01 от 04
Excel SUBTOTAL Общ преглед на функциите
Намерете най-големите стойности с междинната функция на Excel 2007
Функцията за междинна сума на Excel работи чрез вмъкване на функцията SUBTOTAL в база данни или списък с свързани данни. Използването на функцията за междинна сума прави бързото и лесно намиране и извличане на конкретна информация от голяма таблица с данни.
Въпреки че се нарича "междинна сума", не се ограничавате с намирането на сумата или сумата за избраните редове от данни. В допълнение към общата сума можете да намерите най-големите стойности за всяка подраздел на база данни.
Този стъпка по стъпка настойнически включва пример за това как да се намери най-високата продажна сума за всеки регион за продажби.
Стъпките в този урок са:
- Въведете данните за урока
- Сортиране на пробата за данни
- Намиране на най-голямата стойност
02 от 04
Въведете данни за междинните уроци
Забележка: За помощ с тези инструкции вижте изображението по-горе.
Първата стъпка към използването на функцията за междинна сума в Excel е да въведете данните в работния лист .
Когато правите това, имайте предвид следните неща:
- Важно е данните да се въвеждат правилно. Грешките, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни.
- Не оставяйте празни редове или колони, когато въвеждате данни. Това включва НЕ оставя празен ред между заглавията на колоните и първия ред данни.
За този урок
Въведете данните в клетки A1 до D12, както е показано на изображението по-горе. За тези, които не се чувстват като пишете, данните, инструкции за копиране в Excel, са достъпни на тази връзка.
03 от 04
Сортиране на данните
Забележка: За помощ с тези инструкции вижте изображението по-горе. Кликнете върху изображението, за да го увеличите.
Преди да можете да приложите междинните суми, данните трябва да бъдат групирани по колоната от данни, от която искате да извлечете информация.
Това групиране се извършва с помощта на функцията за сортиране на Excel.
В този урок искаме да намерим най-голям брой поръчки за регион продажби, така че данните трябва да бъдат сортирани по заглавието на колоната за регион .
Сортиране на данните по регион на продажби
- Плъзнете клетките от A2 до D12, за да ги маркирате. Не забравяйте да не включвате заглавието в първия ред в селекцията си.
- Кликнете върху раздела Данни на лентата .
- Кликнете върху бутона Сортиране, разположен в центъра на лентата за данни, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране.
- Изберете " Сортиране по регион" от падащия списък под заглавието " Колона" в диалоговия прозорец.
- Уверете се, че в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец е отметнато, че " Моите данни" има заглавки .
- Кликнете върху OK.
- Данните в клетки А3 до D12 трябва да бъдат подредени по азбучен ред в втората колона Регион . Данните за трите търговски представители от Източния регион трябва да бъдат изброени на първо място, следвани от Север, след това от Юг, и после от Западен регион.
04 от 04
Намиране на най-голямата стойност, използваща междинните суми
Забележка: За помощ с тези инструкции вижте изображението по-горе.
В тази стъпка ще използваме функцията за междинна сума, за да открием най-високата сума за продажби за регион. За да намерите най-високата или най-голямата стойност, функцията за междинна сума използва функцията MAX.
За този урок:
- Изтеглете плъзнете данните в клетките от A2 до D12, за да ги маркирате.
- Кликнете върху раздела Данни на лентата.
- Кликнете върху бутона за междинния сбор, за да отворите диалоговия прозорец за междинното цяло.
- За първата опция в диалоговия прозорец При всяка промяна в: изберете Област от падащия списък.
- За втората опция в диалоговия прозорец Използване на функцията: изберете MAX от падащия списък.
- За третата опция в диалоговия прозорец Добавяне на междинни суми: за да отмените Total Sales само от списъка с опции, представени в прозореца.
- За три отметки в долната част на диалоговия прозорец:
Заменете текущите междинни сборове
Резюме по-долу - Кликнете върху OK.
- Таблицата с данни трябва сега да включва най-високата продажна сума за всеки регион (редове 6, 9, 12 и 16), както и Grand Max (най-високата продажна сума за всички региони) в ред 17. Тя трябва да съответства на изображението в в началото на този урок.