Филтрирането на данни в електронна таблица означава да зададете условия, така че да се показват само определени данни. Това се прави, за да се улесни фокусирането върху конкретна информация в голям набор от данни или таблица с данни. Филтрирането не премахва или променя данните; тя просто променя кои редове или колони се появяват в активния работен лист на Excel.
Филтриране на записи на данни
Филтрите работят със записи или редове от данни в работния лист. Условията, които са зададени, се сравняват с едно или повече полета в записа. Ако условията са изпълнени, записът се показва. Ако условията не са изпълнени, записът се филтрира, така че да не се показва с останалите записи на данни.
Филтрирането на данни следва два различни подхода в зависимост от вида на данните, които се филтрират - цифрови или текстови данни.
Филтриране на числени данни
Числените данни могат да бъдат филтрирани въз основа на:
- дали данните са равни на определен брой
- дали данните са по-големи или по-малки от конкретния брой
- данните са над или под средната стойност на данните като цяло
Филтриране на текстови данни
Текстовите данни могат да бъдат филтрирани въз основа на:
- дали данните съвпадат с определена дума
- дали данните са дума, съдържаща едно или повече букви
- дали данните са дума, която започва или завършва с определена буква от азбуката
Копиране на филтрирани записи
В допълнение към временно скриване на записите, Excel ви дава опции за копиране на желаните данни в отделна област на работния лист . Често тази процедура се прави, когато постоянно копие на филтрирания списък отговаря на някакви бизнес изисквания.
Най-добри практики за филтриране
Спестете си малко караница, като следвате най-добрите практики за работа с филтрирани данни:
- Освен ако няма основателна причина за това, не обръщайте споделена електронна таблица с активни филтри. Другите потребители може да не забележат, че файлът е филтриран.
- Въпреки че можете да филтрирате няколко колони едновременно, тези филтри са добавки, а не изключителни. С други думи, филтрирането на списък с контакти, за да покажете на всички в щата Калифорния и които са на възраст над 60 години, ще ви даде всички, които са над 60 години в Калифорния. Такъв филтър няма да ви покаже 60-годишните или калифорнийците.
- Комплексните текстови филтри работят, както и основните данни, които ще позволят. Данните за "Messy" ще доведат до филтрирани резултати, които може да са подвеждащи или неправилни. Например, филтрирането за хора, живеещи в Илинойс, няма да улови хората, живеещи в "IL" или които живеят в "Ilinois" или "Illenois".
- Обърнете внимание, когато сортирате филтрираните данни. Сортирането на частично филтрирани данни ще доведе до преструктуриране на файла с данни - обикновено се избягва ситуацията. Ако трябва да сортирате филтриран набор от данни, копирайте филтрираните данни в нов работен лист и след това го подредете.