставяйте празни редове, колони или клетки в блока от данни, който ще формира таблицата.
За да създадете таблица :
- Кликнете върху всяка отделна клетка в блока с данни;
- Кликнете върху раздела Вмъкване на лентата;
- Кликнете върху иконата Таблица (намираща се в групата Таблици ) - Excel ще избере целия блок от съседни данни и ще отвори диалоговия прозорец Създаване на таблица .
- Ако данните ви имат заглавен ред, проверете опцията "Моята таблица има заглавки" в диалоговия прозорец;
- Кликнете върху OK, за да създадете таблицата.
Таблица функции
Най-забележителните функции, които Excel добавя към блока от данни, са:
- падащи менюта, съдържащи опции за сортиране, филтриране и търсене за всяка колона в таблицата
- форматиране на блока от данни с алтернативни сенчести редове - за промяна на оцветяването използвайте опцията Таблица стил , намираща се в раздела Вмъкване ;
- размера на дръжката, намираща се в долния десен ъгъл на масата, което улеснява добавянето или премахването на записи от таблицата;
- в долния десен ъгъл на активната клетка се появява иконата за бързо анализиране (добавена в Excel 2013), когато са избрани две или повече клетки в таблицата. Улеснява анализа на данните чрез:
- диаграми;
- осови таблици;
- текущите суми - се показват след последния ред от табличните данни;
- условно форматиране.
Управление на данните в таблицата
Опции за сортиране и филтриране
Падащите менюта за сортиране / филтри, добавени към заглавния ред, улесняват сортирането на таблици:
- по възходящ ред;
- в низходящ ред;
- по шрифт или цвят на фона на клетката;
- използвайки поръчка за сортиране по поръчка.
Опцията за филтриране в менютата ви позволява
- показват само данните, които отговарят на посочените критерии, или можете
- филтриране по шрифт или цвят на фона на клетката;
- търсете конкретни записи, като съответствате на отделните полета с данни .
Добавяне и премахване на полета и записи
Дръжката за оразмеряване улеснява добавянето или премахването на цели редове (записи) или колони (полета) на данните от таблицата. За да направите това:
- Кликнете и задръжте курсора на мишката върху дръжката за размера;
- Плъзнете ръкохватката за оразмеряване нагоре, надолу или наляво или надясно, за да преоразмерите таблицата.
Данните, които се премахват от таблицата, не се изтриват от работния лист, но вече не се включват в операции в таблицата, като например сортиране и филтриране.
Изчислени колони
Изчислена колона ви позволява да въведете една формула в една клетка в колона и тази формула да се приложи автоматично към всички клетки в колоната. Ако не искате изчислението да включва всички клетки, изтрийте формулата от тези клетки. Ако искате само формулата в началната клетка, използвайте функцията за отмяна, за да я премахнете бързо от всички останали клетки.
Общ ред
Броят на записите в таблицата може да бъде натрупан чрез добавяне на общ ред в долната част на таблицата. Общият ред използва функцията SUBTOTAL, за да преброи броя на записите.
Освен това могат да се добавят и други изчисления на Excel - като Sum, Average, Max и Min -, като се използва падащо меню с опции. Тези допълнителни изчисления също използват функцията SUBTOTAL.
За да добавите общ ред :
- Кликнете някъде в таблицата;
- Кликнете върху раздела Дизайн на лентата;
- Кликнете върху квадратчето Total Row , за да го изберете (намира се в групата Options Style Table );
Общият ред се показва като последния ред в таблицата и показва думата Общо в най-близката клетка и общия брой записи в най-дясната клетка, както е показано на изображението по-горе.
Добавяне на други изчисления към общия ред :
- В общия ред кликнете върху клетката, където трябва да се покаже изчислението - се появи стрелка надолу;
- Кликнете върху стрелката за падащото меню, за да отворите менюто с опции.
- Кликнете върху желаното изчисление в менюто, за да добавите клетката;
Забележка: Формулите, които могат да се добавят към общия ред, не се ограничават до изчисленията в менюто. Формулата може да се добави ръчно към всяка клетка в общия ред.
Изтриване на таблица, но запазване на данните
- Кликнете някъде в таблицата;
- Кликнете върху раздела Дизайн на лентата
- Кликнете върху " Преобразуване в обхват" (намира се в групата " Инструменти" ) - отваря се квадратче за потвърждение за премахване на таблицата;
- Кликнете върху Да, за да потвърдите.
Характеристиките на таблицата - като например падащите менюта и манипулатора на размера - се премахват, но се запазват данните, сянката на реда и другите функции за форматиране.