Как да вмъкнете данни в Excel в Microsoft Word документи

Microsoft Excel и Word играят заедно доста добре

Били ли сте някога в ситуация, в която трябва да вмъкнете част от електронна таблица в Excel в документ на Microsoft Word ? Може би вашата електронна таблица съдържа ключова информация, от която се нуждаете в документа на Word или може би имате нужда от диаграма, която сте създали в Excel, за да се появи в вашия отчет.

Каквато и да е причината ви, изпълнението на тази задача не е трудно, но трябва да решите дали ще свържете електронната таблица или просто да я вградите във вашия документ. Обсъжданите тук методи ще работят за всяка версия на MS Word.

Каква е разликата между свързаните и вградените електронни таблици?

Свързана електронна таблица означава, че когато се актуализира електронната таблица, промените се отразяват в документа ви. Цялото редактиране е завършено в електронната таблица, а не в документа.

Вградената електронна таблица е плосък файл. Това означава, че след като е в документа ви в Word, тя става част от този документ и може да бъде редактирана като таблица в Word . Няма връзка между оригиналната електронна таблица и документа на Word.

Вграждане на електронна таблица

Можете да свържете или вградите данни и диаграми на Excel в работните си документи. Изображение © Ребека Джонсън

Имате две основни опции, когато вграждате електронна таблица в документа си. Можете просто да копирате и поставите от Excel в Word или да го вградите, като използвате функцията за поставяне на специални елементи.

Използването на традиционния метод за копиране и поставяне определено е много по-бързо и по-лесно, но също така ви ограничава малко. Възможно е също така да се заразите с някои от форматирането си и може да загубите някои функции на таблицата.

Използването на специалната функция Поставяне (инструкциите по-долу) ви дава повече опции за това как искате данните да се показват. Можете да изберете Word документ, форматиран или неформатиран текст, HTML или изображение.

Поставете електронната таблица

Вградените данни за електронни таблици се показват като таблица в Microsoft Word. Изображение © Ребека Джонсън
  1. Отворете електронната таблица в Microsoft Excel.
  2. Кликнете и плъзнете мишката върху съдържанието, което искате в документа.
  3. Копирайте данните, като натиснете CTRL + C или щракнете върху бутона Копиране в раздела Начална страница в секцията " Клипборд ".
  4. Придвижете се до вашия Word документ.
  5. Кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където искате да се показват данните от електронната таблица.
  6. Поставете данните от електронната таблица в документа, като натиснете CTRL + V или щракнете върху бутона " Поставяне " в раздела Начална страница в секцията " Клипборд "

Използвайте Специално поставяне, за да поставите електронната таблица

Paste Special предлага много възможности за форматиране. Изображение © Ребека Джонсън
  1. Отворете електронната таблица в Microsoft Excel.
  2. Кликнете и плъзнете мишката върху съдържанието, което искате в документа.
  3. Копирайте данните, като натиснете CTRL + C или щракнете върху бутона Копиране в раздела Начална страница в секцията " Клипборд ".
  4. Придвижете се до вашия Word документ.
  5. Кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където искате да се показват данните от електронната таблица.
  6. Кликнете върху падащото меню на бутона " Поставяне " в раздела Начална страница в секцията " Клипборд ".
  7. Изберете " Поставяне на специални" .
  8. Уверете се, че е избрано " Поставяне" .
  9. Изберете опция за формат от полето As . Най-често срещаните селекции са обект и изображение на работен лист на Microsoft Excel .
  10. Кликнете върху бутона OK .

Свържете електронната таблица с документа си

Поставяне на връзката свързва документа ви в Word с електронната таблица в Excel. Изображение © Ребека Джонсън

Стъпките за свързване на електронната ви таблица с вашия документ на Word са подобни на стъпките за вграждане на данните.

  1. Отворете електронната таблица в Microsoft Excel.
  2. Кликнете и плъзнете мишката върху съдържанието, което искате в документа.
  3. Копирайте данните, като натиснете CTRL + C или щракнете върху бутона Копиране в раздела Начална страница в секцията " Клипборд ".
  4. Придвижете се до вашия Word документ.
  5. Кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където искате да се показват данните от електронната таблица.
  6. Кликнете върху падащото меню на бутона " Поставяне " в раздела Начална страница в секцията " Клипборд ".
  7. Изберете " Поставяне на специални" .
  8. Уверете се, че е избрана връзката Вмъкване .
  9. Изберете опция за формат от полето As . Най-често срещаните селекции са обект и изображение на работен лист на Microsoft Excel .
  10. Кликнете върху бутона OK .

Неща, които трябва да запомните при свързването