Поставете връзки за данни, графики и формули в Excel, Word, PowerPoint

01 от 02

Поставяне на връзки между файлове в Excel и Word

Вмъкване на препратки

В допълнение към просто копиране и поставяне на данни от един Excel файл в друг или в Microsoft Word файл, можете също така да създадете връзка между два файла или работни книги, които ще актуализират копираните данни във втория файл, ако се променят първоначалните данни.

Възможно е също така да се създаде връзка между диаграма, намираща се в работна книга на Excel и слайд PowerPoint или Word документ.

Примерът е показан на изображението по-горе, където данните от файл в Excel са свързани с документ на Word, който може да бъде използван в отчет.

В примера данните се поставят в документа като таблица, която след това може да бъде форматирана с помощта на всички функции за форматиране на Word.

Тази връзка се създава с помощта на опцията за свързване чрез поставяне . За операциите за свързване чрез поставяне, файлът, съдържащ оригиналните данни, се нарича изходен файл, а вторият файл или работна книга, съдържащи формулата за връзка, е целеви файл .

Свързване на единични клетки в Excel с формула

Връзките могат да се създават и между отделни клетки в отделни работни книги на Excel, като се използва формула. Този метод може да се използва за създаване на жива връзка за формули или данни, но работи само за отделни клетки.

1. Кликнете върху клетката в работната книга за местоназначение, където ще се показват данните;
2. Натиснете знака за равенство ( = ) на клавиатурата, за да стартирате формулата;
3. Превключете в ръководството на източника , кликнете върху клетката, съдържаща данните, които ще бъдат свързани;
4. Натиснете клавиша Enter на клавиатурата - Excel трябва да се върне обратно към целевия файл с свързаните данни, показани в избраната клетка;
5. Сгъването на свързаните данни ще покаже формулата на връзката - например = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 във формулата на лентата над работния лист .

Забележка : Знаците на долара в референтната клетка - $ A $ 1 - показват, че това е абсолютна клетка.

Поставете опциите за връзки в Word и Excel

Когато поставяте връзка за данни, Word ви позволява да изберете дали да форматирате свързаните данни, като използвате текущите настройки за източника или целевите файлове. Excel не предлага тези опции, просто автоматично прилага настоящите настройки за форматиране в целевия файл.

Свързване на данни между Word и Excel

1. Отворете работната книга на Excel, съдържаща данните, които ще бъдат свързани (файла източник )
2. Отворете целевия файл - или работна книга на Excel, или документ на Word;
3. В изходния файл маркирайте данните, които да се копират;
4. В изходния файл кликнете върху бутона Копиране в раздела Начална страница на лентата - избраните данни ще бъдат заобиколени от Мразовитите мравки;
5. В целевия файл кликнете с курсора на мишката върху мястото, където ще се показват свързаните данни - в Excel щракнете върху клетката, която ще бъде в горния ляв ъгъл на вмъкнатите данни;
6. Както е показано на изображението по-горе, кликнете върху малката стрелка в долната част на бутона " Поставяне " в раздела Начална страница на лентата, за да отворите падащото меню " Опции за поставяне "
7. В зависимост от програмата за местоназначение, опциите за свързване на пастата ще се различават:
   • За Word връзката за поставяне се намира под опциите за поставяне в менюто;
   • За Excel, връзката за поставяне се намира под менюто Други опции за поставяне .
8. Изберете подходящата опция " Вмъкване на връзка ";
9. Свързаните данни трябва да се показват в целевия файл.

Забележки :

• Ако и двата файла са отворени, когато данните се актуализират в изходния файл, целевият файл трябва да се актуализира незабавно.
• Ако целевият файл е затворен, когато данните за източника се променят, данните в целевите клетки ще се актуализират при следващото отваряне на файла.
• Ако източникът е затворен, когато се отвори целевият файл, може да се отвори предупредително поле, което показва, че документът съдържа връзки към външни файлове и ви моли да актуализирате / не актуализирате връзките.

Преглед на формулата на връзката в Excel

Начинът, по който се показва формулата на връзката, варира леко между Excel 2007 и по-късните версии на програмата.

• В Excel 2010 и по-новите версии на програмата, ако кликнете върху свързаните данни в целевия файл, във формулата над формуляра се появява формула като = [Book1] Sheet1! A1 ;
• В Excel 2007 формулата за свързване се показва като: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} в лентата за формули.

Забележки:

• Във формулата за 2007 г. абсолютната клетка се записва в стил R1C1 - което означава колона 1 на ред 1 и която е еквивалентна на по-често срещания стил на сортиране на клетки SAS1
• В двете формули Книга1 посочва името на файла източник

Преглед на информацията за връзката в MS Word

За да видите информация за свързаните данни - като изходния файл, свързаните данни и метода за актуализиране:

1. Кликнете с десния бутон върху свързаните данни, за да отворите контекстното меню;
2. Изберете Linked Worksheet Object> Links ..., за да отворите диалоговия прозорец Links в Word;
3. Ако в текущия документ има повече от една връзка, всички връзки ще бъдат изброени в прозореца в горната част на диалоговия прозорец;
4. При кликване върху връзка ще се покаже информация за тази връзка под прозореца в диалоговия прозорец.

02 от 02

Поставете връзка между графиките в Excel и PowerPoint

Свързване на диаграми с вмъкване в PowerPoint и Word

Както вече споменахме, в допълнение към създаването на връзка за текстови данни или формули е възможно да използвате и връзката за поставяне, за да свържете графика, намираща се в една работна книга на Excel, с копие във втора работна книга или в MS PowerPoint или Word файл.

Веднъж свързан, промените в данните в изходния файл се отразяват както в оригиналната диаграма, така и в копието, намиращо се в целевия файл.

Избиране на източник или форматиране на местоназначението

Когато поставяте връзка между диаграми, PowerPoint, Word и Excel ви позволяват да изберете дали да форматирате свързаната диаграма, като използвате текущата тема за форматиране както за файла източник, така и за целевите файлове.

Свързване на диаграми в Excel и PowerPoint

Както е показано на изображението по-горе, този пример създава връзка между диаграма в работна книга на Excel - изходния файл и слайд в презентация в PowerPoint - целевия файл.

1. Отворете работна книга, съдържаща графиката, която да се копира;
2. Отворете целевия файл за презентация;
3. В работната книга на Excel щракнете върху диаграмата, за да я изберете;
4. Кликнете върху бутона Копиране в раздела Начална страница на лентата в Excel;
5. Кликнете върху слайда в PowerPoint, където ще се покаже свързаната диаграма;
6. В PowerPoint кликнете върху малката стрелка в долната част на бутона за поставяне - както е показано на изображението - за да отворите падащия списък;
7. Кликнете върху иконите Use Destination Theme или Keep Source Formatting в падащия списък, за да поставите свързаната диаграма в PowerPoint.

Забележки:

• Ако двата файла, съдържащи свързаните диаграми, са отворени, промените в изходните данни трябва да се актуализират незабавно и в двете диаграми.
  
• Когато отваряте презентация в PowerPoint, съдържаща свързани данни, може да се отвори прозорец за предупреждение, който показва потенциална опасност за сигурността, и ви пита дали искате да актуализирате свързаните данни.