Функцията за обединяване на поща на Microsoft ви позволява да изпратите един и същ документ с леки промени на голям брой получатели. Терминът "сливане" идва от факта, че един документ (например писмо) се обединява с документ с източник на данни , като например електронна таблица .
Функцията за обединяване на пощата на Word работи безпроблемно с данни от Excel. Докато Word също ви позволява да създавате собствен източник на данни, опциите за използване на тези данни са ограничени. Освен това, ако вече имате данните си в електронна таблица, няма смисъл да въвеждате отново цялата информация в източника на данни на Word.
Подготовка на данните за обединяване на пощата
Теоретично можете да използвате всеки работен лист в Excel в функция за сливане на Word пощата без специална подготовка. Препоръчваме обаче да отделите известно време, за да подготвите работния лист, за да оптимизирате процеса на обединяване на пощата .
Ето няколко насоки за спазване, които ще помогнат за по-гладко протичане на процеса на сливане на пощата.
Организирайте данните си за електронни таблици
С риска да посочите очевидното, данните ви трябва да бъдат организирани равномерно в редове и колони. Помислете за всеки ред като единичен запис и за всяка колона като поле, което ще вмъкнете във вашия документ. (Проверете урока за въвеждане на данни в Excel, ако имате нужда от опреснителя.)
Създайте заглавна редица
Създайте заглавен ред за листа, който възнамерявате да използвате за обединяването на пощата. Редовният ред е ред, съдържащ етикети, които идентифицират данните в клетките по-долу. Excel може понякога да бъде финиширано за разграничаване между данните и етикетите, затова ги изяснявайте с помощта на получер текст, клетъчни граници и клетъчни оцветявания, които са уникални за заглавния ред. Това ще гарантира, че Excel го различава от останалите ваши данни.
По-късно, когато обединявате данните с главния документ, етикетите ще се показват като имената на полетата за сливане, така че няма да има объркване относно данните, които въвеждате в документа. Освен това е добре да маркирате колоните си, тъй като това помага да се предотврати грешката на потребителите.
Поставете всички данни на един лист
Данните, които възнамерявате да използвате за обединяването на пощата, трябва да са на един лист. Ако се разпространява на няколко листа, ще трябва да комбинирате листовете или да извършите няколко сливания на поща. Също така се уверете, че листовете са ясно наименовани , тъй като ще трябва да можете да изберете листа, който възнамерявате да използвате, без да го виждате.
Асоцииране на източник на данни в обединяване на поща
Следващата стъпка в процеса на обединяване на пощата е да свържете вашата подготвена електронна таблица в Excel с вашия Word документ.
- В лентата с инструменти за обмен на поща кликнете върху бутона Отвори източник на данни .
- В диалоговия прозорец Избор на източник на данни се придвижете до папките, докато не намерите работна книга на Excel. Ако не можете да намерите файла в Excel, уверете се, че в падащото меню, означено с "Файлове тип", е избрано "Всички източници на данни".
- Щракнете двукратно върху файла източник на Excel на източника или го изберете и щракнете върху Отвори .
- В диалоговия прозорец Избор на таблица изберете лист Excel, който съдържа данните, които искате да слеете с вашия документ.
- Уверете се, че квадратчето за отметки до "Първи ред данни съдържа заглавки на колони" е отметнато.
- Кликнете върху OK .
Сега, когато източникът на данни е свързан с основния документ, можете да започнете да въвеждате текст и / или да редактирате документа си в Word. Не можете обаче да правите промени в източника на данни в Excel; ако трябва да направите промени в данните, трябва да затворите главния документ в Word, преди да можете да отворите източника на данни в Excel.
Поставянето на полета за сливане в документа ви е лесно, като изпълните следните стъпки:
- Кликнете върху бутона Вмъкване на поле за сливане в лентата с инструменти за сливане на поща. Ще се покаже диалоговият прозорец Вмъкване на поле за събиране.
- Маркирайте името на полето, което искате да вмъкнете от списъка, и кликнете върху Вмъкване .
- Кутията ще остане отворена, което ви позволява да вмъкнете повече полета. Ако вмъкнете повече от едно поле последователно, Word няма автоматично да добавя интервал между полетата във вашия документ; трябва да направите това сами, след като затворите диалоговия прозорец. В документа ви ще видите името на полето, заобиколено от двойни стрелки.
- Когато сте готови, кликнете върху Затваряне .
Поставяне на адресни блокове и поздрави - Използвайте внимателно
Microsoft наскоро добави функция за обединяване на поща, която ви позволява да вмъквате блокове за адреси и линии за поздрав. Като кликнете върху съответния бутон от лентата с инструменти, Word ще ви позволи да вмъкнете няколко полета наведнъж, подредени в общи вариации.
