Как да използвате категории за контакти като списъци за разпространение в Outlook

Алтернатива на групите и списъците за разпространение

Списъците за разпространение на Outlook са полезни за бързо изпращане до група хора. Те също така са невъзможни за търсене, трудно да се администрират и малко фини за зареждане. Категоризираните контакти правят гъвкави списъци за разпространение на електронна поща, използващи обединяване на пощата в Outlook

Outlook ви позволява да присвоите на вашите контакти определен брой категории. След това можете да подредите адресната книга по категория и, presto, ето вашият нов елегантен, гъвкав и стабилен списък за разпространение.

Използвайте Категории за контакти като списъци за разпространение в Outlook

Можете да създадете списък за разпространение или пощенски списък с категории в Outlook, като изпълните следните стъпки.

1. Отваряне на контакти в Outlook.
   • Натиснете Ctrl-3 , например.
2. Уверете се, че всички контакти, които искате да добавите към новия си списък за разпространение, се открояват.
   • За да добавите хора, които още не са в контактите ви в Outlook , първо ги създайте, като използвате Ctrl-N .
   • Можете да маркирате няколко записа, като задържите Shift-Ctrl, докато ги избирате с помощта на мишката, и диапазон, като задържите само Shift .
3. Уверете се, че лентата за дома е избрана и разгъната.
4. Кликнете върху Категоризиране в секцията " Тагове ".
5. Изберете Всички категории ... от падащото меню.
6. Кликнете върху Ново ... в прозореца Цветови категории .
7. Въведете желаното име на разпределителния списък (напр. "Приятели и Семейство (Списък)") под Име :.
8. Изберете " Няма" под Цвят: или, разбира се, желания цвят.
9. Кликнете върху OK .
10. Сега кликнете върху OK отново, след като потвърдите, че новата категория е отметнато в прозореца Color Categories .

За да добавите нови членове към списъка за разпространение по всяко време:

1. Отидете на Контакти в Outlook.
2. Маркирайте всички контакти, които искате да добавите към списъка.
3. Уверете се, че основната лента е разгъната.
4. Кликнете върху Категоризиране в секцията " Маркери " на лентата.
5. Уверете се, че е избрана категорията на списъка.
   • Ако категорията не се покаже в менюто:
     1. Изберете Всички категории ... от менюто.
     2. Уверете се, че в колоната Name е маркирана категорията на списъка.
     3. Кликнете върху OK .

Изпратете съобщение до списъка си за разпространение на категории

За да създадете ново съобщение или искане за среща на всички членове на списъка за разпространение на категории:

1. Отидете на Контакти в Outlook.
2. Кликнете върху Търсене на контакти .
   • Можете също така да натиснете Ctrl-E .
3. Уверете се, че лентата за търсене е разгъната.
4. Кликнете върху Категоризирано в секцията Рецензиране на лентата за търсене .
5. Изберете желаната категория от показаното меню.
6. Отворете началната лента.
7. Кликнете върху Групиране на поща в секцията Действия .
8. Уверете се, че Всички контакти в текущия изглед са избрани в Контакти .
9. Обикновено, уверете се
   • Формулярите са избрани под Тип документ: и
   • Изпращане на електронна поща под Съчетаване до: в секцията Опции за сливане .
10. Въведете темата за имейла под заглавието "Съобщение":.
11. Кликнете върху OK .
12. Съставете текста на имейла в Word.
    • Можете да използвате инструментите в секцията " Записване и вмъкване на полета " на лентата за кореспонденции, за да адаптирате поздрави за всеки получател например и да вмъкнете или използвате други полета на адресната книга.
    • Визуализация на резултатите ви позволява да тествате какви ще бъдат вашите полета и правила в текста на всеки получател.
13. Кликнете върху " Завършване" и "Обединяване" в раздела Завършване на пощенската лента.
14. Изберете Изпращане на имейл съобщение ... от менюто, което се е появило.
15. Уверете се, че съответното поле на адрес за електронна поща (обикновено имейл ) е избрано под За: за опции за съобщения .

1. Изберете обикновен текст или HTML (включва форматиране) под формата на поща:.
   • Обикновено е по-добре да избягвате прикаченията за този подбор; тя ще достави текста на съобщението като прикачен файл към Word, който обикновено не може да чете директно, но трябва да се отвори отделно.
2. Уверете се, че " Всички" е избрано под " Изпращане на записи
3. Кликнете върху OK .
4. Ако бъдете подканени:
   1. Кликнете върху Позволи в Програмата се опитва да получи достъп до информацията за електронна поща, съхранена в Outlook.

Можете да затворите и изхвърлите или запазите документа в Word по ваш избор.

Използвайте категории за контакт като списъци за разпространение в Outlook 2007

За да създадете списък за разпространение или пощенски списък с категории в Outlook 2007:

• Отидете на Контакти в Outlook.
• Маркирайте всички контакти, които искате да добавите към новия списък за разпространение.
  • За да добавите хора, които още не са в контактите ви в Outlook, първо ги създайте, като използвате Ctrl-N .
• Кликнете върху бутона за категоризиране на лентата с инструменти.
  • Можете също да изберете Действия> Категоризиране от менюто.
• Изберете Всички категории ... от падащото меню.
• Кликнете върху Ново ...
• Въведете желаното име на разпределителния списък (напр. "Приятели и семейство (списък)").
• Изберете " Няма" от падащото меню " Цвят: ".
• Кликнете върху OK .
• Кликнете върху OK отново, след като потвърдите, че новата категория е проверена.

За да добавите нови членове по-късно, им присвоите съответната категория поотделно.

Изпратете съобщение до списъка си за разпространение на категории в Outlook 2007

За да създадете ново съобщение или искане за среща на всички членове на списъка за разпространение на категории:

• Отидете на Контакти в Outlook.
• Изберете Изглед> Текущ изглед> По категория от менюто.
• Кликнете върху заглавието на желаната категория.
• Изберете Действия> Създаване> Ново съобщение към контакт или Действия> Създаване> Ново искане за контакти от менюто.
• Кликнете върху OK, ако Outlook ви уведоми, че вашето действие ще се прилага за всички елементи в групата.
• Кликнете в полето До ....
  • Outlook поставя целия адрес в полето To :. За списъчните съобщения обикновено е по-добре всички адреси в полето Bcc : да не се показват адреси. Ако е подходящо, можете да оставяте адресите в полето До :, разбира се, или да ги преместите в полето Cc:.
  • За контактите с няколко имейл адреса, Outlook е вмъкнал всеки. Най-добре е да изтриете ненужните адреси.
• Натиснете Ctrl-A .
• Натиснете Ctrl-X .
• Уверете се, че полето Bcc ... е видимо.
• Кликнете върху полето Bcc ....
• Натиснете Ctrl-V .
• Въведете имейл адреса си в полето До ....
• Продължете да композирате съобщението или заявката за среща.

(Тестван с Outlook 2007 и Outlook 2016)