Ако сте като повечето потребители, най-вероятно не отделяте много време да мислите за това, как да зададете име на вашите документи, когато ги запазите. За съжаление, това може да затрудни намирането на файла, който искате без малко търсене - може дори да се наложи да отворите няколко различни файла, за да намерите този, който искате.
Разработването на система за именуване на вашите документи и получаване на навика да я използвате, ще ви спести време и разочарование, когато дойде време да намерите документа, от който се нуждаете. Вместо да търсите чрез безброй документи с неточни имена на файлове, система за именуване ще ви помогне да ускорите търсенето си.
Системата за наименуване
Няма един единствен прав начин да наименувате файловете си, а системите за именуване ще варират от потребител до потребител. Важното е намирането на метода, който има смисъл за вас, и след това да го прилагате последователно. Ето няколко съвета как да започнете:
- Включете датата, в която е съставен документът във вашето име: Това е потенциално един от най-полезните елементи, който трябва да включите в името на файла, особено когато се занимавате с кореспонденция. Дори ако не си спомняте точно кога сте съставили документ, най-вероятно ще можете да стесните търсенето си за определен период от време.
- Включете името на получателя във вашето име: Това е особено ценна практика при работа с писма, но може да бъде полезен елемент за други видове документи, като например договори, бележки и дори бележки.
- Посочете какъв тип документ е файлът: Отново това ще изглежда като дадено за някои потребители и това е така, защото е толкова важна част от името на файла. Ако търсите писмо, което сте написали, можете да премахнете файл, който има "договор" или "бележки" в името.
- Обърнете внимание на начина, по който поръчвате елементите на името на файла: Въпреки че това може да не ви помогне да разграничите файловете си, това ще ви помогне да ги поръчате, когато търсите. Използвайки контролите за сортиране в диалоговия прозорец "Отвори" в Word или в Windows Explorer, можете да подредите файловете си по азбучен ред (или цифрово), така че те да бъдат сортирани по първия знак в името на файла.
Това не е изчерпателен списък на съвети за именуване на файлове, но това е добро място за стартиране. След като започнете практиката да назовате файловете си по последователен начин, ще разработите система, която работи най-добре за вас - и вероятно ще излезете с някои свои трикове.