Настройване на Auto-Отговор извън офиса в Outlook

Настройте отговорите за почивка извън офиса в Outlook и програмата ще отговори на всички нови имейл съобщения, които получавате, докато сте далеч.

Приемането на Вашия имейл с вас е лесно; Това, което е трудно, е да го оставим зад гърба си

Където и да отидете, приемането на всички ваши имейли с вас в малък, удобен пакет е лесно. Оставянето му на голям, обемист компютър е трудно и често е нормално да се прави нещо.

Ако имате нужда от здрав разум, Outlook е тук, за да ви помогне: докато правите ваканция от ежедневния потоп на имейлите, Outlook автоматично ще реагира на входящите съобщения - като вземе това бреме от раменете ви, дори и след като се върнете.

Разбира се, Outlook не би могъл да реагира толкова съгласувано, кохерентно и изчерпателно, колкото може лично, но ще реагира усърдно, като дава възможност на подателя да знае, че сте извън офиса, може би когато се върнете и дали трябва да го последвате - (ако все още има значение) или да ги насочите към друг контакт за въпроси, които изискват по-бърз отговор.

Настройване на отдалечен ваканционен автоматичен отговор в Outlook за POP и IMAP акаунт

За да настроите автоматичен отговор в Outlook за имейл акаунт за IMAP или POP (за Exchange вижте по-долу), първо задайте съобщението, използвано за отговора:

1. Създайте ново съобщение (кликнете върху Нов имейл ) в Outlook.
2. Въведете желания обект и съобщение за автоматичния отговор на Outlook извън офиса.
   • Ако е възможно и подходящо, включете, когато хората изпращат пощата, можете да очаквате личен отговор или да очаквате отговор. Това може да е известно време, след като се върнете.
   • Можете също така да добавите копие на Cc: и Bcc: recipients, за да получите копие от всеки автоматичен отговор.
   • Ако сте настроили автоматичния отговор на Outlook извън офиса да бъде изпратен в отговор на цялата входяща поща (вместо само съобщения от избрани контакти), вземете под внимание, че разкриването на твърде много информация свободно представлява риск .
3. Кликнете върху Файл (или върху ФАЙЛ ).
4. Изберете " Запиши като" на избрания лист.
5. Уверете се, че шаблонът за Outlook е избран под " Запиши като тип:" .
6. По желание въведете име на шаблон под Име на файл: (Outlook избра предмета на шаблона по подразбиране).
7. Кликнете върху Запазване .

Отидете, за да създадете правилото за автоматичен отговор в офиса в Outlook:

1. Кликнете върху Файл (или ФАЙЛ ) в изгледа по пощата на Outlook.
2. Уверете се, че категорията Инфо е отворена.
3. Кликнете върху Управление на правила и сигнали под "Информация за профила" .
4. Уверете се, че сте в раздела " Правила за електронна поща" в прозореца " Правила и сигнали ".
5. Сега се уверете, че профилът, за който искате да създадете отговора за почивка, е избран в Прилагане на промените в тази папка :.
   • Можете лесно да приложите правилото за всичките си профили; виж по-долу, стъпка 21.
6. Кликнете върху Ново правило ...
7. Уверете се, че Прилагане на правилото за получените от мен съобщения е избрано в Старт от празно правило .
8. Кликнете върху Напред> .
9. Уверете се, че Където името ми е в квадратчето То е проверено под Стъпка 1: Изберете състоянието (ите) .
   • Можете да оставяте всички полета без отметка и да отговорите на отговора на автоматичния отговор на Outlook на всички входящи съобщения или можете да проверите Където името ми е в квадратчето До или в кутията, за да включите имейли, на които сте само получател на КК: получател.
10. Кликнете върху Напред> .
11. Уверете се, че отговорът, използващ конкретен шаблон, е проверен под Стъпка 1: Изберете действие (а) .
12. Кликнете върху конкретен шаблон под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилата (кликнете върху подчертана стойност) .

