Архивирайте старата поща в Outlook и запазете PST файла малък

Тъй като купчината поща, която съхранявате в Outlook, расте, така че обикновено се случва времето, необходимо на Outlook да направи това, което искате да направите. Ограничението на размера на файла PST стартира. (Файлът PST или "Personal Folders" , разбира се, е мястото, където Outlook съхранява всичките ви данни, включително календари , контакти и имейли.)

Малкият PST файл е бърз PST файл

Така или иначе, трябва да запазите размера на главния PST файл малък и управляем. Можете да накарате Outlook да направи част от това с помощта на AutoArchive . Или разделяте съобщенията си между повече PST файлове, които могат да бъдат безболезнени и бързи.

Архивирайте старата поща в Outlook и запазете PST файла малък

За да създадете архив от стари съобщения в Outlook отделно от PST файла, който използвате всеки ден:

    • В Outlook 2007:
      1. Изберете File | Управление на файловите файлове от менюто в Outlook.
    • В Outlook 2016:
      1. Кликнете върху Файл .
      2. Отидете в категория Инфо .
      3. Кликнете върху Настройки на профила .
      4. Изберете Account Settings ... от показаното меню.
      5. Отворете раздела Файл с данни .
  1. Кликнете върху Добавяне:
    • В Outlook 2016:
      1. Въведете името на архива под Име на файл:.
      2. Изберете желания формат в " Запиши като тип:;" ; обикновено изберете Outlook Data File .
    • В Outlook 2007:
      1. Изберете желания формат. Освен ако не е нужно да имате директен достъп директно до данните с Outlook 2002 или по-стари, е безопасно да маркирате файла на Office Outlook Personal Polders (.pst) .
      2. Кликнете върху OK .
      3. Въведете желаното име на файл.
        • Ежегодните архиви работят добре и името на PST файла след годината има смисъл. Разбира се, можете да избирате месечни архиви, ако имате много голяма поща, с която да се справите или друга схема. Просто се уверете, че получените PST файлове са някъде около 1-2 GB. По-големите файлове обикновено са по-малко ефективни.
      4. Кликнете върху OK .
      5. Въведете желаното име на архивния PST файл под Име:.
        • Отново има смисъл да се наименува вашият архив след съдържанието му (в моя случай по пощата).
  1. По желание можете да защитите достъпа с парола .
  2. Кликнете върху OK .
  3. Сега кликнете върху Затвори .

Преместване на пощата в архива

За да добавите новосъздадения архив PST:

Затворете файла с архив PST

След като архивирате всички елементи, можете да затворите PST файла в Outlook:

  1. Кликнете върху основната папка на вашия архив PST под Mail Folders с десния бутон на мишката.
  2. Изберете Close "___" от менюто.

Достъп до поща от затворен архивен PST файл

За да изтеглите съобщения от архивен PST файл, който сте затворили:

    • В Outlook 2016:
      1. Кликнете върху Файл .
      2. Изберете Отваряне и експортиране .
      3. Кликнете върху Отваряне на файл с данни на Outlook .
    • В Outlook 2007:
      1. Изберете File | Отвори | Outlook Data File ... от менюто в Outlook.
  1. Маркирайте желания архивен PST файл.
  2. Кликнете върху Отваряне .

PST файлът и папките му ще се показват под папки за електронна поща , готови за действие.