Бутонът за адрес на блок за адресиране е този отляво; вградената поздравителна линия е отдясно.
Освен това, когато кликнете върху който и да е бутон, Word показва диалогов прозорец, който ви дава някои опции за това кои полета бихте искали да въведете, как искате да бъдат подредени, коя пунктуация да включите и кои други. Докато това звучи достатъчно ясно - и то е, ако използвате източник на данни, създаден в Word, той може да се обърка, ако използвате работен лист в Excel.
Помнете кога препоръката за добавяне на заглавен ред във вашия лист на страница 1 на тази статия? Е, ако сте посочили друго поле, различно от това, което Word използва като име на поле за подобни данни, Word може да съответства неправилно на полетата.
Какво означава това, ако използвате блока за вмъкване на адрес или вмъкнете бутоните за поздравителни линии , данните може да се показват в различна от това, която сте посочили, просто защото етикетите не съвпадат. За щастие, Microsoft очаква това и е изградила функция Match Fields, която ви позволява да свържете имената на полетата с тези, които Word използва в блоковете.
Използване на полетата за съвпадение за правилно маркиране на полеви етикети
За да съответствате на полетата, изпълнете следните стъпки:
- Кликнете върху бутона " Съответстващи полета " в лентата с инструменти.
- В диалоговия прозорец "Съответстващи полета" ще видите списък с имената на полета в полето "отляво". От дясната страна на кутията ще видите колона от падащи менюта. Името във всеки падащ прозорец е полето, което Word използва за всяко съответното поле в блока за адреси или поздравителния ред. За да направите промени, просто изберете името на полето от падащото меню.
- Щом приключите с извършването на промените, кликнете върху OK .
Можете също така да отворите диалоговия прозорец "Съответстващи полета", като щракнете върху бутона " Съответстващи полета " в долната част на диалоговите прозорци Вмъкване на адрес или Поздравителна линия, като и двете се появяват, когато щракнете върху съответния бутон на лентата с инструменти.
Преглед на документи за сливане по пощата
Преди да продължим с визуализирането и отпечатването на обединените документи, бележка за форматирането: Когато вмъкваме полета за сливане в документ, Word не пренася форматирането на данните от източника на данни.
Прилагане на специално форматиране от електронната таблица на източника
Ако искате да приложите специално форматиране, като курсив, удебелен шрифт или подчертаване, трябва да направите това в Word. Ако преглеждате документа с полета, трябва да изберете двойните стрелки от двете страни на полето, към които искате да приложите форматирането. Ако разглеждате обединените данни в документа, просто подчертайте текста, който искате да промените.
Не забравяйте, че всяка промяна ще се извърши във всички обединени документи, а не само в отделните.
Преглед на сливането на документи
За да визуализирате обединените документи, кликнете върху бутона Преглед на данни за сливане в лентата с инструменти за обединяване на пощите. Този бутон работи като превключвател, така че ако искате да се върнете обратно към изгледа само на полетата, а не на данните, които съдържат, кликнете върху него отново.
Можете да навигирате в обединените документи, като използвате бутоните за навигация в лентата с инструменти за обмен на поща. Те са отляво надясно: Първи запис , Предишен запис , Запис , Следващ запис , Последно записване .
Преди да обедините документите си, трябва да ги разгледате всички или толкова, колкото можете, за да се уверите, че всичко се е сляло правилно. Обърнете специално внимание на неща като пунктуация и интервал около обединените данни.
Финализирайте документа за обединяване на поща
Когато сте готови да обедините документите си, имате два избора.
Обединете се в принтера
Първата е да ги слеете с принтера. Ако изберете тази опция, документите ще бъдат изпратени на принтера без промяна. Можете да се слеете с принтера, като щракнете върху бутона Обединяване на принтер в лентата с инструменти.
Обединяване в нов документ
Ако трябва да персонализирате някои или всички документи (въпреки че би било разумно да добавите поле за бележки в източника на данни за персонализирани бележки) или да направите други промени, преди да отпечатате, можете да ги обедините в нов документ; ако се слеете с нов документ, основният документ за обединяване на пощата и източникът на данни ще останат непокътнати, но ще имате втори файл, съдържащ обединените документи.
За да направите това, просто кликнете върху бутона Обединяване в нов документ .
Независимо от метода, който избирате, ще получите диалогов прозорец, в който можете да кажете на Word да слее всички записи, текущия запис или набор от записи.
Кликнете върху бутона за избор до желания от вас избор и след това върху OK .
Ако искате да обедините диапазон, ще трябва да поставите в началото и крайния номер на записите, които искате да включите в обединението, преди да кликнете върху OK .
Ако изберете да отпечатате документите, след като се появи диалоговият прозорец, ще получите диалоговия прозорец "Печат". Можете да взаимодействате с него по същия начин, както и за всеки друг документ.