Вземете си неща и се забавлявайте по пътя
Ако работите като част от голям екип, вероятно сте чували за услугата за съобщения Slack . Този уеб-базиран или десктоп софтуер е създаден за екипно сътрудничество и има за цел да премахне електронните писма с продължително време за отговор, като хоства всичките ви дискусии, свързани с работата, в различни адаптивни "канали" (или чат стаи). Това не е единствената услуга по рода си - има и Хипчат, например - но благодарение на многобройните си функции, Slack е може би най-популярната.
Независимо дали вече използвате тази платформа, за да комуникирате с колегите си или понастоящем се опитвате да прецените дали има смисъл за нуждите на вашия отбор, следните съвети ще ви помогнат да знаете всички неща на Slack. Може да се изненадате колко можете да направите - и колко забавно може да имате, дори и с тази динамична платформа.
Индивидуални функции
Следните съвети са насочени към оптимизиране на работния ви поток и пълноценно използване на интерфейса на Slack, за да се направят нещата като индивидуални, а следващата секция ще се справи с функциите за производителност на групата.
- Създайте списък със задачи - Вероятно ще обсъдите много неща, които могат да бъдат предприети с вашите колеги и мениджъри в Slack, но какво ще кажете за следенето на всички тях? Услугата има ясен начин да поддържате нещата организирани: Просто звезда съобщение, което съдържа информация за задача, на която трябва да работите, и тя ще бъде запазена в списъка със звездни елементи. Можете да получите достъп до него от горния десен ъгъл на екрана Slack и след като сте завършили задачата, можете просто да я премахнете, за да я премахнете от списъка.
- Интегрирайте други услуги от Google, Twitter и др. - Slack има доста впечатляващ набор от услуги и инструменти, които могат да бъдат интегрирани в платформата, включително и някои тежки тежести, които вече използвате. Можете да интегрирате Google Документи, за да импортирате файлове директно в Slack, без да се налага да напускате разговорите си (просто публикувайте URL адрес от Документи и той ще стане файл) и можете да добавите интеграция с Twitter, за да публикувате автоматично съобщения в даден канал и автоматично да ги разширявате tweets за показване на приложените носители и пълните подробности. Други опции за интегриране включват Zenefits, SurveyMonkey и Google Hangouts - и има още десетки. Задръжте курсора на мишката над горната лява част на прозореца Slack и кликнете върху "Приложения и интеграции", за да се придвижите към пълния списък с наличните инструменти, които можете да интегрирате.
- Получаване на известие при споменаването на определени думи - Уверете се, че никога не пропускате съобщение, свързано с темите, които ви интересуват, като настроите сигнали за това, когато се споменава определена дума. Тази опция ще намерите под "Настройки за известяване" в менюто "Предпочитания". Вашето потребителско име автоматично се включва като Highlight Word, но можете да добавите допълнителни думи, които също не искате да пропуснете.
- Персонализирайте настройките си за известяване - Вероятно не е нужно да получавате ding при всяко ново съобщение в Slack, но може да искате да получите предупреждение, ако се споменава вашето име или конкретна дума. Конфигурирайте предпочитанията си и дори изключете известията, като отворите менюто "Предпочитания" и отидете до страницата "Известия".
- Задайте себе си като далечни или конкретни за състоянието си - Уверете се, че колегите ви знаят, че всъщност сте далеч от компютъра или телефона си, а не просто игнорирайки съобщенията им, като посочите статуса си като далечен. Можете да направите това от падащото меню в горната лява част на интерфейса Slack. Щракването му отново ще го отмени. От това меню можете също така да зададете състояние от списък с предварително зададени предложения - като например "в среща", "пътуване до работното място" и "извън болни" - или да въведете своето.
- Спестете време с клавишни комбинации - Потребителите на мощност там може наистина да се изправят, като пробият в този списък с клавишни комбинации.
- Прескачане между каналите бързо - инструментът за бързо превключване на Slack е удобен пряк път за преместване между различни канали. За да го активирате, натиснете Command + K или Command + T на Mac, а на компютър с Windows използвайте клавишите Ctrl + K или Ctrl + T. След това използвайте стрелката или въведете, за да се движите между канали и след като намерите търсете, натиснете назад.
- Не забравяйте, че можете да редактирате съобщения - Изпратено ли сте нещо прекалено скоро, или просто сте написали нещо нередно? Не е нужно да оставяте съобщението си да седи некоректно; задръжте курсора на мишката над него, за да редактирате и поправите грешката си. Това ще покаже, че вашият текст е редактиран, но определено е по-добър от нищо.
