Създайте собствени шаблони на Word, за да спестите време, но първо ги планирайте
Ако често създавате документи, които съдържат едно и също специализирано форматиране, но не винаги съдържат един и същ текст - например фактури, фишове, формуляри и т.н., можете да автоматизирате процеса и да спестите значително време, като създадете шаблон в Word.
Какво представлява шаблонът?
За тези, които не са запознати с шаблони, ето едно бързо обяснение: Шаблонът на Microsoft Word е вид документ, който създава копие от себе си, когато го отворите. Това копие има целия дизайн и форматиране на шаблона, като например лога и таблици, но можете да го промените, като въведете съдържание, без да променяте оригиналния шаблон.
Можете да отворите шаблона толкова пъти, колкото искате, и всеки път, когато създава ново копие на себе си за нов документ. Създаденият файл се запазва като стандартен тип файл тип Word (например .docx).
Шаблонът за Word може да съдържа форматиране, стилове, текстови команди, макроси , хедъри и долни колонтитули, както и персонализирани речници , ленти с инструменти и записи на Автоматичен текст .
Планиране на шаблон за Word
Преди да създадете своя шаблон за Word, добре е да създадете списък с подробности, които искате да бъдат включени в него. Времето, което прекарвате в планирането, ще ви спести повече време в дългосрочен план.
Ето няколко съвета как да включите:
- Всеки текст, който трябва във всички документи да се основава на шаблона.
- Форматиране като колони, маржове, табулации, крайни бележки, бележки под линия и др.
- Макроси, които може да искате да използвате, но са специфични за този документ.
- За букви въведете поле за дата, което се актуализира автоматично при всяко отваряне на шаблона.
- Също така за писма, дайте адрес и информация за връзка.
- Използвайте полета или Автоматичен текст за информация, която може да се промени, но винаги ще съдържа един и същ тип информация (напр. Номера на страници, заглавие на документа, път на файла и т.н.). Този вид информация често е в заглавки и долни колонтитули.
- Ако документът ви съдържа секции с различно форматиране, можете да използвате описателен текст със заместител, като TITLE или HEADING, който можете да въведете в копието, създадено от шаблона. По този начин ще има форматирането, специфично за този раздел.
След като сте очертали това, което искате, оформете прототипа на документа в празен документ на Word. Включете всички изброени елементи и желания от вас дизайн за вашите документи.
Запазване на новия ви шаблон
Запишете документа си като шаблон, като изпълните следните стъпки:
Word 2003
- Кликнете върху файла в горното меню.
- Кликнете върху Запазване като ...
- Навигирайте до мястото, където искате да запазите шаблона си. Word започва в запазеното по подразбиране място за шаблони. Имайте предвид, че шаблоните, запазени в различни от местоположението по подразбиране, няма да се показват в диалоговия прозорец Шаблони при създаването на нови документи.
- В полето "Име на файл" въведете разпознаваемо име на шаблон.
- Кликнете върху падащия списък "Запазване като тип" и изберете Шаблони за документи .
- Кликнете върху Запазване .
Word 2007
- Кликнете върху бутона Microsoft Office в горния ляв ъгъл.
- Поставете показалеца на мишката върху Запазване като .... В помощното меню, което се отваря, кликнете върху Шаблон на Word .
- Навигирайте до мястото, където искате да запазите шаблона си. Word започва в запазеното по подразбиране място за шаблони. Имайте предвид, че шаблоните, запазени в различни от местоположението по подразбиране, няма да се показват в диалоговия прозорец "Шаблони".
- В полето "Име на файл" въведете разпознаваемо име на шаблон.
- Кликнете върху Запазване .
Word 2010 и по-късни версии
- Кликнете върху раздела Файл.
- Кликнете върху Запазване като ...
- Навигирайте до мястото, където искате да запазите шаблона си. Word започва в запазеното по подразбиране място за шаблони. Имайте предвид, че шаблоните, запазени в различни от местоположението по подразбиране, няма да се показват в диалоговия прозорец Шаблони при създаването на нови документи.
- В полето "Име на файл" въведете разпознаваемо име на шаблон.
- Кликнете върху падащия списък "Запазване като тип" и изберете Шаблони за документи .
- Кликнете върху Запазване .
Вече вашият документ е запазен като шаблон с разширение .dot или .dotx, което може да се използва за генериране на нови документи въз основа на него.