Поставянето на вашия подпис е може би най-лесната част от изработването на вашите имейли, и това не е само защото няма ясни правила за тази част от етикета на електронната поща.
Поставяне на подпис на имейла
Поставете своя имейл подпис точно под края на вашите текстови отговори, както и в нови съобщения. Направете това както по електронната поща, която изпращате професионално, така и тези, които отиват на семейство и приятели.
- Помислете обаче, че изобщо не използвате подпис в личните си съобщения, тъй като частната кореспонденция може да бъде по-интимна от официалните съобщения, използвайки силно структуриран подпис.
- В отговорите не са подходящи и подпис или кондензиран; Получателят, в края на краищата, вече ви познава.
На практика подреждането на подписа на имейл ще варира в зависимост от предпочитанията, които сте задали в програмата си за електронна поща:
- Ако включвате оригинални съобщения, като използвате вмъкване и селективно цитиране , вашият подпис обикновено се появява в долната част на съобщението.
- Ако цитирате мързеливо, като поставите съобщението си върху оригиналното съобщение (не фрагментирано), вашият подпис обикновено ще бъде между вашето съобщение и оригиналното съобщение, което цитирате, точно над линията "--Original Message".
Разликата между мързеливото цитиране и селективното цитиране често е функция на използвания имейл клиент или стандартите на вашата професия. Любителите на Linux, например, често разчитат на селективно цитиране, докато Microsoft Outlook по подразбиране е мързелив цитат.
Имейл за грешки при подписване, които трябва да избягвате
Поставянето на подписа си там, където не принадлежи, едва ли е сериозно престъпление срещу етикета, но все пак трябва да избягвате грешки при общо поставяне, за да намалите объркването.
- Подпис отгоре, отговорете по-долу : читателите са обусловени да не гледат далеч от всякакъв подпис, с който се сблъскват. Ако вашата програма или услуга за електронна поща е настроена да постави вашия подпис върху цитирания текст в отговорите и напред, не пишете нищо в цитирания текст. Шансовете са, получателите ще озадачават празния ви отговор, но вероятно не са достатъчно дълги, за да намерят вашите отговори в цитираната част. Вместо това отговорете над подписа или преместете подписа до най-долу.
- Подпис в най-долната част на екрана, отговорете на всичко отгоре : Ако отговорите отгоре, но подписът ви за електронна поща е в долната част, получателите никога няма да видят подписа, или, ако видят, подписът може да ги изпрати за лов за in-line които може да са пропуснали. Вместо това: преместете подписа над цитираната част и под отговора си.
Подписи в Общи
Подписът ви за електронна поща не е повече от четири или пет реда текст и съдържа стандартния разделител на подписа . Подписът ви не е по-широк от 75 знака. Избягвайте, където е възможно, включително изображения, тъй като някои програми за електронна обработка обработват вградените изображения като прикачени файлове и ги изваждат от самото съобщение.
Postscripts
Естествено, позиционирането на вашия подпис в предложените места ви дава възможност да включите postscripts точно под него. Имайте предвид, обаче, че някои имейл програми и услуги третират нещо под подсърчателя на подписа под самия подпис. Така че, като алтернатива, включете следния текст под "подписване" на основния текст на съобщението с вашето име, но над подписа на имейла.