Има много приложения за електронна поща там и те не са непременно еднакви. Ако искате съобщението ви да бъде отворено и прочетено, трябва да използвате формат на съобщението, който поддържа приложението на получателя ви. Microsoft Outlook има 3 различни формати на съобщения, от които се нуждаете за различни ситуации.
3 Форматиране на съобщения в Outlook и кога да използвате кои
Всеки формат на съобщението има различни опции, този, който сте избрали, определя дали можете да добавите форматиран текст, като например получер шрифтове, цветни шрифтове и куршуми, и дали можете да добавяте снимки към тялото на съобщението. Това, което е от съществено значение, обаче, е изборът, който получателят ще може да види - е страхотно да има форматиране и картини, но някои приложения за електронна поща не поддържат форматирани съобщения или снимки.
С Outlook можете да изпращате съобщения в три различни формата.
Обикновен текст
Обикновеният текст изпраща имейли само с обикновен текст. Всички имейл приложения поддържат обикновен текст. Този формат е чудесен, ако не зависим от фантастично форматиране и гарантира максимална съвместимост. Всеки, който има имейл акаунт, ще може да прочете вашето съобщение. Обикновеният текст не поддържа дръзки, курсиви, цветни шрифтове или друго форматиране на текста. Той също така не поддържа снимки, които се показват директно в тялото на съобщенията, въпреки че можете да включите снимките като прикачени файлове. Трябва да отбележите, че Hubspot установи, че обикновените текстови съобщения получават по-висока скорост на отваряне и кликване от HTML съобщенията.
HTML
HTML ви позволява да използвате HTML форматиране. Това е форматът на съобщенията по подразбиране в Outlook. Това е и най-добрият формат, който можете да използвате, когато искате да създавате съобщения, които са подобни на традиционните документи, с различни шрифтове, цветове и списъци с куршуми. Можете да направите текст да се откроява с курсив, например, или да промените шрифта. Можете дори да включите снимки, които ще се показват вградени и да използвате други инструменти за форматиране, за да направят съобщенията ви по-хубави и по-лесни за четене. Днес повечето хора с имейл могат да получат добре форматирани в HTML съобщения (въпреки че някои предпочитат обикновен текст заради чистотата). По подразбиране, когато изберете някоя от опциите, които позволяват форматиране (HTML или Rich Text), съобщението се изпраща в HTML формат. Така че, когато използвате HTML, знаете, че това, което изпращате, е това, което получателят ще види.
Rich Text Format (RTF)
Ричният текст е собственият формат за съобщения на Outlook. RTF поддържа текстово форматиране, включително куршуми, подравняване и свързани обекти. Outlook автоматично автоматично конвертира RTF форматирани съобщения в HTML, когато ги изпращате до Интернет получател, така че да се поддържа форматирането на съобщенията и да се получават прикачени файлове. Outlook автоматично автоматично форматира заявки за срещи и задачи и съобщения с бутони за гласуване, така че тези елементи да могат да се изпращат непокътнати през интернет до други потребители на Outlook, независимо от формата по подразбиране на съобщението. Ако съобщението, свързано с Интернет, е задача или заявка за среща, трябва да използвате RTF. Outlook автоматично го преобразува във формат "Интернет календар" - общ формат за елементите на календара в интернет, така че други приложения за електронна поща да могат да я поддържат. Можете да използвате RTF, когато изпращате съобщения в рамките на организация, която използва Microsoft Exchange; препоръчваме обаче да използвате HTML формата. Това е формат на Microsoft, който поддържа само следните приложения за електронна поща: Microsoft Exchange Client 4.0 и 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 и 2002
Как да зададете формат по подразбиране
Следвайте връзката, за да научите как да зададете формат по подразбиране в Outlook.