За много потребители на Word терминът "макро" удря страх в сърцата си, главно защото те не разбират напълно макросите на Word и най-вероятно никога не са създали свои собствени. Просто казано, макросът е поредица от команди, които се записват, за да могат да бъдат възпроизведени или изпълнени по-късно. За щастие, създаването и стартирането на макроси не е твърде трудно и резултантната ефективност си струва времето, прекарано да се научи да ги използва. Продължете да четете, за да научите как да работите с макроси в Word 2003 . Или научете как да записвате макроси в Word 2007 . Има няколко различни начина за създаване на макроси на Word: Първият и най-лесният начин е да използвате макро рекордера; вторият начин е да използвате VBA или Visual Basic for Applications. Освен това, Word макросите могат да бъдат редактирани чрез VBE или Visual Basic Editor. Visual Basic и редакторът на Visual Basic ще бъдат адресирани в следващите уроци. |
- В менюто Инструменти щракнете върху Макро.
- Кликнете върху Макроси ... от подменюто. можете също да използвате клавиша за бърз достъп Alt + F8, за да влезете в макросите диалогов прозорец.
- В падащото меню до етикета "Макроси в" изберете Word Commands .
- Ще се появи азбучен списък с командни имена. Ако маркирате име, описанието на командата ще се покаже в долната част на полето, под етикета "Описание".
Ако командата, която искате да създадете, вече съществува, не трябва да създавате свой собствен макрос за него. Ако тя не съществува, трябва да продължите към следващата страница, която обхваща планирането на макроса на Word.
Как да създадете ефективни Word макроси
Най-важната стъпка в създаването на ефективни макроси на Word е внимателното планиране. Въпреки че може да изглежда малко очевидно, трябва да имате ясна представа за това, какво искате макросът на Word да изпълнява, как ще улесни бъдещата ви работа и обстоятелствата, при които възнамерявате да го използвате.
В противен случай може да престанете да губите време създавайки неефективен макрос, който няма да използвате.
След като имате предвид тези неща, е време да планирате действителните стъпки. Това е важно, защото рекордерът буквално ще запомни всичко, което правите, и ще го включите в макроса. Например, ако напишете нещо и след това го изтриете, всеки път, когато стартирате макрос, Word ще направи същия запис и след това ще го изтрие.
Можете да видите как това ще направи за един небрежен и неефективен макрос.
Когато планирате макросите си, ето някои неща, които трябва да имате предвид:
- Планирайте командите и реда, в който искате макрос да ги изпълнява.
- Познайте клавишните комбинации за командите, които планирате да използвате. Това е особено важно за навигацията; няма да можете да използвате мишката за навигация в областта на документа, когато работите с рекордера. Освен това ще създадете по-лек макрос, ако използвате клавиш за бърз достъп, а не клавишите със стрелки, тъй като всеки клавиш ще бъде включен.
- План за съобщения, които Word може да покаже и това ще спре макроса.
- Използвайте колкото се може по-малко стъпки, за да запазите макроса постно.
- Извършете поне едно тестване, преди да започнете да записвате.
След като сте планирали макроса на Word и сте го направили, можете да го запишете.
Ако сте планирали внимателно макроса си, записването му за по-нататъшна употреба ще бъде най-лесната част от процеса. Всъщност е толкова лесно, че единствената разлика между създаването на макрос и работата по документа е, че трябва да натиснете няколко допълнителни бутона и да направите няколко селекции в диалоговите прозорци.
Настройване на вашия запис на макро
Първо, кликнете върху Инструменти в менюто и след това върху Записване на нов макрос ..., за да отворите диалоговия прозорец за запис на макроси.
В полето под "Име на макрос" въведете уникално име. Имената могат да съдържат до 80 букви или цифри (без символи или интервали) и трябва да започват с буква. Препоръчително е да въведете описание на действията, които макрос извършва в полето Описание. Името, което зададете на макроса, трябва да е достатъчно уникално, за да си спомните какво прави, без да се налага да препращате към описанието.
След като наименувате макроса си и въведете описание, изберете дали искате макросът да е налице във всички документи или само в текущия документ. По подразбиране Word прави макроса достъпен за всички ваши документи и най-вероятно ще откриете, че това прави най-смисъл.
Ако решите да ограничите наличието на команда, просто маркирайте името на документа в падащото меню под етикета "Макро в магазина".
Когато въведете информацията за макроса, щракнете върху OK . В горния ляв ъгъл на екрана ще се покаже лентата с инструменти за запис на макроси.
Запишете макроса си
Показалецът на мишката ще има малка икона, която прилича на лента с касета до нея, което означава, че Word записва вашите действия. Вече можете да следвате стъпките, които сте посочили в етапа на планиране. Щом приключите, натиснете бутона Stop (това е синият квадрат вляво).
Ако по някаква причина трябва да спрете записа, кликнете върху бутона Pause Recording / Resume Recorder (това е точката вдясно). За да възобновите записа, кликнете върху него отново.
Щом натиснете бутона Stop , макросът на Word е готов за употреба.
Тествайте макроса си
За да стартирате макроса си, използвайте клавиша за бърз достъп Alt + F8, за да изведете диалоговия прозорец "Макроси". Маркирайте своя макрос в списъка и щракнете върху Изпълни . Ако не виждате макроса си, уверете се, че правилното местоположение е в квадратчето до етикета "Макроси в".
Целта зад създаването на макроси в Word е да ускорите работата си, като поставите повтарящи се задачи и сложни последователности от команди на пръсти. Това, което може да отнеме буквално часове за ръчно изпълнение, отнема само няколко секунди с натискане на бутон.
Разбира се, ако сте създали много макроси, търсенето през диалоговия прозорец Макроси ще изяде много от времето, което запазвате. Ако присвоите макросите на клавиш за бърз достъп обаче, можете да заобиколите диалоговия прозорец и да осъществите достъп до макроса директно от клавиатурата - по същия начин можете да използвате клавишни комбинации за достъп до други команди в Word.
Създаване на клавишни комбинации за макроси
- От менюто Инструменти изберете Персонализиране ...
- В диалоговия прозорец Персонализиране кликнете върху Клавиатура .
- Ще се отвори диалоговия прозорец Персонализиране на клавиатурата.
- В полето за превъртане под етикета "Категории" изберете Макроси.
- В полето за превъртане на макроси намерете името на макроса, на който искате да зададете клавиша за бърз достъп.
- Ако в момента макросът има присвоен клавиш, клавишът ще се появи в полето под етикета "Текущи ключове".
- Ако към макроса не е зададен клавиш за бърз достъп или ако искате да създадете втори клавиш за бърз достъп за макроса, кликнете в полето под етикета "Натиснете нов клавиш за бърз достъп".
- Въведете натискането на клавиш, който искате да използвате, за да влезете в макроса си. (Ако клавишната комбинация вече е присвоена на команда, ще се появи съобщение под полето "Текущи ключове", в което се изписва "Currently assigned to", следвано от името на командата. Можете да превъзложите натискането на клавиша, като продължите или можете да изберете ново натискане на клавиш).
- В падащото меню до етикета "Запазване на промените" изберете Нормално, за да приложите промяната към всички документи, създадени в Word. За да използвате клавиша за бърз достъп само в текущия документ, изберете името на документа от списъка.
- Кликнете върху Задаване .
- Кликнете върху Затвори .
- Кликнете върху Затвори в диалоговия прозорец Персонализиране.