Използване на финансови техники за обосноваване на придобиването на ИТ активи
Оправдаването на ИТ инвестициите е критично умение за всеки, който работи в областта на технологиите. Докато много решения за ИТ инвестиции ще бъдат направени от ръководството на ИТ организацията, често предложенията за ново оборудване или услуги ще идват от ИТ персонала. Важно е да се разбере терминологията и основните техники за правене на случай да се инвестира в ново оборудване. Едно нещо е да поискате да замените софтуера на помощното бюро. Вероятно ще чуете, "ще разгледаме това - бла бла бла". Друга възможност е да кажете нещо като "замяната на нашия софтуер за помощ ще спести IT $ 35 000 годишно и ще плати за себе си за 3 години", ще получите много по-положителен отговор от вашия IT мениджмънт. Мога да ви уверя в това.
Тази статия ще ви даде основни умения, необходими за анализиране и създаване на оценка за предложена ИТ инвестиция. Трябва да разберете основните неща, преди да се потопите в тези финансови техники. Гледайте за бъдещи статии, където ще предоставя по-усъвършенствани аналитични техники за оправдаване на ИТ инвестиции в оборудване или услуги.
Основна терминология на ИТ инвестиционния анализ
Капиталови разходи (CAPEX): Капиталът е термин, използван за разграничаване на покупка, която има полезен живот от повече от година. Например, когато една компания купува лаптоп за служител, се очаква лаптопът да продължи 3 или 4 години. Счетоводителите изискват този вид ИТ инвестиции да бъдат разходвани през този период, вместо да бъдат изразходвани в годината, в която са закупени. Дружеството обикновено има политика за полезния живот на оборудването, както и минимална сума за долари за капиталови разходи. Например клавиатура, струваща 50 щ.д., няма да се счита за капитал.
Амортизация: Амортизацията е методът, който се използва за разпределяне на разходите за капиталова ИТ инвестиция през полезния живот на покупката. Да приемем например, че счетоводната политика за капитала използва права амортизация. Това просто означава, че амортизацията ще бъде една и съща всяка година. Да речем, че купувате нов сървър за 3 000 долара с очакван срок на живот 3 години. Амортизацията на тази ИТ инвестиция ще бъде $ 1,000 всяка година в продължение на 3 години. Това е амортизация.
Паричен поток: Паричният поток е движението на пари в и извън бизнеса. Трябва да разберете разликата между паричните и непаричните позиции. Обикновено паричните средства се използват при изчисляване на стойността на ИТ инвестициите. Амортизацията е непаричен разход, което означава, че базисният актив вече е платен, но разпределяте разходите през целия живот на актива. Първоначалната покупка на ИТ инвестиция ще се счита за изходящ паричен поток при извършването на финансов анализ.
Отстъпка: Това е курс, използван в анализа, за да се отчете фактът, че един долар днес струва повече от един долар за 5 или 10 години. Използването на дисконтовия процент в ИТ инвестиционния анализ е метод за определяне на бъдещите долари по отношение на днешните долари. Самият дисконтов процент е предмет на много учебници. Ако имате нужда от много точен дисконтов процент за вашата фирма, свържете се с вашия счетоводен отдел. В противен случай ще използваме нещо като 10%, което представлява инфлация и скоростта, която дадена компания може да спечели от пари, които не са инвестирани във вашето IT оборудване. Това е нещо като възможност за разходи.
ИТ инвестиционни анализи
Има много методи за оценка на ИТ инвестициите (капитал). Това наистина зависи от вида на инвестицията, която правите, и от зрелостта на ИТ организацията при оценката на покупките на капитал. Размерът на организацията също може да играе роля. Но имайте предвид, че това е нещо, което не отнема много време и дори ако работите за малка и средна организация, това усилие ще бъде оценено.
В тази статия ще разгледаме две прости ИТ инвестиционни техники. Бих ви насърчил да използвате както заедно, така и да разкажат по-пълна представа за стойността на предложената ИТ инвестиция.
- Нетна настояща стойност
- Период на изплащане
Нетна настояща стойност (NPV)
Нетната настояща стойност е финансова техника, която насочва поредица от парични потоци с течение на времето и отстъпки за текущия период. Нетната настояща стойност взема предвид стойността на парите във времето. Типично е да се разглеждат паричните потоци и изходящите парични потоци за период от 3 до 5 години и да се намали нетният приток минус нетния изходящ поток в единична стойност. Ако броят е положителен, проектът би добавил стойност към организацията и ако ННС е отрицателен, тя би намалила стойността на организацията. Реалната мощност на анализа на ННС е при сравняването на алтернативните ИТ инвестиции. NPV осигурява относителна стойност на сценариите за ИТ инвестиции, а тази с най-високата ННС обикновено се възприема от другите алтернативи.
Трудната част от изчислението на Нетната настояща стойност е действителният брой, който трябва да се използва в анализа. На изходящата страна на уравнението можете да използвате общите разходи за инвестицията заедно с разходите за поддръжка и разходите за внедряване. Входящата страна може да бъде по-трудна за постигане. Ако ИТ инвестицията генерира нарастващи приходи, това е доста право напред и можете да използвате тези числа във вашия анализ. Когато входящите потоци (или ползите) са меки, което означава, че те са по-субективни, като спестявания във времето, това е много по-трудно да се прецени.
