Формуляр за въвеждане на данни в Excel

Инструкции стъпка по стъпка за въвеждане на данни

Използването на формуляра за въвеждане на данни в Excel е бърз и лесен начин за въвеждане на данни в база данни на Excel.

Използването на формуляра ви позволява да:

• да стартирате нова таблица на базата данни или да добавите нови записи към съществуваща
• превъртете през записите за данни едно по едно
• търсене на записи, съдържащи конкретна информация
• редактирате или изтривате отделни записи, ако е необходимо

Всичко за добавяне на иконата на формуляра за въвеждане на данни в лентата с инструменти за бърз достъп

Формулярът за въвеждане на данни е един от вградените в Excel инструменти за данни. За да го използвате, всичко, което трябва да направите, е да предоставите заглавията на графите, които да се използват във вашата база данни, да кликнете върху иконата Form и Excel ще направи останалото.

За да направи нещата по-предизвикателни, обаче, от 2007 г. насам, Microsoft е избрал да не включва иконата Form върху лентата.

Първата стъпка към използването на формуляра за въвеждане на данни е да добавите иконата на формуляра в лентата с инструменти за бърз достъп, за да можем да я използваме.

Това е еднократна операция. След като бъде добавен, иконата на формуляра остава достъпна в лентата с инструменти за бърз достъп.

Намиране на бутона за формата за въвеждане на данни

Лентата с инструменти за бърз достъп се използва за съхраняване на преки пътища към често използвани функции в Excel. Също така можете да добавите преките пътища към функциите на Excel, които не са налични на лентата.

Една от тези функции е формулярът за въвеждане на данни.

Формулярът за данни е бърз и лесен начин за добавяне на данни към таблица на база данни в Excel.

По някаква причина обаче Microsoft избра да не добавя формуляра към един от разделите на лентата, започвайки с Excel 2007.

По-долу са показани стъпки, които ще ви покажат как да добавите иконата на формуляр към лентата с инструменти за бърз достъп.

Добавете формуляра за данни в лентата с инструменти за бърз достъп

1. Кликнете върху стрелката надолу в края на лентата с инструменти за бърз достъп, за да отворите падащото меню.
2. Изберете Още команди от списъка, за да отворите диалоговия прозорец Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп.
3. Кликнете върху стрелката надолу в края на командата Избиране на команди от линията, за да отворите падащото меню.
4. Изберете " Всички команди" от списъка, за да видите всички команди, налични в Excel 2007 в левия панел.
5. Превъртете през този азбучен списък, за да намерите командата " Форма" .
6. Кликнете върху бутона Добавяне между командите, за да добавите командата "Форма" в лентата с инструменти за бърз достъп.
7. Кликнете върху OK .

Бутонът "Формуляр" сега трябва да бъде добавен към лентата с инструменти за бърз достъп.

Добавяне на имена на полета на базата данни

Както вече споменахме, всичко, което трябва да направите, за да използвате формуляра за въвеждане на данни в Excel, е да предоставите заглавия на колоните или имена на полета, които да се използват в нашата база данни.

Най-лесният начин да добавите имената на полетата във формуляра е да ги въведете в клетки във вашия работен лист. Можете да включите до 32 имена на поле във формуляра.

Въведете следните заглавия в клетки A1 до E1:

StudentID
Фамилия
първоначален
възраст
програма

Отваряне на формуляра за въвеждане на данни

Отваряне на формуляра за въвеждане на данни

1. Кликнете върху клетката A2, за да станете активната клетка .
2. Кликнете върху иконата на формуляра, която бе добавена към лентата с инструменти за бърз достъп на стр. 2.
3. Кликването върху иконата на формуляра ще покаже поле за съобщения от Excel, съдържащо няколко опции, свързани с добавянето на заглавия към формуляра.
4. Тъй като вече сте въвели имената на полета, които искаме да използваме като заглавия, всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху OK в полето за съобщения.
5. Формулярът, съдържащ всички имена на полетата, трябва да се появи на екрана.

Добавяне на данни с формуляра

Добавяне на записи с данни с формуляра

След като заглавията на данните са добавени във формуляра, добавяйки записи към базата данни, става въпрос просто за въвеждане на данните в правилния ред в полетата на формуляра.

Примерни записи

Добавете следните записи в базата данни, като въведете данните в полетата на формуляра до съответните заглавия. Кликнете върху бутона Нов, след като въведете първия запис, за да изчистите полетата за втория запис.

