Когато разпространявате документи по електронен път, не можете да разчитате на получателите, които имат инсталиран Word на техните компютри.
Също така, много хора не обичат да получават документи на Word , дори ако имат инсталиран Word на техните машини. Това е така, защото Word документи могат да съдържат злонамерени макроси.
Така че най-добрият начин за разпространение на документи е в PDF формат. Adobe Acrobat е златният стандарт при създаване на PDF файлове. Но тя носи силен ценови знак. Ако създавате само PDF понякога, вероятно не искате да закупите Acrobat.
В този случай можете да изтеглите безплатната добавка на Microsoft Save as PDF за Office 2007. Той ви позволява да създавате PDF документи в Word и шест други Office приложения. Той също така ви позволява да създавате XPS документи. XPS е плосък файлов формат на Microsoft. Тъй като няма широко разпространено приемане на PDF, не препоръчвам разпространението на документи в XPS формат.
След като изтеглите и инсталирате добавката, изпълнете следните стъпки, за да създадете PDF в Word:
- Кликнете върху бутона Office
- Кликнете върху Печат
- В диалоговия прозорец "Печат" изберете PDF от списъка с възможности за избор на принтер
- Кликнете върху Печат
Добавката работи с Office XP.