Този цифров идентификационен номер може да добави лак и сигурност към вашите документи
Можете да добавите линия за подпис, която може да включва видими или невидими цифрови подписи в документи на Microsoft Office . Тези инструменти спомагат за по-рационализирането на сътрудничеството с другите.
В допълнение към това удобство, подписите на документи могат да ви помогнат да добавите професионален лак и сигурност към Word , Excel и PowerPoint документи.
Защо да използваме подписи в Microsoft Office Documents?
Но това наистина ли има значение? Според сайта за помощ на Microsoft тези подписи предлагат удостоверяване, което гарантира, че:
- Цифровият подпис е валиден.
- Сертификатът, свързан с цифровия подпис, е текущ (не е изтекъл).
- Подписващото лице или организация, известно като издател, е доверено.
- Сертификатът, свързан с цифровия подпис, се издава на подписващия издател от уважаван сертифициращ орган (CA).
По този начин цифровият подпис на документа помага да се запази целостта на документа ви както за вас, така и за тези, с които споделяте документи. Така че, въпреки че вероятно не е нужно да подписвате всеки документ, който създавате в Microsoft Office, можете да се възползвате от добавянето на подписи към определени документи.
Ето как
- Кликнете върху мястото, където искате подписът, след което изберете Вмъкни > Линия за подпис (текстова група) .
- Проблемът ще ви преведе през процеса на определяне на цифров подпис. Цифровият подпис е защитен слой. Под същия инструмент за меню, споменат по-горе, ще видите опция за добавяне на Услуги по подписване, за която може да решите, че се интересувате.
- След това ще трябва да попълните подробности в диалоговия прозорец " Подписване на настройката ". Както правите, ще попълните информация за лицето, което ще подпише файла, което може да бъде или да не бъдете сами. Ще намерите полета за името, заглавието и информацията за връзка.
- Обикновено е добра идея да покажете датата на подписа близо до линията на подпис . Можете да включите или изключите тази функция, като използвате квадратчето за отметка.
- Тъй като подписващият може да не сте вие, може би е добра идея да оставите и инструкции за подписване. Ще видите и поле за персонализиран текст. Не само това, но можете да позволите на подписващите да оставят коментари заедно с подписа си. Това може да бъде чудесен начин да се избегне ненужното обратно и напред, тъй като лицето, което подписва, може просто да определи каквито и да е специални условия, при които подписът им зависи. Това се извършва чрез проверка на съответното поле.
Съвети
- Обърнете внимание, че можете да добавите към един документ повече от един подпис, а всъщност това е обичайно, тъй като много файлове са съвместни усилия. Просто повторете стъпките по-горе за всеки допълнителен ред на подпис.
- Имайте предвид, че можете да добавите визуален или невидим подпис. Стъпките по-горе описват как можете да включите видимата версия в един от вашите документи. Ако искате да добавите невидим подпис, който да дава на получателите сигурен произход на файла, изберете бутона Office - Подготовка - Добавяне на цифров подпис .
- Необходимо ли е да подпишете документ, който някой друг е предоставил в документ на Microsoft Office? Направете това, като кликнете двукратно върху линията на подписа. Оттам можете да зададете няколко предпочитания, като например да използвате файл с ваш подпис, ако вече сте запазили и налични; предоставяне на напечатан или написан на ръка подпис с пръста или стилуса; или да включите отпечатана версия на вашия подпис, за тези от нас с нечетливи подписи!
- Премахнете подписите като изберете Бутон за Office - Подготовка - Преглед на подписа . Оттам можете да посочите дали искате да премахнете един, няколко или всички подписи.