Най-доброто, което можете да направите, е да документирате предположенията и да отидете с червата си. Нека да вземем пример, когато направите ИТ инвестиция в софтуерен пакет за помощ. Ползата от подобна инвестиция е времето, спестено от ИТ персонала и евентуално повишено удовлетворение от потребителската общност. Ако заменяте съществуващ софтуерен пакет за помощни средства, може да спестите и пари за поддръжка от тази система. Трябва да разбиете входящите и изходящите потоци, за да извършите анализ на нетната настояща стойност (ННС) за предложението си за ИТ инвестиции.
Входящи потоци: Постъпленията или ползите от ИТ инвестициите могат да бъдат субективни и по-малко точни. Често пъти, ползата от ИТ инвестициите е спестяване на време, удовлетвореност на клиентите или други "меки" номера. Ето няколко примера за притока.
- Запазени разходи за поддръжка от пенсиониран софтуер
- Времето е спестено от ИТ персонала поради повишената ефективност
- Повишени приходи
Изходящи потоци: Изходящите потоци обикновено са по-лесни за оценка, но някои от тях могат да бъдат и субективни. Ето няколко примера за изтичане.
- Разходи за софтуера (лицензионни такси и т.н.)
- Поддръжка
- Външни разходи за внедряване
Това по-голямо изображение показва прост анализ на ИТ инвестициите, използвайки анализ на Нетната настояща стойност (NPV). Excel прави този тип анализ много прост. Той има и функция за изчисляване на ННС. Както можете да видите от изображението, аз поставих входящи и изходящи потоци по години и след това изчислих ННС въз основа на дисконтовия процент от 10%.
- NPV анализ: ИТ инвестиции Screenshot (голямо изображение)
Период на изплащане
Резултатът от анализа на Периода на изплащане показва колко време инвестициите в ИТ се предприемат, за да се възстанови цената на инвестицията. Обикновено се посочва в години, но това зависи от времевия хоризонт на анализа. Периодът на изплащане може да бъде просто изчисление, но само с много прост набор от предположения. Ето формулата за изчисляване на Периода на изплащане за ИТ инвестиция. Като цяло, колкото по-кратък е Периодът на изплащане, толкова по-малко рискова е ИТ инвестицията.
[Разходи за инвестиции в ИТ] / [Годишни парични средства, генерирани от ИТ инвестиции]
Нека да разгледаме сценария, в който купувате софтуер за електронна търговия за 100 000 долара. Да предположим, че този софтуер увеличава приходите от $ 35,000 всяка година. Периодът на изплащане е 100 000 долара / 35 000 долара = 2,86 години. Така че тази инвестиция ще плати за себе си за 2 години и 10 месеца.
Съществува значителен недостатък при изчисляването на Периода на изплащане, използвайки такъв прост набор от допускания. Много е малко вероятно приходите, произтичащи от ИТ инвестициите, да влязат равномерно в продължителен период от време. Много по-реалистично е приходите да бъдат неравномерни. В този случай трябва да погледнете натрупаното годишно увеличение на приходите, докато първоначалната ИТ инвестиция бъде "платена".
Помислете за същия пример от по-горе. Да предположим, че през първата година нетното увеличение на приходите от ИТ инвестициите е 17 000 долара. В годините 2, 3, 4 и 5 той е $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 и $ 33,000, съответно. Макар че това е средно годишно увеличение на приходите от 35 000 долара, Периодът на изплащане е различен поради неравномерния приход, генериран от тази инвестиция. Периодът на изплащане в примера всъщност е повече от 3 години, което е по-дълго от първоначалното изчисление, използвайки средно. Ако погледнете кумулативното увеличение на приходите, можете да видите кога е покрита първоначалната инвестиция. В този пример просто открийте къде е покрита цената на ИТ инвестицията (100 000 долара). Можете да видите, че това се случва между година 3 и година 4.
Кумулативно увеличение на приходите:
- Година 1 - 17 000 долара
- Година 2 - 46 000 долара
- Година 3 - 91 000 долара
- Година 4 - 142 000 щ.д.
- Година 5 - 175 000 долара
Обърнете внимание на примерната електронна таблица за електронни инвестиции в Excel за подробната формула за изчисляване на Периода на изплащане.
ИТ инвестиционно предложение
Докато изчисленията са важни при ИТ инвестиционен анализ, това не е всичко. Силно препоръчвам да съставите предложение, вместо просто да отпечатате електронната си таблица или да изпратите по имейл резултатите. Помислете за главния финансов директор като публиката, когато съставяте предложението. В крайна сметка, ако все пак може да се окаже на бюрото си.
Бих препоръчал да започнете предложението с кратко резюме на ИТ инвестицията (капитала), която предлагате, последвано от кратко резюме на резултатите от вашия анализ (заедно с обобщени изчисления). И накрая, приложете подробния анализ на електронни таблици и имате професионално предложение, което вашият шеф ще оцени.
Пакетът Ви за инвестиционни предложения за ИТ може да включва:
- Резюме: един или два параграфа, които обобщават предложената от Вас ИТ инвестиция.
- Обосновка: един или два параграфа, обобщаващи резултатите от вашия анализ, заедно с техниката, която сте използвали (включително обобщена таблица)
- Отпечатване: чиста разпечатка на електронната таблица в Excel, показваща подробния анализ
Примерна електронна таблица в Excel
Примерната електронна таблица на Excel има 3 листа, включително:
- резюме
- Изчисляване на нетната настояща стойност (ННС)
- Изчисляване на възвращаемостта
- ИТ анализ на инвестициите - версия 97-2003 на Excel
Ако имате някакви въпроси относно обосновката на ИТ инвестициите, изпратете ми имейл или пост във форума за нови технологии.