Останете продуктивни, като инструктирате Outlook да архивира съобщенията за вас
Имейлът бързо може да запълни вашата входяща пощенска кутия на Outlook, оставяйки ви да бъде измъчван от маси на поща и папки, които все по-големи и по-големи . Останете продуктивни, като запазите светлината на входящата кутия и я почистите. Разбира се, можете ръчно да архивирате всяко отделно съобщение, което пристига, но можете също така да включите AutoArchive и да позволите на Outlook да свърши работата по преместването на по-стари съобщения в архив за вас.
Автоматично архивиране на пощата с помощта на AutoArchive в Outlook
Функцията AutoArchive е включена в Windows версията на Outlook (не е във версията на Mac). За да включите функцията за автоматично архивиране в Outlook 2016, 2013 и 2010 за Windows:
- Кликнете върху Файл > Опции > Разширени .
- Кликнете върху Настройки за автоматично архивиране в AutoArchive .
- В полето Run AutoArchive в рамките на всеки n дни , посочете колко често да се стартира AutoArchive.
- Изберете други опции. Например, можете да инструктирате Outlook да изтрива старите елементи вместо да ги архивира.
- Кликнете върху OK .
Освен ако не посочите различно време, Outlook прилага стандартен период на стареене на вашите Outlook съобщения. За вашите входящи съобщения, периодът на отлежаване е шест месеца, за изпратени и изтрити вещи, това е два месеца, а за изходящата кутия периодът на отлежаване е три месеца. Когато съобщенията достигнат определения период на стареене, те се маркират за архивиране на следващата сесия на AutoArchive.
След като включите функцията за автоматично архивиране, уверете се, че сте посочили на ниво папка какво представлява старата поща и как трябва да се третира.
- Щракнете с десния бутон върху папката и щракнете върху Свойства
- В раздела "Автоаларми " изберете желаните опции.
Можете също така да архивирате ръчно елементи, ако вашият основен файл в Outlook нараства твърде голям.