01 от 08
Управление на данни в Excel
Понякога трябва да следим информацията. Това може да бъде личен списък с телефонни номера, списък с контакти за членове на организация или екип или колекция от монети, карти или книги.
Каквито и данни да имате, една електронна таблица , подобна на Excel, е чудесно място да я съхранявате. Excel е създала инструменти, които да ви помогнат да следите данните и да намерите конкретна информация, когато искате. Също така, със своите стотици колони и хиляди редове, електронна таблица в Excel може да съдържа огромно количество данни .
Освен това, Excel е по-лесна за използване, отколкото пълна програма за бази данни, като например Microsoft Access. Данните могат лесно да се въвеждат в електронната таблица и само с няколко щраквания на мишката можете да сортирате данните си и да намерите това, което искате.
02 от 08
Създаване на таблици и списъци
Основният формат за съхраняване на данни в Excel е таблица. В таблицата данните се въвеждат в редове. Всеки ред е известен като запис .
След създаването на таблицата, инструментите за данни на Excel могат да се използват за търсене, сортиране и филтриране на записите, за да се намери конкретна информация.
Въпреки че съществуват редица начини, по които можете да използвате тези инструменти за данни в Excel, най-лесният начин да направите това е да създадете това, което е известно като списък от данните в дадена таблица.
03 от 08
Въвеждане на данните правилно
Първата стъпка в създаването на таблица е да въведете данните. Когато правите това, е важно да се уверите, че то е въведено правилно.
Грешките в данните, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни. Ако данните са въведени правилно в началото, програмата е по-вероятно да ви върне резултатите, които искате.
04 от 08
Редове са записи
Както вече споменахме, редове от данни са известни като записи. При вписването на записите се спазват тези указания:
- Не оставяйте празни редове в създадената таблица, дори между заглавията и първия ред данни.
- Записът може да съдържа данни само за един конкретен елемент.
- Записът трябва да съдържа и всички данни в списъка за този елемент. Не може да има информация за елемент в повече от един ред.
- За да създадете списък, таблицата с данни трябва да съдържа най-малко две записи на данни.
05 от 08
Колоните са полета
Докато редове в таблицата се наричат записи, колоните са известни като полета . Всяка графа се нуждае от заглавие, за да идентифицира данните, които съдържа. Тези заглавия се наричат имена на полета.
- Имената на полетата се използват, за да се гарантира, че данните за всеки запис се въвеждат в една и съща последователност.
- Уверете се, че всички данни в колона са въведени с един и същ формат. Ако започнете да въвеждате числа като цифри (като например 10 или 20), запазете го. Не променяйте частично и започвайте да въвеждате номера като думи (като например десет или двадесет). Да бъда постоянен.
- Не оставяйте празни колони в таблицата.
- За да създадете списък, таблицата трябва да е с ширина поне две.
06 от 08
Създаване на списъка
След като данните бъдат въведени в таблицата, тя може да бъде преобразувана в списък . За да направите това:
- Изберете една от клетките в таблицата.
- Изберете Списък> Създаване на списък от менюто, за да отворите диалоговия прозорец Създаване на списък .
- Диалоговият прозорец показва диапазона от клетки, които да бъдат включени в списъка. Ако таблицата е създадена правилно, Excel обикновено ще избере правилния диапазон .
- Ако изборът на диапазон е правилен, кликнете върху OK .
07 от 08
Ако диапазонът на списъка е неправилен
Ако по някакъв случай обхватът, показан в диалоговия прозорец Създаване на списък , е неправилен, ще трябва да изберете отново диапазона от клетки, които да използвате в списъка.
За да направите това:
- Кликнете върху бутона за връщане в диалоговия прозорец Създаване на списък , за да се върнете в работния лист.
- Диалоговият прозорец Създаване на списък се свива в малка кутийка и текущият диапазон от клетки може да се види в работния лист, заобиколен от маршируващите мравки.
- Плъзнете избора с мишката, за да изберете правилния диапазон от клетки.
- Кликнете върху бутона за връщане в малката диалогова кутия Създаване на списък , за да се върнете към нормалния размер.
- Кликнете върху OK, за да завършите списъка.
08 от 08
Списъкът
Веднъж създадени,
- списъкът ще има тъмна граница около него.
- Ще има стрелки надолу до всяко име на поле, което отваряте падащите менюта, когато сте кликнали върху тях.
- Падащите менюта съдържат опции за сортиране на списъка по някое от имената на полета и за търсене в списъка за записи, които отговарят на определени критерии.
- В долната част на списъка се добавя празен ред, съдържащ звездичка. Допълнителни данни могат да се добавят към списъка, като се използва този нов ред.