1. Уверете се, че Шаблоните на потребителите в файловата система са избрани под Look In:.
2. Маркирайте шаблона, създаден преди.
3. Кликнете върху Отваряне .
4. Сега кликнете върху Напред> .
5. Уверете се, че освен ако не е автоматичен отговор, се проверява при Стъпка 1: Изберете изключение (ако е необходимо) .
6. Кликнете върху Напред> .
7. Въведете желаното име за филтъра, който отговаря автоматично, съгласно стъпка 1: Задайте име за това правило .
8. Уверете се, че включването на това правило е отметнато, за да се даде възможност на почиващия отговор веднага; можете да премахнете отметката Включете това правило , разбира се, и да включите автоматичния отговор само когато е необходимо.
   • За да активирате филтъра по всяко време, отворете прозореца Правила и предупреждения, както е посочено по-горе, и се уверете, че правилото за отсъствие на почивка е проверка на раздела Правила за електронна поща .
9. По желание, активирайте Създаване на това правило за всички профили .
   • Имайте предвид, обаче, че филтрите може да не работят с определени типове акаунти (за които Outlook няма да ги създават, дори ако това поле е отметнато).
10. Кликнете върху Завършване .
11. Кликнете върху OK .

Изключете правилото за отсъствие на резервация за Outlook

За да деактивирате автоматичен отговор извън офиса, който сте настроили (и активирали) в Outlook:

1. Изберете Файл (или ФАЙЛ ) в изгледа на Outlook по пощата.
2. Отидете в категория Инфо .
3. Кликнете върху Управление на правила и сигнали (до Правила и предупреждения ).
4. Уверете се, че е избран раздел " Правила за електронна поща" .
5. Изберете отметката, за която искате да деактивирате функцията за автоматично отговаряне, в Прилагане на промените в тази папка: ( Ще трябва да деактивирате отговора за почивка за всеки отделен профил.)
6. Уверете се, че правилото за автоматично отговаряне, което сте създали, за да разрешите отговора, не е отметнато в списъка с правила.
7. Кликнете върху OK .

Една алтернатива: Добавки за Outlook Vacation Responder

Вместо ръчно да настроите правило в Outlook, можете да използвате инструмент като Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Тези инструменти обикновено са също умни за изпращане само на необходимите извън офиса отговори.

Имайте предвид, че самата Outlook ще изпрати автоматично само един отговор на всеки адрес веднъж на сесия; втори автоматичен отговор може да бъде изпратен само след като Outlook е затворен и отворен отново. Също така, Outlook няма автоматично да отговаря на изпращача с две различни съобщения.

Настройване на отдалечен ваканционен автоматичен отговор в Outlook за сметка в Exchange

Ако използвате Outlook с Exchange акаунт, можете да настроите автоматичен отговор извън офиса директно на сървъра:

1. Щракнете върху ФАЙЛ в главния прозорец на Outlook.
2. Отворете категорията Инфо .
3. Кликнете върху Автоматични отговори .
4. Уверете се, че е избрано Изпращане на автоматични отговори .
5. За да стартирате автоматичния отговор и да спрете автоматично:
   1. Уверете се, че изпращате само по време на този период от време: е отметнато.
   2. Изберете желаната дата и час за стартиране на функцията за автоматично реагиране под Начално време:.
   3. Изберете желаната крайна дата и час под Крайно време:.
6. Въведете съобщението на автоматичния отговор извън офиса под " Вътре в моята организация" .
   • Този имейл ще бъде изпратен на хора във вашата фирма.
7. За да изпращате автоматични отговори и на хора извън вашата фирма:
   1. Отворете раздела " Извън моята организация" .
   2. Уверете се, че е проверен автоматичният отговор на хора извън организацията, ако сте добре с рисковете за сигурността .
   3. Въведете съобщението, изпратено до хора извън вашата фирма.
8. Кликнете върху OK .

За да поддържате отговорите извън офиса по-централно на Exchange сървър (включително шаблони с полета, обединени с Active Directory), можете да опитате Symprex Out-of-Office Manager.

(Тестван с Outlook 2013 и Outlook 2016)