Тъй като купчината поща, която съхранявате в Outlook, расте, така че обикновено се случва времето, необходимо на Outlook да направи това, което искате да направите. Ограничението на размера на файла PST стартира. (Файлът PST или "Personal Folders" , разбира се, е мястото, където Outlook съхранява всичките ви данни, включително календари , контакти и имейли.)
Малкият PST файл е бърз PST файл
Така или иначе, трябва да запазите размера на главния PST файл малък и управляем. Можете да накарате Outlook да направи част от това с помощта на AutoArchive . Или разделяте съобщенията си между повече PST файлове, които могат да бъдат безболезнени и бързи.
Архивирайте старата поща в Outlook и запазете PST файла малък
За да създадете архив от стари съобщения в Outlook отделно от PST файла, който използвате всеки ден:
- В Outlook 2007:
- Изберете File | Управление на файловите файлове от менюто в Outlook.
- В Outlook 2016:
- Кликнете върху Файл .
- Отидете в категория Инфо .
- Кликнете върху Настройки на профила .
- Изберете Account Settings ... от показаното меню.
- Отворете раздела Файл с данни .
- В Outlook 2007:
- Кликнете върху Добавяне:
- В Outlook 2016:
- Въведете името на архива под Име на файл:.
- Изберете желания формат в " Запиши като тип:;" ; обикновено изберете Outlook Data File .
- В Outlook 2007:
- Изберете желания формат. Освен ако не е нужно да имате директен достъп директно до данните с Outlook 2002 или по-стари, е безопасно да маркирате файла на Office Outlook Personal Polders (.pst) .
- Кликнете върху OK .
- Въведете желаното име на файл.
- Ежегодните архиви работят добре и името на PST файла след годината има смисъл. Разбира се, можете да избирате месечни архиви, ако имате много голяма поща, с която да се справите или друга схема. Просто се уверете, че получените PST файлове са някъде около 1-2 GB. По-големите файлове обикновено са по-малко ефективни.
- Кликнете върху OK .
- Въведете желаното име на архивния PST файл под Име:.
- Отново има смисъл да се наименува вашият архив след съдържанието му (в моя случай по пощата).
- В Outlook 2016:
- По желание можете да защитите достъпа с парола .
- Кликнете върху OK .
- Сега кликнете върху Затвори .
Преместване на пощата в архива
За да добавите новосъздадения архив PST:
- Плъзнете и пуснете цели папки в главната папка, която ново се появява под "Папки за електронна поща" .
- Това е удобно, ако вече имате папка "Архив", която съдържа, да речем, цялата поща от миналата година. Просто го пуснете в архива PST.
- Друга възможност е да архивирате отделни елементи:
- Кликнете върху главната папка, наречена след вашия архив PST под Mail Folders с десния бутон на мишката.
- Изберете " Нова папка" ... от менюто.
- Въведете желаното име на папка.
- Уверете се, че Mail and Post Items е избрано в Папка съдържа: ако искате да архивирате имейли. За архивиране на други елементи изберете подходящата категория.
- Кликнете върху OK .
- Плъзнете и пуснете отделни или групи имейли в новосъздадената папка.
- За да преместите цялата поща преди определена дата в папка (или вложени папки):
- В Outlook 2016:
- Кликнете върху Файл .
- Отидете в категория Инфо .
- Кликнете върху Инструменти за почистване .
- Изберете Архив ... от менюто, което се е появило.
- В Outlook 2007:
- Изберете File | Архив ... от менюто в Outlook.
- В Outlook 2016:
- Уверете се, че сте избрали Архивиране на тази папка и всички подпапки:
- Маркирайте желаната папка.
- Посочете имейлите за дата, преди които (да речем, тази година на 1 януари), които искате да преместите под архивни елементи, по-стари от: __ .
- Използвайте бутона Преглед ..., за да изберете архивния PST файл, създаден по-горе.
- Кликнете върху OK .
- По желание можете да компресирате своя PST файл на живо, за да заявите незабавно свободно пространство веднага.
Затворете файла с архив PST
След като архивирате всички елементи, можете да затворите PST файла в Outlook:
- Кликнете върху основната папка на вашия архив PST под Mail Folders с десния бутон на мишката.
- Изберете Close "___" от менюто.
Достъп до поща от затворен архивен PST файл
За да изтеглите съобщения от архивен PST файл, който сте затворили:
- В Outlook 2016:
- Кликнете върху Файл .
- Изберете Отваряне и експортиране .
- Кликнете върху Отваряне на файл с данни на Outlook .
- В Outlook 2007:
- Изберете File | Отвори | Outlook Data File ... от менюто в Outlook.
- В Outlook 2016:
- Маркирайте желания архивен PST файл.
- Кликнете върху Отваряне .
PST файлът и папките му ще се показват под папки за електронна поща , готови за действие.