Ако отговорите на имейл, трябва да сте наясно с какво отговаряте. Ето защо текстът на оригиналното съобщение обикновено се цитира в отговора. Толкова е ясно, но най-добрият начин да цитирате текста в имейл не е така.
Има един много разумен квази-стандарт за правилното нещо. Тя ви кара да цитирате точно колкото е необходимо по начин, който позволява на получателя на Вашия отговор да види точно какво реагирате. Ако всички имейл клиенти (или имейл потребителите) се съобразяват, съобщенията винаги изглеждат чисти и чисти и са лесни за четене.
Цитирането по предложения начин е правилното нещо, което трябва да направите, но е и нещо, за да отрежете цитирания текст и да го направите хубаво. Това наистина ли е необходимо за бърз и кратък отговор? И ако се опитате да цитирате, използвайки подходяща отстъпка в програма за електронна поща, като Outlook, вие или ще седнете в продължение на един час, за да отговорите, или ще се провалите мизерно (или, най-вероятно, и двете).
Пътят на мързеливците: Лесен, все пак правилен и добре изглеждащ
За щастие винаги има повече от един начин да се направи нещо. Обикновено тези опции не са перфектни, но лесно може да има повече от един подходящ подход. Сега, тук е по-спокоен, но все още напълно четлив и приемлив и съвместим - и правилен - начин да отговорите на имейл.
За да форматирате правилно отговор на имейл, докато сте мързеливи:
- Стартирайте съобщението си точно в горната част на отговора.
- Включете оригиналното съобщение, на което отговаряте по-долу.
- Уверете се, че вашият подпис е над цитирания текст.
- Не правете никакви промени в цитирания материал.
- Можете, разбира се, да намалите прекомерната дължина и (често трябва да премахвате) вградените прикачени файлове. Заменете ги с "[...]".
- Повторете, възможно най-малко думи, въпроси, на които отговаряте.
- Вместо просто "Да", опитайте "Попитахте дали искаме ябълки. Да, ние го правим." или "Искаме ябълки, да.".
- Уверете се, че цитираният текст не е разчленен, нито използвайте символи ">", нито котировките.
- Ако отговорите на отговора на даден отговор, можете да премахнете старите, сега ненужни съобщения отдолу.
В имейл клиентите и услугите като Gmail, които автоматично интелигентно архивират и обсъждат дискусиите, този стил на отговор работи особено добре. Тъй като целият цитиран текст е на едно място, той може да бъде скрит лесно и без да се нарушава съгласуваността на съобщението, докато контекстът между съобщенията се установява чрез оригиналните имейли.
Настройте вашата имейл програма за мързеливи, правилни отговори
За да бъдете мързеливи по-късно, първо трябва да направите някои настройки. Повечето програми за електронна поща и услуги могат да бъдат конфигурирани за ленив, но правилен отговор, но:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X поща
- Outlook Express
- Windows Mail