Дългите имейли могат да изглеждат смущаващи и продължителна последователност от дълги параграфи, вероятно включващи дълготрайни изречения, които не изглежда да спрат, но не изглежда да отидат никъде - изречения, изпълнени с чужди думи, които добавят малко към смисъла, но служат за объркайте се с многообразните и понякога противоречиви възможни тълкувания - може да накара получателя да прочете по-малко, отколкото ако съобщението е било само, около три изречения - три остроумни, кратки и точни изречения - дълго.
Ако не сте прочели параграф по-горе, вие имате точката.
Пазете кратки имейли
Ето защо обикновено е добра идея
- поддържайте имейлите възможно най-кратки.
Разбира се, това не означава, че трябва да отрежете съобщенията си на всяка цена.
Пишете толкова, колкото е необходимо
Напишете толкова дълго, колкото е необходимо и подходящо. По-важно е бизнес имейлите да бъдат кратки.
Личните имейли могат да бъдат цветни и дълги. За по-голяма яснота, по-малко и по-прости думи са все още по-добри.
Използвайте куршумите
Ако имате много да напишете:
- Прекъснете съобщението си в точки от куршуми.
- Започнете всяка точка с кратко резюме на действието, което искате да предприемете.
- Уверете се, че важната информация не е скрита в месото на съобщенията ви или в куршумите .
Едно действие на съобщение
Не обединявайте всичко, от което се нуждаете, или искате да кажете на получател в едно съобщение. В частност:
- Започнете ново съобщение за всяко основно действие, което поискате от получателя.
По този начин получателят получава по-лесно да обработва електронната си поща и да приключи необходимите действия. Чрез задаване на прецедент, шансовете са те да приемат същия метод за изпращане на съобщения - и ще имате по-лесно време да отметнете имейлите.