Характеристики на групата
- Направете отделни канали за различни дискусии и теми - Това е един от най-важните съвети, но си заслужава да се подчертае, защото може да се извърши дълъг път в поддържането на комуникациите ви рационализирани. Докато повечето отбори имат главна стая Slack, където всеки може да разговаря помежду си, услугата ви позволява да създавате допълнителни "канали" - и можете да ги ограничите до определени членове на екипа и дори да ги скриете, така че по-големият екип не може да ги види тях. Целта тук не е да се създаде "в тълпата"; става въпрос за приспособяване на каналите към най-подходящите членове и за гарантиране, че не запълвате екрана на хората със съобщения, които не ги засягат. Ще намерите опцията за създаване на нов канал в лявата част на прозореца Slack - просто кликнете върху "+" и след това създайте име на канал, изберете кои членове на екипа искате да включите и решете дали не искате каналът да бъде публичен.
- Използвайте функцията Threads, за да улесните последователността на разговора - Подобно на ефирните нишки, които ви позволяват да видите продължителен разговор, който е относително лесен за следене, функцията Threads on Slack предоставя удобен начин да видите цяла дискусия за една конкретна тема. За да инициирате нишка, задръжте курсора на мишката над съобщението, на което искате да отговорите, и изберете иконата за неразрешено изображение (надясно над тази икона ще се появи текстът "Стартиране на нишка"). След като отговорите на нишка, автоматично ще следвате разговора - ако искате да следвате нишката, но не искате да изпращате съобщения, можете да задържите курсора на мишката върху съобщение и да изберете "Следвайте това съобщение". Същият процес важи и за не-следване на нишка, която вече не е от значение.
- Прецизирайте резултатите от търсенето си - особено ако имате голям екип, който комуникира през цялото време, всеки ден е трудно да се върнете и да намерите конкретно съобщение. Ако търсите нещо, стесните си резултатите, като използвате модификатори за търсене на Slack. Например, ако търсите съобщение от конкретен човек, добавете "от:" в началото на търсенето си и въведете потребителското му име. Ако помните датата на въпросното съобщение, напишете "on:" и след това датата, месец или година, за да стесните търсенето до този конкретен период от време. Повярвайте ми, тези модификатори със сигурност ще бъдат полезни, когато вашият екип регистрира стотици съобщения на ден!
- Маркиране на съобщенията като непрочетени - Способността да означите имейл като непрочетена може да означава разликата между запомнянето на дадена задача и пускането й в падането на пътя и същият принцип се прилага и при Slack съобщенията. Ако искате да сте сигурни, че не забравите конкретно съобщение Slack, кликнете върху него и задръжте клавиша Option (Alt), за да го означите като непрочетено.
- Автоматично пускане на Twitter в канал за отпуск, за да сте в крак с най-новите новини - Независимо дали работите за публикация на новинарски материали и не искате да се изненадате от това, какво представляват конкурсните постове или просто искате да запазите последните заглавия, помислете настройване на канал Slack с единствената цел публикуването на съобщения от конкретен профил. Добавете Twitter от списъка на интеграциите на slack.com/services, за да направите това.
Забавни екстри
Дори и да работите дистанционно, Slack ви позволява да създадете приятелско взаимодействие с екипа си чрез различни забавни персонализации. Те не винаги водят до постигане на работа, но, хей, трябва да се забавлявате, нали?
- Създайте свой собствен емотис - В допълнение към стандартния набор от емози, които са на разположение на потребителите на Slack, можете да създавате и използвате собствени такива. Отидете на страницата "Персонализиране" на интерфейса Slack, след което качете изображение и му дадете име. Сега ще се появи заедно с останалите вече налични опции, когато отидете, за да изберете емоджи от менюто.
- (Моля, консултирайте се със Slackbot - Slackbot е виртуален асистент от видовете, които ще ви предупредят, когато сте били поканени на нов канал и ще можете да отговорите на вашите въпроси относно различните функции на услугата (Slackbot ще намерите като контакт в списъка "Директни съобщения" в лявата част на екрана). На по-малко продуктивната страна на нещата, Slackbot може също да бъде конфигуриран да отговаря на конкретни думи или фрази със специфично съобщение. Например: В една стая Slack, към която принадлежа, един от членовете на екипа ми е конфигурирал Slackbot, за да отговори "грубо", когато суши е споменат като опция за обяд. Както при персонализираните емотикони, ще намерите тази опция на страницата "Персонализиране" на интерфейса Slack. Просто кликнете върху раздела Slackbot, за да започнете.
- Реагирайте на конкретни съобщения с емотикони - Вземете играта си за емотикони на следващото ниво, като добавите реакции към конкретни съобщения с избраната от вас усмивка. За да направите това, задръжте курсора на мишката върху въпросното съобщение, кликнете върху усмивката със знака плюс до него и изберете емотиконите си.
- Използвайте командата за хвърляне на рамене - Нека се изправим: Някои моменти призовават известните емотики да свиват рамене. Вместо да се трудите над клавиатурата, опитвайки се да я изпишете ръчно, просто натискайте / свивате, за да го направите.