За да запазите файла " Лични папки" по подразбиране тънък и малък и в перфектна форма за бърз ежедневен достъп, Outlook разполага с удобна функция за автоматично архивиране, която автоматично премества стари елементи в архивен файл .
Но какво ще стане, ако трябва да архивирате само веднъж годишно и на подвижна среда? Да кажем всяка година между Коледа и Нова година, искате да преместите старата поща от Outlook на DVD-ROM. С някои жонглиране на файлове в PST можете.
Архивирайте Outlook Mail към подменяема носител
За да архивирате старата поща на Outlook на сменяем носител:
- Изберете File | Управление на файлове с файлове ... от менюто в Outlook.
- Кликнете върху Добавяне ....
- Оставете избран Файл на лични папки на Office Outlook (.pst) .
- Ако трябва да имате достъп до вашите архивирани съобщения от Outlook версия преди Outlook 2003, изберете Office 97-2002 Personal Folders File (.pst) .
- Кликнете върху OK .
- Под " Запазване в": отидете на подвижния носител, мрежовото устройство или друго място, където искате да съхраните архива си.
- Въведете желаното име на архива си под Име на файл:.
- Кликнете върху OK .
- Дайте архива си с описателно име (годината на архивирана поща, например) под Име:.
- По желание можете да шифровате и да защитавате с парола вашите архивирани съобщения.
- Кликнете върху OK .
- Кликнете върху Затвори .
- Преместете папките, които искате да архивирате в новото архивно местоположение в навигационния екран на Outlook.
- Ако искате да архивирате само отделни съобщения, а не цели папки, щракнете с десния бутон на мишката върху новото архивно местоположение и изберете New Folder ..., за да създадете нова папка Mail and Post Items в нея. След това преместете желаните съобщения в новата папка.
- Кликнете върху архивното място с десния бутон на мишката.
- Изберете Затваряне "..." от менюто.
Съобщенията ви вече са архивирани и не са на път. Разбира се, можете да ги включите отново в Outlook по всяко време, за да ги прочетете лесно или да ги възстановите.