Лесен достъп до информацията, от която се нуждаете
Ако използвате Microsoft Word, за да създавате бизнес документи като отчети и бизнес планове, неизбежно ще трябва да включите данни, създадени в Excel . Имате две възможности за това: Можете или да свържете документ с Excel, за да изтеглите желаните данни във вашия Word файл, или можете да вградите самият документ в самия Word файл.
Макар че това са лесни процеси, трябва да сте наясно с вашите възможности и ограниченията, присъщи на всеки от тях. Тук ще научите как да свържете и вградите документ в Excel в документа на Word.
Свързване с електронна таблица в Excel
За потребители, които искат да се уверят, че информацията се актуализира всеки път, когато се направи промяна в електронната таблица, свързването е начинът, по който да вървим. Създава се еднопосочна връзка, която подава данните от вашия Excel файл в документа на Word. Свързването на документ от Excel ще запази и файла ви в Word, тъй като самите данни не са запазени с документа на Word.
Свързването с документ в Excel има някои ограничения:
- Ако преместите файла в Excel, ще трябва да възстановите връзката в документа на Word.
- Ако планирате да транспортирате файла на Word или да го използвате на друг компютър, не забравяйте да го пренесете заедно с него.
- Трябва да направите всичките си обработки на данни в документа на Excel. Това обикновено не е проблем, освен ако не искате различни формати в документа на Word.
Забележка: Ако използвате Word 2007, ще искате да прочетете статията за това как да свържете данните в Excel в Word 2007.
Ако използвате по-ранна версия на Word, следвайте тези прости стъпки:
- Отворете документа на Word и електронната таблица в Excel, с която ще свързвате.
- В Excel изберете и копирайте диапазона от клетки, които искате да включите (ако планирате да вмъкнете повече графи или колони в електронната си таблица), изберете целия работен лист, като кликнете върху квадратчето, намиращо се в горния ляв ъгъл на мястото на номерата на редовете и колонни букви).
- В документа на вашия Word поставете курсора, където искате да бъде поставена свързаната таблица.
- В менюто Редактиране изберете Поставяне на специални ...
- Кликнете върху бутона за избор до връзката Поставяне .
- Под етикета Като: изберете обект на работния лист на Microsoft Excel .
- Кликнете върху OK .
Вашите данни в Excel трябва да бъдат вмъкнати и свързани към вашата електронна таблица в Excel. Ако направите промени в файла на Excel, следващия път, когато отворите документа на Word, ще бъдете подканени да актуализирате свързаните данни.
Вграждане на електронна таблица в Excel
Процесът на вграждане на работен лист в Excel в документа ви в Word е по същество същият като свързването с работен лист на Excel. Единствената разлика е в опциите, които посочвате в диалоговия прозорец " Поставяне на специални ". Макар резултатите да изглеждат едни и същи, те са драстично различни.
Имайте предвид, че когато вграждате документ в Excel в документ на Word, целият документ на Excel ще бъде включен. Word форматира вградените данни, за да покаже това, което сте избрали, но целият документ на Excel ще бъде включен в Word файла.
Вграждането на документ в Excel ще направи файла на документа на Word по-голям.
Ако използвате Word 2007, научете как да вградите данни от Excel в Word 2007. За по-ранни версии на Word, следвайте тези прости стъпки, за да вградите файл в Excel в документа на Word:
- Отворете документа на Word и електронната таблица на Excel.
- В Excel копирайте гамата от клетки, които искате да включите.
- В документа на вашия Word поставете курсора, където искате да бъде поставена таблицата.
- В менюто Редактиране изберете Поставяне на специални ...
- Кликнете върху бутона за избор до Поставяне .
- Под етикета "Като :," изберете обект на работния лист на Microsoft Excel .
- Кликнете върху OK .
Електронната ви таблица в Excel е вградена в документа ви в Word.