Дръжте папката на Outlook PST архив малка за най-добра работа
Всички версии на Microsoft Outlook използват PST файлове за съхраняване на имейли, контакти, календарни данни и други данни от Outlook. С течение на времето тези файлове растат по размер и, както правят, ефективността на Outlook отнема хит. Поддържането на малките размери на PST файлове, както чрез изтриване на старата информация, така и чрез архивиране, поддържа Outlook перфектно.
Има два вида и размери на PST файлове .
Ограничения за размер на PST за Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 и 2016
Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 и 2016 използват PST файлов формат, който може да съхранява данни от Unicode - стандарт, който може да представлява повечето азбуки на компютрите. Тези PST файлове нямат ограничение за размера, но се препоръчва практически лимит от 20GB до 50GB .
От съображения за производителност и стабилност не се препоръчва да надхвърляте 20GB в PST файловете на Outlook 2003 и Outlook 2007.
Ограничения за размер на PST за Outlook 97 до 2002
Версиите на Outlook 97 до 2002 използват PST файлов формат, ограничен до английски език. Чуждоезичните знаци трябва да бъдат кодирани. PST файловете имат ограничен капацитет от 2 GB, който не може да бъде увеличен.
Тъй като вашият PST файл достигне ограничението или предложения максимален размер, можете да преместите старите съобщения в отделен архивен PST файл - или да ги изтриете, разбира се. Проверете размера на файловете, като използвате общия размер, посочен в диалоговия прозорец " Размер на папката" .
Как да архивирате PST съобщения в
За да архивирате съобщения в PST или други данни в Outlook 2007:
- Изберете Файл > Управление на файловете от менюто на Outlook.
- Кликнете върху Добавяне .
- Изберете желания формат. Освен ако не смятате, че може да се наложи да имате достъп до архива в версия на Outlook 2002 или по-стари, изберете Файл на Office Outlook Personal Polders (.pst) .
- Кликнете върху OK .
- Въведете име на файл . Месечните или годишните архиви имат смисъл, но можете да изберете име, което работи най-добре за вас. Въпреки това планирайте да запазите файла малък под 2 GB. По-големите файлове не са толкова ефективни.
- Кликнете върху OK .
- Въведете името на архивния PST файл под Name . По желание можете да защитите файла с парола .
- Кликнете върху OK и Затвори .
След като създадохте архивен PST файл, можете да плъзгате и пускате цели папки в основната папка, която се показва под "Папки за поща" . Можете също така да кликнете с десния бутон на мишката върху главната папка, наречена след архива PST, изберете New Folder от менюто, дайте име на папката, изберете Mail and Post Items (или друга подходяща категория) и натиснете OK . След това плъзнете и пуснете индивидуални имейли или групи имейли в папката.
Как да архивирате PST съобщения в Outlook 2016
- Кликнете върху Файл .
- В категорията Инфо кликнете върху Настройки на профила .
- Изберете Настройки на профила ... и отворете раздела Файл с данни .
- Кликнете върху Добавяне .
- Въведете името на архива под Име на файл .
- Изберете желания формат в " Запиши като тип" . Обикновено Outlook Data File е най-добрият избор.
- По желание можете да защитите файла с парола.
- Кликнете върху OK .
- Кликнете върху Затвори .
Преместете старите съобщения в архивния PST файл по същия начин, както за Outlook 2007.
Възможно е да не се налага да имате достъп до архивните си файлове, но не е трудно да възстановите архив на Outlook PST .