Имайте предвид начина си на изпращане на имейли
Правилата на етикета за електронна поща не са "правила" в смисъл, че полицията за етикета на имейлите ще дойде след вас, ако не ги следвате.
Те са насоки, които помагат за избягване на грешки (като обида на някого, когато нямате намерение) и недоразумения (като обида, когато не сте готови).
Тези основни правила на етикета за електронна поща ни помагат да общуваме по-добре чрез електронна поща и ни трябва да ги познаваме.
01 от 26
Вземете друг поглед, преди да изпратите съобщение
Изпратете веднъж, погледнете два пъти и избягвайте неудобните имейли, които имат грешен текст, отидете на грешен получател (или, побързайте, получатели). Така
- позволете на всяко съобщение поне няколко минути почивка, след като сте го завършили
- преди да докоснете или кликнете върху Изпращане .
В Gmail (и някои други услуги и програми за електронна поща) можете да активирате функция за отхвърляне, която ви дава няколко секунди, за да отмените потенциални щети дори след изпращане. Когато това не е налице, опитайте да оставяте полето "За": празно или да въведете свой собствен имейл адрес, така че да ви напомня да направите окончателен облик преди изпращане.
02 от 26
Не по подразбиране за "Отговор всички"
Ако "Отговорът" е добър, "Отговор на всички" трябва да е по-добър. Това ли е правилно? Повече ▼ "
03 от 26
Пазете кратки имейли
Не смущавайте получателите с твърде много текст. Нека съобщението ви лесно да се чете и да се хване. Повече ▼ "
04 от 26
Правилно форматирайте имейл отговорите (и бъдете мързеливи)
Смятате ли, че цитирането на оригиналния текст в отговорите на електронната ви поща е много работа? Не позволявайте на ">" да ви изплаши! Ето един много удобен, спокоен, бърз и все още чист и съвместим начин да се отговори правилно. Повече ▼ "05 от 26
Напишете добри линии за електронна поща
Правиш ли тези глупави грешки в имейлите си? Ключът към получаването на съобщенията ви да се чете, оказва се, не е да си умен. Повече ▼ "
06 от 26
Почистване на имейли, преди да ги препратите
Препращането на имейли е чудесен начин за споделяне на идеи, но се уверете, че оригиналната идея не е изгубена в заглушаване. Повече ▼ "
07 от 26
При съмнение, Изпращане на обикновен текст по имейл, не е богат HTML
Не всички могат да получат любимите ви форматирани имейли. Някои може дори да реагират яростно. За да бъдете по-безопасни, отколкото да съжалявате, изпращайте обикновени имейли само когато имате съмнения. Повече ▼ "
08 от 26
Не препращайте измами по имейл
Оплакванията по имейл често съдържат истории, които са интригуващи и със сигурност ще се раздразнят. Така,
- не изпращайте по имейл никаква история, която не сте изследвали сами, например,
- За градските легенди,
- Скептичен или
- Snopes.com.
09 от 26
Използвайте антивирусен софтуер, поддържайте актуални данни и сканирайте безплатно
Уверете се, че не разпространявате червеи и вируси по имейл или действате като средство за разпространение на спам. Всичко това може да бъде причинено от злонамерени имейли. За щастие, има защита:
- Най-добър антивирусен софтуер за Windows
- Най-добър антивирусен софтуер за Mac
- VirusTotal за сканиране на файлове и URL адреси онлайн.
10 от 26
Обяснете защо ви препращаме
По-добрата комуникация прави по-добри взаимоотношения. За да препращате имейли и връзки по начин, който споделя съответната информация и укрепва връзките,
- Посочете в горната част на имейла защо смятате, че получателят ще Ви заинтересува какво споделяте.
11 от 26
Не позволявайте на хората да знаят, че техният имейл е получен
Дали спам филтърът яде съобщението? Запалете другия този гаден въпрос и им кажете, че сте получили имейла си. Повече ▼ "
12 от 26
Питай, преди да изпратиш огромни прикачени файлове
Не запушете системите за електронна поща или го правете само с разрешение.
13 от 26
Говорете за един обект само по имейл
Помогнете да направите света по-малко объркващ. Опитайте се да говорите само за един обект на съобщение. За други теми започнете нов имейл.
14 от 26
Писмените въпроси; в имейли също
Чушка, колона, тире и точка и запетая - всички съществуват по една причина: те улесняват разбирането на предназначеното значение на изречение. Не правете живота по-труден и евентуално по-малко интересен за получателите на вашите имейли. Платете малко - макар и не много педантично - много внимание на пунктуацията. Повече ▼ "
15 от 26
Използвайте акронимите Слабо
Dyk? Не всички знаят всеки акроним, а съкращенията не спестяват толкова много време. Така,
- използвайте само много малко акроними и вероятно само ако сте сигурни, че получателят знае значението им.
- бъдете внимателни с религиозни акроними, като JFC . Никога не знаеш как религията ще се играе по имейл.
16 от 26
Преоразмерете снимките на Handy пропорции за имейли
Когато вашите снимки изглеждат добре в имейла ви, изглеждате добре и вие! Ето как да се уверите, че изображенията ви не са по-големи от екраните и пощенските кутии, като ги промените по стил - онлайн и безплатно. Повече ▼ "17 от 26
Писането във всички шапки е като викането
Не викайте в имейлите си повече, отколкото имате предвид. Текст, зададен с всички главни букви, също е трудно да се чете. Повече ▼ "
18 от 26
Бъдете внимателни с иронията в имейлите
Не наистина! Искам да кажа. Честно казано!
Среда, която предлага малък контекст като електронната поща, не е подходяща за ирония и сарказъм, дори ако знаете получателя.
19 от 26
Хвани Typos чрез отпечатване на вашите имейли
Направете това за важни, официални, имейли и любовни писма:
- отпечатайте чернова, преди да кликнете върху Изпращане .
На отпечатано копие и с молив в ръка, често можете да намерите грешки или неправилно поставени запетаи, нито вашият правописен контрол, нито самият вие, които сте улавяли, когато сте проверявали на екрана.
20 от 26
Как да избегнете неудобните имейли
Избягвайте неудобните имейли, като ги изпращате само до вас (по подразбиране). Можете и вие
- оставете полетата " До" , " Ск" и " Ск" да се излязат напълно или
- въведете своя собствен адрес в полето До до момента, в който изпратите съобщението.
21 от 26
Задайте системния часовник надясно
Уверете се, че не изпращате съобщения от 1981 г .; или 3078. Повече »
22 от 26
В Съмнение, Край на имейли с "Благодаря"
Ако не знаете как да кажете довиждане в края на имейла, има едно нещо, което почти винаги ще бъде подходящо. Благодаря. Повече ▼ "23 от 26
Къде да сложите подписа си
Без подпис, подписан тук, как решавате къде да поставите подписа си по имейл? Вижте тук. Повече ▼ "24 от 26
Чудите се "как да го направите в писането", напишете "това"
Забелязали ли сте как хората, които разбирате отлично, когато ги слушате, стават загадъчни, когато започват да пишат?
Не бъдете като тях. Кажете го така, както е - и как ще го кажете (не как сте свикнали да я виждате написано, вероятно в технически, академичен или правен контекст).
25 от 26
Компресирайте файлове, преди да ги изпратите по имейл
По-малък е по-красив, поне когато става въпрос за прикачени файлове към имейл. Така че направете файловете по-малки, преди да ги изпратите по имейл. Повече ▼ "26 от 26
Избягвайте съобщенията "Me Too"
"Аз също" не е достатъчно съдържание, но това е твърде много дискомфорт.