Получете повече контекстуална информация в документи, електронни таблици, презентации и имейл
Знаете ли, че можете да персонализирате лентата за състояние в Microsoft Office?
Много потребители на програми като Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook виждат лентата за състоянието всеки ден, без да разбират какво представлява или каква допълнителна информация може да предостави.
Тази полезна лента с инструменти се намира в долния ляв ъгъл на потребителския интерфейс. В Word например информацията по подразбиране вероятно включва Страница 2 от 10 за най-новия ви бизнес доклад или 206 017 думи за този епичен романтичен фентъзи, който пишете.
Но вашите опции не свършват там. Можете да изберете да виждате контекстуална информация, свързана с вашата позиция в документа, и още. Повечето от тези статии за състояние показват информация, която можете да намерите някъде другаде, така че помислете за това като начин да запазите тази информация отпред и от центъра. Поради тази причина трябва да я персонализирате, за да отговаряте на вашите нужди за даден документ.
Ето как да направите програмите на Office още по-опростени за това, от което се нуждаете.
Може да се интересувате и от: Топ 20 персонализации на потребителския интерфейс на Microsoft Office .
Ето как:
- Ако не виждате лентата за състоянието или информацията, посочена по-горе, активирайте я като изберете полето Файл - Опции - Преглед - Покажи - отметка в полето за състоянието . Моля, имайте предвид, че различните версии на Office може да изискват малко по-различни инструкции за това, така че ако това не ви помогне, погледнете под бутона Office в горния ляв ъгъл.
- Като алтернатива, за да намерите опциите си за персонализиране, трябва само да кликнете с десния бутон върху лентата на състоянието. Това означава, че ще поставите курсора върху информация, като например броя на страниците или броя думи, след което кликнете с десния бутон на мишката или тракпада.
- Разгледайте списъка с наличната информация, която можете да видите в лентата за състоянието. Когато намерите такъв, който искате да използвате, просто кликнете върху него, за да го активирате за документа.
Допълнителни съвети:
- Имайте предвид, че трябва да персонализирате това за всеки документ. Ако искате всички документи да съдържат персонализирана информация за лентата на състоянието, трябва да промените тази в нормалния шаблон .
- Възможно е да се интересувате и от това, как да импортирате или експортирате персонализирани настройки на Office в друга инсталация за архивиране или възстановяване на персонализациите на лентата с инструменти на Microsoft Office .
- Ето няколко опции, които намерих полезни:
- Визуални или дизайнерски инструменти като вертикална позиция на страницата , която ви позволява да знаете точно къде се намира курсорът ви във всеки един момент.
- Дали проследяването на промените е включено или изключено . Да, можете да видите тази информация за състоянието под раздела Ревю, но ако превключвате между тях често, лентата на състоянието е много по-лесно.
- Линия номер помага в някои големи документи, или когато си сътрудничи с някой друг, който иска да насочи вниманието ви към определено място в документа.
- Съвместни инструменти за онези, които използват по-късни версии на Word, което позволява синхронизиране или редактиране в реално време сред множество автори . Дори и да не работите върху тези типове документи, все още можете да използвате информация за състоянието, като например брой редактори на автори и налични актуализации на документи, които ви помагат да останете на линия.
- В Excel ми харесва да персонализирам изчисленията, които се показват в лентата за състоянието. Например, по някаква причина, имам тенденция да искам да знам COUNT елементите, които избирам по-често от сумата . Възможно е вече да имате тези показвания в зависимост от настройките по подразбиране на вашата версия.
- В Word понякога изключвам опцията Преглед на преките пътища , защото не ги използвам достатъчно и понякога ги кликна случайно, което променя целия изглед на екрана.
- В PowerPoint или Outlook, повечето опции от лентата на състоянието са активни по подразбиране, така че може да искате да вземете нещо, ако го намерите твърде претъпкано.