Как да създадете и използвате имейл шаблони в Outlook

Когато разберете, че често изпращате много подобни имейли , не кликвайте веднага върху Изпращане . Запазете съобщението първо като шаблон за съобщения в Outlook , а състава от следващата седмица ще бъде много по-бърз, започвайки от тази канцелария (разбира се ...).

Създайте шаблон за имейл (за нови съобщения) в Outlook

За да запазите съобщение като шаблон за бъдещи имейли в Outlook:

1. Създайте ново имейл съобщение в Outlook.
   1. Отидете на Mail (например, натиснете Ctrl-1 ).
   2. Кликнете върху Нов имейл в Новата секция на домашната лента или натиснете Ctrl-N .
2. Въведете предмет, ако искате да използвате един за вашия шаблон за съобщения.
   • Можете да запазите шаблон за имейл без предмета по подразбиране в Outlook, разбира се.
3. Сега въведете текстовото тяло на имейл шаблона.
   1. Да премахнете всички подписи, ако сте настроили Outlook, за да добавите автоматично подпис при композиране.
4. Кликнете върху Файл в лентата с инструменти на съобщението.
5. Изберете " Запиши като" на избрания лист.
   1. В Outlook 2007 и по-рано изберете File | Запазване Като от менюто.
   2. В Outlook 2010 кликнете върху бутона Office и изберете Save As .
6. Изберете Шаблон на Outlook под " Запиши като тип": в диалоговия прозорец " Запиши като" .
   • Outlook автоматично ще избере папката "Шаблони" за запаметяване.
7. Въведете желаното име на шаблон (ако е различно от обекта на имейла) под Име на файл:.
8. Кликнете върху Запазване .
9. Затворете прозореца за съставяне
10. Ако бъдете подканени:
    1. Кликнете върху " Не" в " Запазени" проект на това съобщение за вас. Искате ли да я запазите? ,

Разбира се, можете също да изпратите съобщението, като използвате шаблона за първи път - вместо да го изхвърлите.

Създайте имейл с помощта на шаблон в Outlook

За да напишете ново съобщение (вижте по-долу за отговори), като използвате шаблон за съобщения в Outlook:

1. Отидете на Mail в Outlook.
   • Можете да натиснете Ctrl-1 , например.
2. Уверете се, че лентата Начало (или HOME ) е избрана и разгъната.
3. Кликнете върху Нови елементи в секцията Нова .
4. Изберете още елементи | Изберете Form ... от менюто, което се е появило.
   1. В Outlook 2007 изберете Инструменти | Формуляри | Изберете формуляр ... от менюто във входящата ви поща в Outlook.
5. Уверете се, че Шаблоните на потребителите в файловата система са избрани под Look In:.
6. Кликнете два пъти върху желания шаблон за имейл съобщения.
7. Адрес, адаптиране и евентуално изпращане на имейла.

Създайте шаблон за имейл за бързи отговори в Outlook

За да настроите шаблон за бързи отговори с мълния в Outlook:

1. Отидете на Mail в Outlook.
2. Уверете се, че лентата Home е активна и разширена.
3. Изберете Създаване на нов в секцията Бързи стъпки .
   • Можете също да кликнете върху бутона Управление на бързи стъпки в долния десен ъгъл на секцията, да кликнете върху " Нов" и да изберете " Персонализиране" .
4. Въведете кратко име за шаблона за отговор под Име:.
   • За шаблон, в който да отговорите с описание на продукта и ценоразпис, например, бихте могли да използвате например "Отговор (Цени)".
5. Кликнете върху Изберете действие в Действия .
6. Изберете Отговор (под Отговор ) от менюто, което се е появило.
   • Като използвате Ново съобщение (вместо Отговор ), можете да настроите обикновен шаблон за нови съобщения, включително и получател по подразбиране.
7. Кликнете върху Показване на опциите .
8. Въведете съобщението за отговора си под Текст:.
   • Да включва подпис
9. Вероятно изберете Значение: Нормално, за да отговорите с нормално значение, независимо от нивото на първоначалното съобщение.
10. По желание проверете Автоматично изпращане след 1 минута закъснение. ,
    • Това означава, че няма да можете да редактирате или дори да видите отговора по подразбиране, преди Outlook да го достави.
    • За 1 минута обаче съобщението ще седи в папката Изходящи ; можете да го изтриете оттам или да го отворите за редактиране, за да предотвратите бързия отговор.

1. По желание добавете допълнителни действия, като използвате Добавяне на действие .
   • Добавете действие, например, за да преместите оригиналното съобщение в архивиращата си папка или да го категоризирате с определен цвят, за да ви помогне да разпознавате съобщения, получили отговор.
2. Също така по избор изберете клавишна комбинация за действието под клавиш "Бърз клат": за още по-бързо действие.
3. Кликнете върху Завършване .

Отговорете на имейл Бързо Използване на шаблон за бърз отговор в Outlook

За да изпратите отговор с предварително определен шаблон за бързи стъпки :

1. Уверете се, че съобщението, на което искате да отговорите, е избрано в списъка със съобщения или е отворено (в прозореца за четене на Outlook или в неговия прозорец).
2. Уверете се, че е избрана и разгъната основната лента (използваща списъка със съобщения или четене на панела за четене) или лентата за съобщения (с отворен имейл в собствения си прозорец).
3. Кликнете върху желаната стъпка на отговор в секцията Бързи стъпки .
   • За да видите всички стъпки, кликнете върху Още .
   • Ако сте определили клавишна комбинация за действието, можете също да го натиснете, разбира се.
4. Ако не сте настроили " Бърза стъпка", за да предадете съобщението автоматично, адаптирайте го по следния начин и кликнете върху Изпращане .

(Тестван с Outlook 2013 и Outlook 2016)