1. StudentID : SA267-567
   Фамилия : Джоунс
   Първоначално : Б.
   Възраст : 21
   Програма : Езици
   
   StudentID : SA267-211
   Фамилия : Уилямс
   Първоначално : J.
   Възраст : 19
   Програма : Наука

Съвет: Когато въвеждате много близки данни, като идентификационните номера на студентите (само цифрите след тирето са различни), използвайте копиране и поставяне, за да ускорите и опростите въвеждането на данни.

За да добавите останалите записи в базата данни за начинаещи, използвайте формуляра, за да въведете останалите данни в изображението по-горе в клетки А4 до Е11.

Добавяне на данни с формуляра (con't)

За да добавите останалите записи в базата данни за начинаещи, използвайте формуляра, за да въведете останалите данни в изображението тук в клетки А4 до Е11.

Използване на инструментите за данни на формуляра

Основен проблем с базата данни е запазването на целостта на данните, тъй като файлът нараства по размер. Това изисква:

• определяне на грешки в данните или актуализиране на отделни записи.
• изтриване на остарели или дублирани записи.

Формулярът за въвеждане на данни съдържа няколко инструмента от дясната страна, които улесняват намирането и коригирането или изтриването на записи от базата данни.

Тези инструменти са:

• Бутоните " Намиране на предишен" и " Напред " - те ви позволяват да превъртате напред и назад в базата данни един по един.
• Бутонът Изтриване - се използва за изтриване на записи от базата данни.
• Бутонът Възстановяване - Този бутон може да се използва за отмяна на промените в запис, който се редактира. Понякога правим грешни промени в запис или дори редактираме грешен запис съвсем общо. Ако е така, бутонът за възстановяване може да бъде използван за отмяна на тези промени.
• Забележка: Бутонът "Възстановяване" работи само докато във формата има запис. Веднага след като влезете в друг запис или затворите формуляра, бутонът за възстановяване ще бъде неактивен.
• Бутонът " Критерии " ви позволява да търсите в базата данни за записи въз основа на конкретни критерии, като име, възраст или програма. Пример за използване на бутона "Критерии" е включен в следващата стъпка на урока.

Търсене на записи, използващи едно име на поле

Бутонът "Критерии" ви позволява да търсите в базата данни за записи, като използвате едно или повече имена на полета, като име, възраст или програма.

Търсене на записи, използващи едно име на поле

1. Кликнете върху бутона Критерии във формуляра.
2. Кликването върху бутона "Критерии" изчиства всички полета на формуляри, но не премахва никакви данни от базата данни.
3. Кликнете върху полето Програми и въведете Изкуства, тъй като ние искаме да потърсим всички студенти, записани в програмата за изкуства в колежа.
4. Кликнете върху бутона Намери Напред . Записът за Х. Томпсън трябва да се появи под формата, тъй като е включена в програмата "Изкуства".
5. Кликнете върху бутона Намери Напред второ и трето време и записите за Дж. Греъм и У. Хендерсън трябва да се появят един след друг, тъй като те също са записани в програмата "Изкуства".

Следващата стъпка в този урок включва пример за търсене на записи, които отговарят на няколко критерия.

Търсене на записи, използващи няколко имена на полета

В този пример ще търсим всички ученици, навършили 18 години, които са записани в програмата за изкуства в колежа. Само тези записи, които отговарят на двата критерия, трябва да се показват във формуляра.

1. Кликнете върху бутона Критерии във формуляра.
2. Кликнете върху полето за възраст и въведете 18.
3. Кликнете в полето Програма и въведете Изкуства.
4. Кликнете върху бутона Намери Напред . Записът за Х. Томпсън трябва да се появи във формата, тъй като тя е на 18 години и е включена в програмата "Изкуства".
5. За втория път кликнете върху бутона Намиране на следващия и трябва да се появи записът за Дж. Греъм, тъй като той също е на 18 години и е записан в програмата за изкуства.
6. За трети път кликнете върху бутона Намиране на следващия и записът за J. Graham трябва да се вижда, тъй като няма други записи, които да отговарят на двата критерия.

Записът за У. Хендерсън не трябва да се показва в този пример, защото въпреки че е записан в програмата за изкуства, той не е на 18 години, така че не отговаря на двата критерия за търсене.