Как безопасно да споделяте файлове с хора
SharePoint Online, услугата, базирана на облак, която се хоства от Microsoft, е част от плана на Office 365 или може да бъде получена като добавка към SharePoint Server. Основният интерес към новите и обновени услуги на SharePoint Online е да подобри онлайн интерактивните разговори и да направи по-лесно и по-сигурно споделянето на документи в движение.
Ако вече сте потребител на SharePoint Online, можете да очаквате усъвършенствани услуги. SharePoint Online вече включва използването на мобилни телефони и таблети и безпроблемно социално преживяване. Също така в Office 365 е включена OneDrive for Business, професионална версия на OneDrive за съхранение на документи в облака, която ви позволява да синхронизирате файлове, съхранени на вашия компютър или фирмен сървър.
Организиране на разрешения и потребители в групи
Разрешенията за споделяне на документи в SharePoint Online се изпълняват най-добре в съответствие с желания достъп на потребителите. Нивата на разрешения за SharePoint Online включват:
- Посетители - преглеждайте документите в браузър
- Членове - редактиране или подаване на документи
- Собствениците - имате пълно контролно разрешение на сайта на SharePoint Online
За посетителите да изтеглят документи, разрешенията трябва да включват достъп до "четене".
Могат да бъдат създадени нови имена на групи, за да се установи конкретна група потребители или екипно сътрудничество . "Дизайнери на сайта", "автори" и "Клиенти" са примери.
Споделяне на документи извън вашата организация
Външните потребители обикновено са доставчици, консултанти и клиенти, с които искате да споделяте документи от време на време.
Собствениците на SharePoint Online, които имат пълно контролно разрешение, могат да споделят документи с външни потребители. Външни потребители могат да бъдат добавени към групите посетители или потребители, за да управляват по-добре разрешенията за споделяне на документи.
- Споделете гост връзки. Връзката за гости може да се споделя по имейл, за да видите документи от библиотека с документи на SharePoint Online. За да сведете до минимум риска документите да бъдат споделени с някой друг, можете да изискате външните потребители да влязат в профила си. Тази стъпка изисква да настроите хора в групата "Посетители (или нелицензирани потребители с достъп за четене"), за да гарантирате, открити от анонимни потребители.
- Споделете с членовете. Ако вашите външни потребители имат абонамент за Office 365 или са членове на вашия сайт, можете да изискате от тях да влизат, преди да имат достъп до споделените документи. Тази стъпка предполага, че сте ги добавили в групата за разрешения на членовете. Външните потребители без Microsoft Office могат да изтеглят файла, стига да имат достъп за четене.
- Споделяйте публична връзка от OneDrive for Business. OneDrive е място за съхранение на документи, разположено в Office 365, ако услугата ви е обновена. OneDrive най-добре се използва за споделяне на файлове с външни публични потребители, отделно от библиотеката с документи на SharePoint Online. OneDrive може да се смята за окончателна версия на документ за публично гледане - например да се публикува като връзка от уебсайт или блог. Вашата библиотека с документи на SharePoint Online може да бъде източник, така че направете копие за OneDrive, за да ви помогне да разграничите двете области, ако решите да използвате OneDrive по този начин.
- Споделяне на документи във вашата организация. Вътрешните потребители са хора във вашата организация или други отдели. Обикновено споделяте документи по различен начин, в зависимост от това дали работите и сътрудничите в група или публикувате документи на интранет, за да могат други да преглеждат текущото състояние на знанието или версията на документите.
- Споделете с членовете. Използването на Office 365 с SharePoint Online осигурява достъп до Office Web Apps, базираната на браузъра лека услуга, която можете да използвате за създаване, редактиране и споделяне на документи онлайн. Потребителите с Microsoft Office могат да синхронизират файлове от компютъра си със файлове, съхранени в SharePoint Online, за да ги споделят с членове. Освен това потребителите с Microsoft Office могат да синхронизират файлове и папки от SharePoint Online с компютър или мобилно устройство, за да работят офлайн.
- Споделяне с нечленове. Ако приемем, че не всички във вашата организация имат абонамент за Office 365, документите могат да бъдат споделяни в зависимост от групата разрешения. Например, нечленуващи като изпълнителни екипи във вашата организация може да се наложи да оценяват библиотеката с маркетингови документи, където пазарно разузнаване или опит на клиентите са заловени в тази област.
- Споделяне от OneDrive. Можете да споделяте файлове с вътрешни потребители от OneDrive. Можете да използвате OneDrive като област за поставяне, преди да преместите документи в библиотека с документи на SharePoint Online.