Сливането по пощата е инструмент, който опростява създаването на набор от документи, които са подобни, но съдържат уникални и променливи елементи на данните. Това се постига чрез свързване на база данни, която съдържа тези елементи за данни, към документ, който съдържа полета за сливане, където тези уникални данни ще бъдат попълнени.
Повлияването на пощата ви спестява време и усилия, като автоматизирате процеса на въвеждане на стандартизирани части от данни, като например имена и адреси, в документ. Например, можете да свържете писмо с форма към група от контакти в Outlook; това писмо може да има поле за сливане за адреса на всеки контакт и едно за съответното име на контакта като част от поздравлението на писмото.
Използване на Mail Merge
Сливането на пощата за много хора предизвиква мисли за нежелана поща. Докато търговците без съмнение използват сливането на пощата, за да генерират големи количества поща бързо и лесно, много други приложения може да ви изненадат и да променят начина, по който създавате някои от документите си.
Можете да използвате обединяването на пощата, за да създадете всякакъв тип отпечатан документ, както и електронно разпространени документи и факсове. Видовете документи, които можете да създадете, като използвате поща, са практически неограничени. Ето няколко примера:
- Каталози
- Материални запаси
- Фактури
- Етикети
- Пликове
- И, разбира се, писма
Когато се използва интелигентно, обединяването на пощата може значително да подобри производителността. Той също така може да повиши ефективността на създадените от вас документи. Например, чрез персонализиране на букви с имена на получатели или други елементи, които са специфични за всеки получател, вие представяте полиран личен образ, който определя етапа за резултата, който желаете.
Анатомия на събирането на поща
Смесването на пощата се състои от две основни части: документ и източник на данни , наричан още база данни. Microsoft Word опростява работата ви, като ви позволява да използвате други източници на данни като Office и Excel като източници на данни. Ако имате пълния комплект на Office, използвайте някоя от приложенията си, тъй като вашият източник на данни е лесен, удобен и силно препоръчителен. Използването на контакти, които вече сте влезли в контактите си в Outlook, например, ще ви спести от повторно въвеждане на тази информация в друг източник на данни. Използването на съществуваща електронна таблица в Excel ви дава още по-голяма гъвкавост с данните си, отколкото източника на данни, който Word ще създаде.
Ако имате само програмата Word, все пак можете да използвате функцията за обединяване на пощата. Word има способността да създава напълно персонализируем източник на данни, който да използвате при обединяването на пощата си.
Настройване на обединяване на поща
Сливането на пощата може да изглежда сложно - и сложни, тежки документи, които разчитат на големи бази данни със сигурност могат да бъдат. Word обаче опростява настройката на обединяването на пощата за общо ползване, като предоставя съветници, които ви превеждат в процеса на свързване на вашия документ с база данни. Обикновено можете да завършите процеса в по-малко от 10 лесни стъпки, включително откриване и коригиране на грешки. Това е по-малко от подготовката на документа ви ръчно, и с много по-малко време и караница.